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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Chefarztsekretariat und manage die Kommunikation zwischen Führungskräften und Kollegen.
- Arbeitgeber: Das Universitätsklinikum Jena ist Thüringens einziges Universitätsklinikum mit über 7.000 Mitarbeitern.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein dynamisches Arbeitsumfeld und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams, das Patientenversorgung, Forschung und Lehre vereint.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich und sicherer Umgang mit MS-Office.
- Andere Informationen: Du solltest Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Organisationstalent mitbringen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind Thüringens einziges Universitätsklinikum: Patientenversorgung, Forschung und Lehre gehen hier Hand in Hand. In unseren 32 Kliniken und Polikliniken versorgen wir jährlich mehr als 520.000 Patientinnen und Patienten. Deren Zufriedenheit ist unser Ziel. Dafür arbeiten unsere über 7.000 Mitarbeiter jeden Tag.
Die Klinik für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie/ Plastische Chirurgie des Universitätsklinikums Jena sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Chefarztsekretärin (w/m/d).
- Organisation und Management: Organisation des Chefarztsekretariates, zügige Erledigung klassischer Sekretariatsaufgaben, Fristenwahrung, Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Bestellwesen
- Kommunikation: Schnittstelle zwischen Führungskräften und Kollegen, Koordination des Telefonverkehrs, Zusammenarbeit und Kooperation mit den Fachdisziplinen im Haus
- Patientenmanagement: Anfragenbearbeitung, Beschwerdemanagement
- Korrespondenz: Erstellung von Arztbriefen/OP-Berichten, Fachgutachten, Protokollen, Anfragenbeantwortungen oder Stellungnahmen nach Diktat, Bearbeitung Postein-/Postausgang
- Personalwesen und elektronische Arbeitszeiterfassung: Organisation und Vorbereitungen für Personaleinstellungen oder bei Hospitationen, Mithilfe bei der Dienst- und Rotationsplanung der Ärzte
Schlüsselverantwortung der Klinik
Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann (w/m/d) oder vergleichbarer Berufsabschluss bzw. entsprechende Qualifikation
Sicherer Umgang mit der gängigen Büro-Software (MS-Office, SAP-Kenntnisse von Vorteil)
Gute Schreibfähigkeiten (10-Finger-System nach Phonodiktat)
Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, hohe Motivation, Organisationstalent, gutes Durchsetzungsvermögen, höfliche Umgangsformen, Diskretion und soziale Kompetenz
Chefarztsekretärin (w/m/d) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Jena
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Jena HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Chefarztsekretärin (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern des Universitätsklinikums Jena zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Position gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Klinik für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie/Plastische Chirurgie. Besuche deren Website und lies aktuelle Publikationen oder Pressemitteilungen. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation während des Vorstellungsgesprächs.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Chefarztsekretärin gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationstalente und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kenntnisse in gängiger Bürosoftware, insbesondere MS-Office und SAP. Wenn möglich, bringe konkrete Beispiele, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um Prozesse zu optimieren oder die Kommunikation zu verbessern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Chefarztsekretärin (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Universitätsklinikum Jena. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Klinik, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen für die Position der Chefarztsekretärin zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Rolle der Chefarztsekretärin wichtig sind. Betone deine Organisationstalente und deine Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Kandidatin für diese Position bist. Gehe auf deine Fähigkeiten in der Kommunikation und Organisation ein und zeige deine Motivation, im Gesundheitswesen zu arbeiten.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente gut formatiert und fehlerfrei sind, bevor du sie hochlädst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Jena vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir während des Interviews gestellt werden könnten. Dazu gehören Fragen zu deiner Berufserfahrung, deinen Fähigkeiten im Bereich Bürokommunikation und wie du mit Stresssituationen umgehst.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine Fähigkeit zur effizienten Organisation und zum Management von Aufgaben verdeutlichen.
✨Kommunikationsfähigkeit betonen
Als Chefarztsekretärin bist du die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen. Stelle sicher, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten hervorhebst und Beispiele gibst, wie du erfolgreich mit Kollegen und Führungskräften kommuniziert hast.
✨Vertrautheit mit Bürosoftware demonstrieren
Da der sichere Umgang mit gängiger Bürosoftware wichtig ist, solltest du deine Kenntnisse in MS-Office und eventuell SAP betonen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast.
