Commis-e administratif/ve 4 - Gestionnaire de salles

Mission Générale

Le ou la Gestionnaire de Salles est en charge de la coordination et de la gestion des espaces mis à disposition pour les réunions, événements ou activités internes et externes. Il/elle assure la bonne organisation des réservations et veille à la qualité des prestations associées. Garant du cadre des réservations, il/elle veille au respect des procédures, à la disponibilité des ressources et à la satisfaction des utilisateurs·trices.

Activités Principales

• Coordination des réservations
• Gérer et optimiser le planning des salles à l’aide de l’outil dédié, Mobilys.
• Traiter les demandes de réservations internes et externes dans le respect des priorités et des règles d’utilisation.
• Conseiller les demandeurs sur les espaces les mieux adaptés à leurs besoins.
• Organisation logistique
• Planifier et coordonner les prestations complémentaires : accueil, sécurité, nettoyage, mobilier, restauration, AUVI.
• Être l’interlocuteur privilégié pour l’organisation de l’événement pour toute question logistique.
• Encadrement du cadre d’usage
• Veiller au respect des règles d’utilisation des salles (capacité, horaires, sécurité, accessibilité…).
• Mettre à jour et faire appliquer le règlement d’utilisation des espaces.
• Être garant de la cohérence et de l’équité dans l’allocation des espaces.
• Suivi et amélioration continue
• Recueillir les retours des utilisateur·trices et proposer des actions d’amélioration.
• Assurer un suivi des indicateurs de performance liés à l’occupation des salles.
• Participer à des projets d’optimisation des espaces ou d’évolution des outils de réservation.

Formation De Base et Compétences

• CFC d’Employé(e) de commerce / Agent de voyage ou équivalent
• Maîtrise des outils informatiques, notamment : tableur Excel, Word, Outlook
• Bonnes connaissances d’anglais écrite et parlé (minimum B2)

Expérience professionnelle

• Expérience d’au moins 3 ans dans l’organisation et réservation
• Expérience dans l’événementiel

Entrée en fonction

Contact

Des renseignements complémentaires sur le poste peuvent être obtenus auprès de

Informations complémentaires

CDD de 3 mois sous contrat DIP

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