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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Dekanat bei Sekretariatsaufgaben und Organisation von Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Die Universität Potsdam ist eine angesehene Bildungseinrichtung mit über 20.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Familienfreundliche Arbeitsumgebung, flexible Arbeitszeiten und ein dynamisches Team.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Rolle in einer kleinen Fakultät mit vielfältigen Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich und gute MS Office Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Unbefristete Stelle mit 40 Wochenstunden und Eingruppierung nach TV-L.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 32000 - 44000 € pro Jahr.
Im Jahr 1991 gegründet, hat sich die Universität Potsdam in der Wissenschaftslandschaft fest etabliert und sich zu einem herausragenden Wirtschaftsfaktor und Entwicklungsmotor für die Region entwickelt. Sie ist drittmittelstark, mehrfach prämiert in der Lehre, verfügt über eine serviceorientierte Verwaltung und wurde als familienfreundlich ausgezeichnet. Rund 20.000 Studierende und 3.000 Beschäftigte arbeiten an drei Standorten – Am Neuen Palais, Griebnitzsee und Golm – an einer der am schönsten gelegenen akademischen Einrichtungen Deutschlands.
An der Universität Potsdam ist an der Juristischen Fakultät auf dem Campus Griebnitzsee zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle unbefristet zu besetzen:
Assistent/-in im Dekanat (w/m/d)
Kenn-Nr. 59/2025
Die Arbeitszeit umfasst 40 Wochenstunden (100 %); die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 der Entgeltordnung zum TV-Länder.
Die Stelle ist im Dekanat der Juristischen Fakultät angesiedelt, einer vergleichsweise kleinen Fakultät mit 17 Strukturprofessuren. Die Team-Assistenz unterstützt den Dekan und den/die Fakultätsgeschäftsführer/-in1 bei der Bewältigung des laufenden Tagesgeschäfts. Er/Sie verfügt über ein breitgefächertes Aufgabenspektrum an typischen Sekretariatsaufgaben und arbeitet eng mit den zentralen Dezernaten für Haushalts- und Personalangelegenheiten zusammen.
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
- eigenständiges Führen der Sekretariatsgeschäfte (u. a. Terminplanung, Telefondienst, Korrespondenz, Postbearbeitung, Wiedervorlage, Aktenablage, Scan- und Kopierarbeiten)
- Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Verlängerungsanträge, Verwaltung von Urlaubsscheinen und Vertragslaufzeiten)
- Beschaffung und Inventarisierung (Bedarfsermittlung, Vorbereiten von Beschaffungsanträgen und Zahlungsverfügungen, Kontrolle der Mittelabflüsse)
- Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Vergabe von Besprechungsräumen
- Planung und Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung
- Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
- administrative Unterstützung anderer Fakultätsbereiche bei dringendem Bedarf (ggf. Springerfunktion)
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbarer Abschluss
- Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
- Belastbarkeit bei typischen Arbeitsspitzen im Semesterverlauf
- Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbstständiger Arbeit sowie zur Aufgabenpriorisierung; Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
- sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation (MS Office, insb. Word und Excel, TYPO3) und mit elektronischen Medien
- sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen, sichere Orthographie
- haushaltsrechtliche Grundkenntnisse wünschenswert
Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) Arbeitgeber: Universität Potsdam
Kontaktperson:
Universität Potsdam HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent/-in im Dekanat (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle und die Struktur der Juristischen Fakultät. Ein gutes Verständnis der Abläufe und der Teamdynamik kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Universität Potsdam, um Einblicke in die Arbeitsweise und die Kultur der Fakultät zu erhalten. Diese Informationen können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich mit administrativen Aufgaben umgegangen bist.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im akademischen Umfeld. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen an der Universität Potsdam und bringe diese in das Gespräch ein, um dein Interesse und Engagement zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent/-in im Dekanat (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Verbindung her: Beginne dein Anschreiben mit einer kurzen Vorstellung, in der du erklärst, warum du dich für die Stelle als Assistent/-in im Dekanat interessierst. Verknüpfe deine Motivation mit den Werten und Zielen der Universität Potsdam.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen in Verwaltungs- oder Büroberufen. Nenne spezifische Aufgaben, die du in früheren Positionen übernommen hast, die mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen.
Zeige deine Soft Skills: Die Stelle erfordert Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Belastbarkeit. Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um diese Fähigkeiten zu demonstrieren. Zeige, wie du in stressigen Situationen ruhig und organisiert bleibst.
Prüfe auf Rechtschreibung und Grammatik: Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind. Eine sichere Orthographie ist wichtig, besonders in einem akademischen Umfeld. Lass deine Unterlagen von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie professionell wirken.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Potsdam vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität Potsdam
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Universität Potsdam und insbesondere über die Juristische Fakultät informieren. Verstehe ihre Werte, Ziele und aktuellen Projekte, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele für deine Teamfähigkeit vor
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit mit dem Dekan und anderen Fakultätsbereichen erfordert, ist es wichtig, konkrete Beispiele für deine Kommunikations- und Teamfähigkeit parat zu haben. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten zur Aufgabenpriorisierung und zum Umgang mit Arbeitsspitzen zu demonstrieren. Du könntest auch darüber sprechen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben organisiert hast.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da sehr gute Kenntnisse in MS Office und anderen modernen Bürokommunikationsmitteln gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen betonen. Sei bereit, spezifische Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
