Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination administrativer Vorgänge und Unterstützung der Klinikleitung im Personal- und Terminmanagement.
- Unternehmen: Universitätsmedizin Greifswald mit einem Fokus auf Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und flexible Arbeitszeitmodelle.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten und Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Medizin und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich und gute MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Ab sofort in Voll- oder Teilzeit (20 - 50 %), befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung. Zentrum für Zahn-, Mund- & Kieferheilkunde: Zahnärztliche Prothetik, Alterszahnheilkunde & med. Werkstoffkunde.
Ihre Aufgaben
- Sie koordinieren administrative Vorgänge im Sekretariat der Poliklinik selbstständig und bearbeiten die schriftliche sowie digitale Korrespondenz im Umfeld von Universitätsmedizin, Lehre und Forschung.
- Die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die zuverlässige Organisation laufender administrativer Abläufe.
- Organisatorische Angelegenheiten der Mitarbeitenden werden von Ihnen betreut, während Sie die Klinikleitung zugleich im Personalmanagement und im Terminmanagement unterstützen.
- Auch die Materialverwaltung und Materialbeschaffung sowie die Nutzung der UMG-IT-Systeme für Lehre und Forschung, unter anderem in SAP, KAS und E-Campus, sind Teil Ihres Tätigkeitsfeldes.
- In der Zusammenarbeit mit Wissenschaftsmanagement, GB Recht, Ethikkommission, Industriepartnern und universitären Partnern übernehmen Sie Kommunikationsaufgaben im wissenschaftsnahen Umfeld.
- Darüber hinaus gestalten und verwalten Sie Arbeitsverträge wissenschaftlicher Hilfskräfte, pflegen die Literaturdatenbank mit Referenzen und Volltextrecherche, begleiten Software-Updates im Rahmen Ihrer Kenntnisse, verwalten Doktorand*innen, reservieren Räumlichkeiten und informieren Studierende per Serien-E-Mail.
Unsere Anforderungen
- Voraussetzung ist eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie verfügen über gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint, sowie in Outlook, Zoom, MS Teams und Moodle.
- Erwartet werden außerdem Kenntnisse in SAP, KAS und E-Campus sowie ein sicherer Umgang mit klinischen Prozessen, universitären Lehrabläufen und dem Landesreisekostengesetz.
- Für die Tätigkeit im Sekretariat der Poliklinik bringen Sie zudem Englischkenntnisse und Erfahrung mit EndNote mit.
- Mit Freude an Neuem, Organisationstalent und einem hohen Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie ebenso aus wie Teamorientierung und Kommunikationsfähigkeit.
- Gesucht wird eine Persönlichkeit, die Strategien der Klinik umsetzt und nach außen vertritt sowie flexibel und strategisch denkt.
Unser Angebot
- Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen auf der Corporate Benefits Plattform. Außerdem fördern wir die nachhaltige Mobilität mit der Möglichkeit des Jobrad-Leasings.
- Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
- Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an.
- Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema „Vereinbarkeit von Familie und Beruf“.
Sekretär*in im Chefsekretariat Arbeitgeber: Universitätsmedizin Greifswald
Die Universitätsmedizin Greifswald ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem hochqualifizierten Team an der Spitze der Plastischen, Rekonstruktiven und Ästhetischen Chirurgie zu arbeiten. Mit attraktiven Vergütungen, flexiblen Arbeitszeitmodellen und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördern wir nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch Ihre Work-Life-Balance. Genießen Sie das Leben in der charmanten Hansestadt Greifswald, wo eine hohe Lebensqualität und interdisziplinäre Zusammenarbeit auf Sie warten.
Kontaktdaten:
Universitätsmedizin Greifswald Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretär*in im Chefsekretariat erhalten könntest
✨Nutze lokale Netzwerke
In der Zahnmedizin sind persönliche Kontakte Gold wert. Besuche lokale zahnmedizinische Veranstaltungen oder Fortbildungen, um dich mit anderen Fachleuten in deiner Nähe zu vernetzen. Vielleicht ergibt sich so die Chance auf einen befristeten Job bei Universitätsmedizin Greifswald oder einer ähnlichen Praxis.
✨Mach bei Praktika und Hospitationen mit
Schau nach Möglichkeiten für Kurzpraktika oder Hospitationen in Zahnarztpraxen. Das zeigt deine Motivation und kann dir helfen, den Fuß in die Tür zu bekommen. Oft werden befristete Stellen bevorzugt an jemanden vergeben, der bereits im Team war und die Abläufe kennt.
✨Online-Präsenz aufbauen
Erstelle ein einfaches Portfolio, in dem du deine Erfahrungen und deine Ausbildung dokumentierst. Teile es auf Plattformen, die von Zahnmedizinern genutzt werden, wie Fachforen oder Instagram für Zahnärzte. Wenn Universitätsmedizin Greifswald sieht, dass du aktiv in der Community bist, könnte das deine Chancen erhöhen!
✨Bewirb dich direkt über unsere Webseite
Wir empfehlen dir, dich über unsere Webseite bei Universitätsmedizin Greifswald zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung bei den richtigen Leuten landet und du keine Chancen verpasst. Und hey, vielleicht findest du ja gleich mehrere befristete Möglichkeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär*in im Chefsekretariat mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zahnmedizinische Qualifikationen hervorheben:In deinem Lebenslauf solltest du unbedingt alle relevanten Qualifikationen im Bereich Zahnmedizin auflisten. Das können zum Beispiel deine abgeschlossene Ausbildung, Weiterbildungen oder spezielle Kurse sein, die du besucht hast, um deine Expertise zu zeigen. Denk daran, auch Zertifikate für spezielle Verfahren oder Technologien wie digitale Röntgentechnik zu erwähnen.
Motivation und Leidenschaft betonen:Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation klar darzustellen. Erkläre in deinem Bewerbungsschreiben, warum du besonders an dieser Position bei Universitätsmedizin Greifswald interessiert bist und wie du deine Fähigkeiten in einem temporären Team einsetzen möchtest. Zeig, dass du bereit bist, dich schnell einzuarbeiten!
Teamarbeit und -kommunikation hervorheben:In der Zahnmedizin ist eine gute Teamarbeit essenziell. In deiner Bewerbung solltest du Beispiele für deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen Fachleuten im Gesundheitswesen einfügen. Zeig uns, dass du nicht nur zahnmedizinische Fähigkeiten hast, sondern auch gut im Team funktionieren kannst, was bei Universitätsmedizin Greifswald sicher geschätzt wird.
Berufserfahrung und Praktika flexibel zuschneiden:Wenn du bereits Praktika oder temporäre Anstellungen im zahnmedizinischen Bereich hattest, sei sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf gut strukturierst. Hebe besonders relevante Stationen hervor, die deine praktischen Fähigkeiten und deine Anpassungsfähigkeit zeigen. Das kann für uns bei Universitätsmedizin Greifswald einen echten Unterschied machen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsmedizin Greifswald vorbereitet
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor!
In der Zahnmedizin kann es sein, dass du während des Interviews vor praktischen Szenarien oder Patientenfällen gefragt wirst. Überlege dir im Voraus, wie du solche Situationen lösen würdest und bringe dein Wissen über gängige Verfahren und Techniken mit.
✨Sei bereit, über deine praktischen Erfahrungen zu sprechen!
Da du eine befristete Position anstrebst, ist es wichtig, deine bisherigen praktischen Erfahrungen zu betonen. Erzähl uns von relevanten Praktika oder Projekten aus deiner Ausbildung, die zeigen, dass du das nötige Handwerkzeug für die Stelle mitbringst.
✨Erkläre deine Motivation für die Zahnmedizin!
In einem befristeten Vertrag will Universitätsmedizin Greifswald normalerweise jemanden, der richtig motiviert ist. Überlege dir, warum du gerade in diesem Bereich arbeiten möchtest und welche Aspekte der Zahnmedizin dich besonders ansprechen. Das gibt uns ein Gefühl dafür, ob du ins Team passt!
✨Bereite dich auf Teamfragen vor!
Zahnmedizin ist oft Teamarbeit. Sei bereit, Fragen zu beantworten, wie du in einem Team arbeitest, welche Kommunikationsstile du bevorzugst und wie du mit anderen Fachleuten, wie z.B. Zahntechnikern, interagierst. Zeig uns, dass du die Teamdynamik verstehst!
