Assistenz (all genders) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät

Neben dem Arbeitsalltag den Weg zur Digitalen Verwaltung begleiten.

Vollzeit/Teilzeit | Unbefristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Das macht die Position aus:

• Organisation der Büroabläufe, Optimierung und Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Prozesse (Qualitätsmanagement), Terminkoordination- und überwachung, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und von internationalen Anfragen sowie die Betreuung von Gästen und Besucher:innen.
• Vor- und Nachbereitung von Kuratoriums-, Dekanats- und Gremiensitzungen, Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen.
• Administrative Unterstützung und Dokumentation von Berufungsverfahren.
• Literatur- und Internetrecherche sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Präsentationen - auch in englischer Sprache.
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Klausurtagungen, Bereisungsverfahren und weiteren Veranstaltungen.
• Rechnungssachbearbeitung.
• Mitwirkung bei der administrativen und wissenschaftlichen Berichterstattung in Zusammenhang mit Behördenanfragen, der Erhebung, Aufbereitung und Kommentierung von Kennzahlen und Berichten.
• Erstellung und Pflege der Webseiten des Dekanats.
• Mitwirkung bei Projekten des Dekanats.

Darauf freuen wir uns:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
• Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen.
• Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil.
• Gute Englischkenntnisse.
• Gutes technisches Grundverständnis.
• Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.

Das bieten wir:

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA.
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander.
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team.
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere.
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten.
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing.
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen.
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote.
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt. Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.