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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte administrative Aufgaben und unterstütze bei der Organisation von Kursen und Aktivitäten.
- Arbeitgeber: Universität Populaire Lausanne mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen, dynamischen Team.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten, ideal für Studierende, mit einem zentralen Büro in Lausanne.
- Warum dieser Job: Gestalte die Weiterbildung von Erwachsenen und fördere die Markenbildung der Universität.
- Gewünschte Qualifikationen: CFC im kaufmännischen Bereich und Erfahrung in der Administration erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Assistant·e administratif·ve (60-70%)
Mission :
- Assurer la gestion administrative des cours et activités (gestion des inscriptions, gestion des salles, organisation des cours, etc.).
- Contribuer à l'élaboration du programme de cours.
- Assurer l'accueil téléphonique et à la réception.
- Répondre aux demandes des clients avec courtoisie et précision.
- Traiter les demandes des formateurs et formatrices ainsi que des partenaires.
- Elaborer et gérer les offres de cours privés et de cours pour entreprises.
- Réaliser diverses tâches liées au secrétariat.
- Gérer les bases de données et fichiers d'adresses, assurer le classement et l'archivage.
- Assurer les tâches liées aux finances et à la comptabilité.
- Encadrer et superviser le travail de l'apprenti·e ou stagiaire.
- Participer aux tâches de représentation de l'UPL.
- Garantir la promotion de l'image de marque de l'Université populaire de Lausanne.
Profil :
- CFC d'employé de commerce.
- Dix ans d'expérience dans le domaine administratif.
- Excellente maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, etc.).
- Aisance avec les outils informatiques : CMS, base de données. InDesign et réseaux sociaux, un atout.
- Usage d'un outil de comptabilité (winbiz, ...).
- Excellente maîtrise de la langue française et de l'orthographe.
- Bonne maîtrise de l'anglais (B2). Autres langues un atout.
- Aisance dans les contacts, sens de l'accueil, empathie, courtoisie.
- Polyvalence, sens de l'organisation, autonomie, rigueur, conscience professionnelle.
- Capacité d'adaptation et flexibilité.
- Capacité à travailler en équipe.
- Résistance au stress.
- Intérêt pour le domaine de la formation des adultes.
- Engagement personnel auprès de l'institution.
Nous vous offrons :
- un poste intéressant, stimulant et varié.
- un travail au sein d'une petite équipe soudée.
- des bureaux au centre de Lausanne.
- Horaires de travail correspondant à ceux d'une école du soir (en général jusqu'à 18h, permanence certaines fin de journées). Le travail se fera de préférence tous les jours ou à convenir.
Entrée en fonction: à convenir.
Délai de postulation : 12 mai 2026. Merci de nous faire parvenir votre dossier complet en un pdf (CV, lettre de motivation, diplômes et certificats) via jobup. Seules les candidatures répondant aux critères indiqués et accompagnées d'un dossier complet recevront une réponse.
Assistant Administratif·ve Arbeitgeber: Université populaire de Lausanne
Kontaktperson:
Université populaire de Lausanne HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistant Administratif·ve
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistenz im administrativen Bereich interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Aufgaben oder dem Team.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits in der Branche arbeiten oder bei uns tätig sind. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte mehr über die Unternehmenskultur und offene Stellen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Institution und über die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Unterlagen vollständig sind.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistant Administratif·ve
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle als Assistenz im administrativen Bereich interessierst und was dich motiviert.
Struktur ist alles: Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben klar strukturiert sind. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell einen Überblick über deine Qualifikationen bekommen.
Beweise deine Fähigkeiten: Gib konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die geforderten Fähigkeiten mitbringst. Wenn du Erfahrung mit MS Office oder anderen relevanten Tools hast, erwähne das unbedingt!
Bewerbung über unsere Website: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen! Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du alle Anforderungen erfüllst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Université populaire de Lausanne vorbereitest
✨Mach dich mit der Stellenbeschreibung vertraut
Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und mache dir Notizen zu den wichtigsten Anforderungen. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen. So kannst du im Interview gezielt darauf eingehen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten im administrativen Bereich zeigen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Übe deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kundenkontakt erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten trainierst. Übe, freundlich und präzise auf Fragen zu antworten, und zeige Empathie in deinen Antworten.
✨Zeige dein Interesse an der Institution
Informiere dich über die Universität populaire de Lausanne und ihre Programme. Zeige im Interview, dass du ein echtes Interesse an der Institution und ihrer Mission hast. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.