Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und der Organisation von Lehrveranstaltungen.
- Unternehmen: Universitätsklinikum Ulm – modern, innovativ und zukunftsorientiert.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und zahlreiche Corporate Benefits.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und ein angenehmes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und trage zur Verbesserung der Patientenversorgung bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich oder Gesundheitswesen, gute EDV-Kenntnisse.
Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende. In einem interprofessionellen Team werden drittmittelgeförderte Projekte verwirklicht, welche konventionelle Medizin mit ganzheitlichen Naturheil-Verfahren zu einem sinnvollen Gesamtkonzept verbinden.
Im Fachbereich Integrative Medizin (Leitung: PD Dr. Ann-Kathrin Lederer) an der Klinik für Allgemein- und Viszeralchirurgie suchen wir ab dem 01.10.2026 eine/n Verwaltungsangestellte/n für den Fachbereich und die Fachbereichsleitung (w/m/d) mit mindestens 80%, mit Freude an der Mitwirkung in einem starken Team.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung Fachbereichsleitung: Sie unterstützen unsere Fachbereichsleitung in administrativen und operativen Aufgaben (Termine, Post, Telefon, Email, allg. Organisation)
- Vor- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen (Termineinladungen, Vorlagen, Protokolle etc.)
- Koordination von Dienstreiseanträge/Abrechnung/Abwicklung
- Schreiben von Arztbriefen nach Diktat oder handschriftlicher Aufzeichnung sowie Kontrolle von Rechtschreibung und Grammatik von Arztbriefen
- Unterstützung im Bereich Lehre: Sie behalten den Überblick und regeln ein klares und flexibles Terminmanagement in der Koordination von Klinik und Lehre
- Organisation der studentischen Lehre (u. a. Teilen von Informationen an Studierende, Kommunikation mit dem Dekanat, Erstellung und Ausgabe von Wahlfachscheinen)
- Sie sind Ansprechpartner für Studierende
- Unterstützung Team: Sie sind die Anlaufstelle für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Sie pflegen die Urlaubsplanung, Krankheitsfalldokumentation
- Teilnahme an Teammeeting inkl. Agendamanagement u. Protokollführung
- Abwicklung von Bestellungen
- Terminliche Koordination unserer Sprechstunden und unserer Angebote für Patienten und Patientinnen
- Ansprechpartner für Serviceanfragen wie z.b. Hausmeisterarbeiten, Servicedesk (IT)
- Offen für neue Aufgaben und Unterstützung von Projekten und Sonderaufgaben im Team
Das bringen Sie mit:
- Ausbildung zur Bürokaufrau (w/m/d), Kauffrau im Gesundheitswesen (w/m/d) oder vergleichbaren Abschluss
- Wünschenswert ist Berufserfahrung
- Sichere EDV-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, Power Point, SAP)
- Gutes Organisations- und Planungsgeschick mit einer strukturierten, sorgfältigen und systematischen Arbeitsweise
- Verantwortungsbewusstsein, Aufgeschlossenheit, hohe Teamfähigkeit und Flexibilität
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
Was wir Ihnen bieten:
- Anstellung in Voll und/oder Teilzeit
- Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag TV UK (Tarifverträge – AGU Uniklinika) von Entgeltgruppe E5 UK bis Entgeltgruppe E6 UK. Die konkrete Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation sowie der auszuübenden Tätigkeit.
- Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge
- Umfassende und strukturierte Einarbeitung
- Angenehmes Arbeitsumfeld in kollegialer und aufgeschlossener Atmosphäre
- Flache Hierarchien, kurze Kommunikationswege, Mitspracherecht
- Arbeitsplatz mit vielseitigen und innovativen Aufgabenbereichen
- Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
- Flexible Arbeitszeiten & mobiles, familienfreundliches Arbeiten gemäß Betriebsvereinbarungen
- Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
- Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
- Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen
Die Einstellung erfolgt durch die Verwaltung des Klinikums. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.
Assistenz/Verwaltungsangestellte (w/m/d) (mind. 80%) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Ulm
Das Universitätsklinikum Ulm ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden eine moderne und qualitativ hochwertige Patientenversorgung bietet. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung, flexiblen Arbeitsmodellen und einer unterstützenden Arbeitsumgebung fördert das Klinikum nicht nur die individuelle Karriere, sondern auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Zudem profitieren Mitarbeitende von attraktiven Zusatzleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge und Gesundheitsförderung, was das Arbeiten am Standort Ulm besonders attraktiv macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz/Verwaltungsangestellte (w/m/d) (mind. 80%) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Universitätsklinikum Ulm
Wenn du auf der Website von Universitätsklinikum Ulm stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz/Verwaltungsangestellte (w/m/d) (mind. 80%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Universitätsklinikum Ulm erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Ulm vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
