Administrative Assistant support for EPSYLON

Über die FHSE

Die Universität Luxemburg ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem deutlich mehrsprachigen und interdisziplinären Charakter. Die Fakultät für Geisteswissenschaften, Erziehung und Sozialwissenschaften (FHSE) an der Universität Luxemburg vereint Fachwissen aus den Geisteswissenschaften, Linguistik, Kognitionswissenschaften sowie Sozial- und Erziehungswissenschaften. Menschen aus 20 Disziplinen arbeiten innerhalb der Fakultät. Neben dem disziplinären Ansatz wurde eine sehr ehrgeizige interdisziplinäre Forschungskultur entwickelt. Die Forschung und Lehre der Fakultät konzentriert sich auf soziale, wirtschaftliche, politische und bildungsbezogene Themen mit dem gemeinsamen Ziel, zu einer inklusiven, offenen und ressourcenschonenden Gesellschaft beizutragen.

Ihre Rolle

EPSYLON ist ein Kollektiv von 13 hochmodernen experimentellen Laboren in verschiedenen Bereichen der psychologischen Forschung an der Fakultät für Geisteswissenschaften, Erziehung und Sozialwissenschaften. EPSYLON bringt Forschungsteams aus verschiedenen Hintergründen zusammen, um systematisch interdisziplinäre Forschung zu erleichtern und die Verhaltens- und Kognitionswissenschaften voranzubringen. Das Netzwerk koordiniert, fördert und entwickelt experimentelle psychologische Forschung in Luxemburg und verfügt über führende Expertise im Design von hochmodernen Forschungseinrichtungen. EPSYLON ist eine einzigartige Fakultätsstruktur für Forschung, aber auch für die Ausbildung auf Bachelor-, Master- und Doktoratsebene.

Verantwortlichkeiten:

• Erster Ansprechpartner für Forscher, Lieferanten, Studierende und Freiwillige, die an experimenteller Forschung beteiligt sind
• Schnittstelle zwischen Forschern und zentralen Diensten für finanzielle Anforderungen und Vorschriften (z.B.: MwSt., Abschreibung von Anlagevermögen, interne Prozesse und Rollen der UL, Beschaffung und rechtliche Anforderungen) sowie HR-bezogene Vorschriften (studentische Hilfskräfte, Praktikanten, Experten, die über das EPSYLON-Budget finanziert werden)
• Unterstützung des Direktors und der Ratsmitglieder bei der Koordination und optimalen Nutzung der 11 Labore sowie der Ausstattung und Einrichtungen
• Sicherstellung einer transparenten Kommunikation intern und extern
• Bestellung, Empfang, Überwachung und Versand von Waren
• Verfolgung von Budget und Ausgaben
• Bearbeitung von Zugangsanforderungen für den Versandraum
• Raumbuchungen
• Begrüßung von Freiwilligen, die an den Tests teilnehmen
• Organisation von Catering
• Veranstaltungsorganisation
• Vorbereitung von Sitzungsprotokollen

Ihr Profil

• Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistent
• Starke serviceorientierte und problemlösende Denkweise
• Diplomatie- und Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationstalent und Detailgenauigkeit
• ICT-Kenntnisse (EXCEL, SAP von Vorteil)
• Flexibilität, um auf Dringlichkeiten zu reagieren und mit einer Vielzahl von Menschen zu interagieren
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, serviceorientiert, Teamplayer
• Professionell und kollegial, zuverlässig, positive Einstellung
• Business-Englisch und Französisch, Kenntnisse in Deutsch sind von Vorteil

Wir bieten

• Mehrsprachiger und internationaler Charakter
• Moderne Institution mit persönlicher Atmosphäre
• Personal aus 90 Ländern
• Mitglied der "Universität der Großregion" (UniGR)
• Eine moderne und dynamische Universität
• Hochwertige Ausstattung
• Enge Verbindungen zur Wirtschaft und zum luxemburgischen Arbeitsmarkt
• Ein einzigartiger urbaner Standort mit hervorragender Infrastruktur
• Ein Partner für Gesellschaft und Industrie
• Zusammenarbeit mit europäischen Institutionen, innovativen Unternehmen, dem Finanzzentrum und zahlreichen nicht-akademischen Partnern wie Ministerien, Kommunalverwaltungen, Verbänden, NGOs …

So bewerben Sie sich

Bewerbungen sollten Folgendes enthalten:

• Lebenslauf
• Anschreiben

Eine frühzeitige Bewerbung wird dringend empfohlen, da die Bewerbungen nach Eingang bearbeitet werden. Bitte bewerben Sie sich FORMELL ONLINE über das HR-System. Bewerbungen per E-Mail werden nicht berücksichtigt. Alle qualifizierten Personen sind eingeladen, sich zu bewerben. Im Einklang mit unseren Werten fördert die Universität Luxemburg eine inklusive Kultur. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen aller Hintergründe und setzen uns dafür ein, Gleichheit und Respekt für unsere Mitarbeiter und Studierenden zu wahren.

Allgemeine Informationen:

• Vertragsart: Befristeter Vertrag 12 Monate
• Arbeitszeiten: Vollzeit 40,0 Stunden pro Woche
• Standort: Belval Campus
• Interne Bezeichnung: Verwaltungsassistent
• Stellenreferenz: UOL07831