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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize events, manage student data, and handle email correspondence.
- Arbeitgeber: Universitätsklinikum Ulm is a modern healthcare provider focused on quality patient care and education.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working conditions, professional development opportunities, and a supportive team environment.
- Warum dieser Job: Join a dynamic team making a real impact in healthcare education and research.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in administration or a related field; experience in process management required.
- Andere Informationen: We encourage applications from qualified women and individuals with disabilities.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende.
Als klinisch-praktisches Fach repräsentieren wir am Universitätsklinikum Ulm die Expertise ambulanter, primärärztlicher Versorgung und stehen dabei im engen Austausch mit den im Umland tätigen hausärztlichen Kolleginnen und Kollegen. Wir entwickeln regional und überregional moderne Lehrangebote für Medizinstudierende und engagieren uns in der Facharztweiterbildung Allgemeinmedizin. Wir setzen uns ein für eine evidenzbasierte Medizin und einen gleichberechtigten Zugang zur Gesundheitsversorgung. Unser Forschungsschwerpunkt liegt in der Versorgungsforschung im ambulanten Setting.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Kollegin (w/m/d) mit Erfahrung in der Administration und Organisation.
Ihre Aufgaben
Als administrative Assistenz am Institut für Allgemeinmedizin sind Sie an allen organisatorischen Prozessen beteiligt. Dazu gehören die Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungsvor- und -nachbereitungen, Einträge auf der Lernplattform Moodle, Einpflegen studierendenbezogener Daten und die E-Mailkorrespondenz mit Studierenden und Dozierenden. Zudem sind Sie maßgeblich an den organisatorischen Prozessen von Fortbildungsveranstaltungen beteiligt und pflegen die Kontakte mit unseren Kooperationspartnern.
Das bringen Sie mit
- abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltungstechnischen/kaufmännischen Bereich oder vergleichbarer Qualifikation
- Erfahrung in der Administration von Prozessabläufen, Freude an der Organisation von Veranstaltungen
- selbständige Internetkompetenz, sicherer Umgang mit den gängigen EDV-Programmen (speziell MS Outlook, MS Word, MS Excel)
- Kommunikationskompetenz mit freundlichem und serviceorientiertem Auftreten
- schnelle Auffassungsgabe sowie selbständige, verantwortungsvolle Arbeitsweise
- Freude an der Arbeit im Team
- Organisationstalent und Flexibilität
Was wir Ihnen bieten
- eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit, ein wertschätzendes Miteinander und Zusammenarbeit in einem engagierten Team
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Bezahlung nach TV-UK, betriebliche Altersvorsorge, ein familienfreundliches Arbeitsumfeld sowie alle Vorteile eines großen, modernen Unternehmens im Gesundheitswesen.
Die Einstellung erfolgt durch die Verwaltung des Klinikums. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten.
#J-18808-Ljbffr
Administrative Assistenz / Sekretärin (w/m/d) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Ulm
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Ulm HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Assistenz / Sekretärin (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Gesundheitswesen oder in der Verwaltung arbeiten. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Position geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Universitätsklinikum Ulm und seine aktuellen Projekte. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du die Werte und Ziele des Klinikums verstehst und teilst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine administrative Assistenz gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Organisationstalente und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im Team und deine Flexibilität. Das Universitätsklinikum legt Wert auf ein wertschätzendes Miteinander, also sei bereit, dies in deinem Auftreten zu vermitteln.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Assistenz / Sekretärin (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Universitätsklinikum Ulm. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Werte, die Kultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Erfahrungen in der Administration und Organisation hervorhebst. Betone deine Kommunikationskompetenz und dein Organisationstalent, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständige Bewerbung über die Website des Universitätsklinikums Ulm ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Ulm vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als administrative Assistenz übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Kommunikation mit Studierenden und Dozierenden eine wichtige Rolle spielt, solltest du während des Interviews deine Kommunikationskompetenz unter Beweis stellen. Übe, klar und freundlich zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Teamfähigkeit und deinen Servicegedanken betreffen.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Betone deine Fähigkeiten in der Organisation von Veranstaltungen und Prozessen. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Flexibilität und dein Organisationstalent demonstrieren, um zu zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
✨Sei bereit für technische Fragen
Da der Umgang mit gängigen EDV-Programmen wie MS Outlook, MS Word und MS Excel wichtig ist, solltest du dich auf technische Fragen vorbereiten. Zeige, dass du sicher im Umgang mit diesen Programmen bist und eventuell auch neue Technologien schnell erlernen kannst.
