Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und optimiere administrative Prozesse, plane Veranstaltungen und unterstütze die Institutsleitung.
- Unternehmen: Top-Fakultät der Universität Münster mit offener Arbeitsatmosphäre.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und hervorragende Karrierechancen in einem familienbewussten Unternehmen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Ausbildung in einem dynamischen Team und bring deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Kommunikationsstärke und Interesse an digitalen Tools.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Kennziffer: 12103
Befristet auf 2 Jahre | In Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden | Vergütung nach TV-L | Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) der Medizinischen Fakultät der Universität Münster
Verantwortungsvolle Aufgaben
- Organisationstalent: Sie strukturieren und optimieren unsere administrativen Prozesse und behalten auch bei komplexen Projekten den Überblick.
- Kommunikationsprofi: Sie sind die zentrale Schnittstelle innerhalb des Teams und für externe Partner – souverän, freundlich und lösungsorientiert.
- Event-Lead: Sie unterstützen uns bei der Planung und Durchführung von Terminen, Veranstaltungen und Empfängen.
- Strategie-Support: Sie entlasten die Institutsleitung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und begleiten administrative Verfahren (z. B. in Zusammenarbeit mit der Auftragsverwaltung des UKM).
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vorantreiben von Aufgaben werden favorisiert.
- Interesse an papierlosem Arbeiten und modernen Prozessen – digitale Tools (MS 365) sind das tägliche Werkzeug.
- Sichere Kommunikation in Wort und Schrift.
- Idealerweise sind schon Erfahrung im universitären und/oder medizinischen Umfeld vorhanden.
Wir Bieten
- Impact: Arbeit an einer der Top‑Fakultäten Deutschlands.
- Flexibilität: Offene Arbeitsatmosphäre mit Raum für Eigeninitiative.
- Sicherheit & Benefits: Attraktive Vergütung nach TV‑L, betriebliche Altersvorsorge sowie die Vorzüge eines der größten Arbeitgeber der Stadt (z. B. Jobticket, Fortbildungen).
- Teamspirit: Kurze Wege, flache Hierarchien und ein Team, das sich auf neue Unterstützung freut.
Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Das UKM unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2010 als familienbewusstes Unternehmen zertifiziert. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung. In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ebenfalls bevorzugt. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben gemäß Masernschutzgesetz, ist eine Tätigkeit bei uns nur mit vollständigem Impfschutz gegen Masern möglich.
Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Münster
Das Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) der Medizinischen Fakultät der Universität Münster bietet eine herausragende Arbeitsumgebung, die durch Flexibilität, Teamgeist und eine offene Arbeitsatmosphäre geprägt ist. Als einer der größten Arbeitgeber der Stadt profitieren Sie von attraktiven Vergütungen nach TV-L, betrieblicher Altersvorsorge und vielfältigen Fortbildungsmöglichkeiten, während Sie an einer der Top-Fakultäten Deutschlands arbeiten und aktiv zur Optimierung administrativer Prozesse beitragen. Zudem wird die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert, was das IfAS zu einem besonders familienbewussten Arbeitgeber macht.
Kontaktdaten:
Universitätsklinikum Münster Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Institut oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des Instituts und überlege dir, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten konkret einbringen kannst. Zeig, dass du die richtige Person für die Herausforderung bist!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Karriereportal! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bearbeitet wird. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über weitere offene Stellen zu informieren, die zu deinen Fähigkeiten passen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige in deinem Anschreiben. So zeigst du, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Position identifizierst. Das kommt immer gut an!
Bewirb dich online!:Vergiss nicht, dich über unser Karriereportal zu bewerben! Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und dir schnell Rückmeldung zu geben. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Münster vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben des Office Managers vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die zeigen, wie du administrative Prozesse optimiert hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du als zentrale Schnittstelle agierst, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, wie du freundlich und lösungsorientiert auf Fragen reagierst. Zeige, dass du sowohl im Team als auch mit externen Partnern effektiv kommunizieren kannst.
✨Bereite dich auf Event-Management vor
Da du bei der Planung von Veranstaltungen unterstützt, überlege dir, welche Erfahrungen du in diesem Bereich hast. Bereite einige Ideen vor, wie du Events effizient organisieren würdest und sei bereit, darüber zu sprechen, wie du Herausforderungen meistern würdest.
✨Digitale Tools im Fokus
Da moderne digitale Tools ein wichtiger Bestandteil der Arbeit sind, solltest du dich mit MS 365 auskennen. Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit digitalen Prozessen zu teilen und wie du diese in deiner täglichen Arbeit eingesetzt hast.
