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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen, Meetings und Unterstützung der Abteilungsleitung.
- Arbeitgeber: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg mit Fokus auf Kunst und Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Übertarifliche Vergütung, flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Tandembewerbungen sind willkommen, inklusive Unterstützung für Menschen mit Behinderungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Kunst und Kultur in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Ausbildung im Verwaltungsbereich und Begeisterung für Kunst und Kultur.
Job Description
Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.Wir suchen ab sofort befristet für die Dauer von zwei Jahren eine / einenBeschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)in der Abteilung Kunst und Kultur.Ihre Aufgaben: Sie koordinieren für die Abteilungsleiterin Termine, Meetings und Video-Konferenzen und führen den Terminkalender.Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings.Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.Sie empfangen Gäste und Besucher.Wir bieten: ein befristetes Beschäftigungsverhältnis (Elternzeitvertretung) mit einer für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung übertariflichen Vergütung nach EG 7 TV-L.eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.ein vielfältiges Fortbildungsangebot.Ihr Profil: Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) oder über eine kaufmännische Ausbildung.Sie begeistern sich für Kunst und Kultur, zum Beispiel für Theater, Kleinkunst, Pop, Literatur, Museen und Ausstellungen etc.Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.Sie sind routiniert in der Terminabstimmung und selbständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen.Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich.Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in stressigeren Situationen.Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar – auch Tandembewerbungen sind erwünscht.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens /9 mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: in unserem Bewerbungsportal ein. Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurüFür nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke gerne zur Verfügung.
Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Rose Vertragsart: BefristetBeschäftigungsart: VollzeitBewerbung bis: Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: https://mwk-
Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Arbeitgeber: Universitätsklinikum Ulm
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Ulm HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit der Abteilungsleitung oder dem Team zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Aufgaben, die dich erwarten.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit Leuten aus dem Ministerium oder der Branche über LinkedIn oder andere Plattformen. Oft erfährt man so von ungeschriebenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Themen in Kunst und Kultur, die das Ministerium betreffen. So kannst du zeigen, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Arbeit hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du die Möglichkeit, deine Unterlagen optimal zu präsentieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung interessierst. Das macht deine Bewerbung einzigartig!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss. So können wir schnell erkennen, was du zu bieten hast und warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Beweise deine Leidenschaft!: Da wir im Bereich Kunst und Kultur tätig sind, zeig uns deine Begeisterung dafür! Erwähne spezifische Interessen oder Erfahrungen, die deine Leidenschaft für diesen Bereich unterstreichen. Das hilft uns, dich besser kennenzulernen.
Online bewerben!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Bewerbungsportal einzureichen. Das macht es für uns einfacher, alle Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Ulm vorbereitest
✨Informiere dich über das Ministerium
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg informieren. Schau dir die aktuellen Projekte und Initiativen an, die sie unterstützen, besonders im Bereich Kunst und Kultur. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du Termine koordiniert, Meetings organisiert oder Dienstreisen geplant hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu untermauern und machen deine Antworten greifbarer.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, wie du dich klar und freundlich ausdrücken kannst, sowohl in persönlichen Gesprächen als auch am Telefon. Vielleicht kannst du auch ein Rollenspiel mit einem Freund machen, um dich darauf vorzubereiten.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.