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Die Universität Luxemburg ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem deutlich mehrsprachigen und interdisziplinären Charakter. Die Fakultät für Wissenschaft, Technologie und Medizin (FSTM) an der Universität Luxemburg trägt multidisziplinäre Expertise in den Bereichen Mathematik, Physik, Ingenieurwesen, Informatik, Lebenswissenschaften und Medizin bei. Durch ihre doppelte Mission von Lehre und Forschung strebt die FSTM an, Wissen zu generieren und zu verbreiten sowie neue Generationen verantwortungsbewusster Bürger auszubilden, um die Gesellschaft und die Umwelt, in der wir leben, besser zu verstehen, zu erklären und voranzubringen.

Ihre Rolle:

• Organisieren von akademischen Rekrutierungen: Kontaktaufnahme mit der Registrierung von Bewerbungen über Talent Link
• Kommunikation mit Kandidaten und Rekrutierungskommissionen
• Organisation von Interviewtagen, einschließlich Reiseplanung für Kandidaten und Kommissionen, Raumreservierungen und Catering
• Begrüßung von Kandidaten und Kommissionsmitgliedern an Interviewtagen
• Vorbereitung von Dokumentationen und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen und Honorarauszahlungen
• Nachverfolgung und Abstimmung mit dem Büro für akademische Angelegenheiten bezüglich Startdaten, Umfang, Verpflichtungen im Angebotsschreiben und anderen vertraglichen Änderungen neu eingestellter Professoren
• Beitrag zu administrativen Verfahren für (neue) Mitarbeiter, Studierende oder andere interne/externe Mitarbeiter/Besucher: Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern zur Einleitung und Überwachung von Einstellungsanfragen
• Synchronisation mit den Finanzcontrollern zur Sicherstellung der Budgetverfügbarkeit
• Überwachung aller befristeten Verträge und Einleitung von Vertragsverlängerungen in Zusammenarbeit mit den Einstellungsmanagern und den Finanzcontrollern
• Bereitstellung von Berichten und ad-hoc Informationen
• Dokumentation und Aktualisierung von Daten in den relevanten Verwaltungssystemen, um sicherzustellen, dass Datenbanken und Dashboards auf dem neuesten Stand sind

Ihr Profil:

• 5 Jahre relevante Erfahrung in einer administrativen Rolle, vorzugsweise mit HR-Exposition
• Starke Excel-Kenntnisse
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und effektiv zu priorisieren
• Serviceorientiert mit hohem Teamgeist, in der Lage, autonom zu arbeiten
• Fließend in Englisch und Französisch. Jede andere Sprache wird als Vorteil angesehen

Wir bieten:

• Mehrsprachigen und internationalen Charakter
• Moderne Institution mit persönlicher Atmosphäre
• Personal aus 90 Ländern
• Mitglied der "Universität der Großregion" (UniGR)
• Eine moderne und dynamische Universität
• Hochwertige Ausstattung
• Enge Verbindungen zur Wirtschaft und zum luxemburgischen Arbeitsmarkt
• Ein einzigartiger urbaner Standort mit hervorragender Infrastruktur
• Ein Partner für Gesellschaft und Industrie
• Zusammenarbeit mit europäischen Institutionen, innovativen Unternehmen, dem Finanzzentrum und zahlreichen nicht-akademischen Partnern wie Ministerien, Kommunalverwaltungen, Verbänden, NGOs …

Wie man sich bewirbt:

• Bewerbungen sollten Folgendes enthalten: Eine frühzeitige Bewerbung wird dringend empfohlen, da die Bewerbungen bei Eingang bearbeitet werden.
• Bitte bewerben Sie sich FORMELL ONLINE über das HR-System. Bewerbungen per E-Mail werden nicht berücksichtigt.
• Alle qualifizierten Personen sind eingeladen, sich zu bewerben.
• Im Einklang mit unseren Werten fördert die Universität Luxemburg eine inklusive Kultur. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen aller Hintergründe und setzen uns dafür ein, Gleichheit und Respekt für unsere Mitarbeiter und Studierenden zu wahren.

Allgemeine Informationen:

• Vertragsart: Befristeter Vertrag 12 Monate