Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks, coordinate schedules, and support staff in a dynamic environment.
- Arbeitgeber: Join the Universitätsklinikum Ulm, a leading institution in healthcare and research.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy competitive pay, flexible work-life balance, and wellness programs.
- Warum dieser Job: Be part of an innovative team with opportunities for growth and international collaboration.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office communication or similar; experience in administration is a plus.
- Andere Informationen: This role is a maternity leave cover with potential for permanent employment.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben:
- Allgemeines Institutssekretariat
- Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Betreuung des Besucherverkehrs, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeitern, etc.)
- Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Unterstützung bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Organisation von Dienstreisen, Führen der Urlaubskartei, etc.)
- Verwaltungsaufgaben im Finanzwesen (Kontenverwaltung, Bestellungen, Rechnungsstellungen, Rechnungsprüfungen, Finanzberichte, Projektverwaltung, etc.)
- Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen
- Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, auch mit internationalen Studierenden und Mitarbeiter/innen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten wünschenswert
- Routinierter Umgang mit dem PC und den gängigen Anwendungsprogrammen
- Sorgfältige, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise und Organisationsgeschick
- Engagement, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, sicheres und freundliches Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Unser Angebot:
- Die Einstellung erfolgt als Mutterschutz/Elternzeitvertretung, ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt.
- Eine abwechslungsreiche und innovative Tätigkeit in einem internationalen Team
- Attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag TV-L
- Jahressonderzahlung
- Vielfältige Angebote zur Weiterbildung und Qualifizierung
- Kollegiale Zusammenarbeit in einem engagierten Team
- Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe, Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
- Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
- Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen
- Jobticket
Die Einstellung erfolgt über die Verwaltung des Klinikums im Auftrag des Landes Baden-Württemberg. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.
#J-18808-Ljbffr
Institutssekretär/in (w/m/d) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Ulm
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Ulm HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Institutssekretär/in (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits im Universitätsklinikum Ulm arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der Büroorganisation und Verwaltung am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die richtige Person für das Institut bist.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Projekte und Veranstaltungen am Universitätsklinikum Ulm. Zeige im Gespräch, dass du Interesse an der Institution hast und bereit bist, aktiv zur Organisation von Veranstaltungen beizutragen.
✨Tip Nummer 4
Achte darauf, deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch zu betonen. Da die Stelle internationale Korrespondenz erfordert, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeiten in beiden Sprachen klar kommunizierst und eventuell Beispiele für deine Erfahrungen gibst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Institutssekretär/in (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur Büroorganisation und Verwaltung den Anforderungen der Position entsprechen.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Betone deine Kenntnisse in der Bürokommunikation und deine Erfahrung in Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten.
Sprachkenntnisse betonen: Da sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse gefordert sind, stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben klar hervorhebst. Erwähne auch praktische Beispiele, wo du diese Sprachkenntnisse angewendet hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Ulm vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Institutssekretariats. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Büroorganisation und Verwaltung dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle sowohl Deutsch- als auch Englischkenntnisse erfordert, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Übe, wie du deine Erfahrungen und Qualifikationen klar und präzise präsentieren kannst.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Das Arbeiten in einem internationalen Team ist ein wichtiger Aspekt dieser Position. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Teamdynamik beigetragen hast.
✨Sei bereit für Fragen zu deiner Arbeitsweise
Die Stellenbeschreibung betont eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise. Sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, die deine Organisationsfähigkeiten und dein Zeitmanagement betreffen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung.
