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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Dekanat bei Sekretariatsaufgaben und Organisation von Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Die Universität Potsdam ist eine angesehene Bildungseinrichtung mit über 20.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Familienfreundliche Arbeitsumgebung und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die akademische Landschaft aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich und gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Unbefristete Stelle mit 40 Wochenstunden in einer der schönsten Universitäten Deutschlands.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 32000 - 44000 € pro Jahr.
Im Jahr 1991 gegründet, hat sich die Universität Potsdam in der Wissenschaftslandschaft fest etabliert und sich zu einem herausragenden Wirtschaftsfaktor und Entwicklungsmotor für die Region entwickelt. Sie ist drittmittelstark, mehrfach prämiert in der Lehre, verfügt über eine serviceorientierte Verwaltung und wurde als familienfreundlich ausgezeichnet. Rund 20.000 Studierende und 3.000 Beschäftigte arbeiten an drei Standorten – Am Neuen Palais, Griebnitzsee und Golm – an einer der am schönsten gelegenen akademischen Einrichtungen Deutschlands.
An der Universität Potsdam ist an der Juristischen Fakultät auf dem Campus Griebnitzsee zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle unbefristet zu besetzen:
Assistent/-in im Dekanat (w/m/d)
Kenn-Nr. 59/2025
Die Arbeitszeit umfasst 40 Wochenstunden (100 %); die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 der Entgeltordnung zum TV-Länder.
Die Stelle ist im Dekanat der Juristischen Fakultät angesiedelt, einer vergleichsweise kleinen Fakultät mit 17 Strukturprofessuren. Die Team-Assistenz unterstützt den Dekan und den/die Fakultätsgeschäftsführer/-in1 bei der Bewältigung des laufenden Tagesgeschäfts. Er/Sie verfügt über ein breitgefächertes Aufgabenspektrum an typischen Sekretariatsaufgaben und arbeitet eng mit den zentralen Dezernaten für Haushalts- und Personalangelegenheiten zusammen.
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
- eigenständiges Führen der Sekretariatsgeschäfte (u. a. Terminplanung, Telefondienst, Korrespondenz, Postbearbeitung, Wiedervorlage, Aktenablage, Scan- und Kopierarbeiten)
- Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Verlängerungsanträge, Verwaltung von Urlaubsscheinen und Vertragslaufzeiten)
- Beschaffung und Inventarisierung (Bedarfsermittlung, Vorbereiten von Beschaffungsanträgen und Zahlungsverfügungen, Kontrolle der Mittelabflüsse)
- Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Vergabe von Besprechungsräumen
- Planung und Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung
- Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
- administrative Unterstützung anderer Fakultätsbereiche bei dringendem Bedarf (ggf. Springerfunktion)
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbarer Abschluss
- Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
- Belastbarkeit bei typischen Arbeitsspitzen im Semesterverlauf
- Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbstständiger Arbeit sowie zur Aufgabenpriorisierung; Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
- sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation (MS Office, insb. Word und Excel, TYPO3) und mit elektronischen Medien
- sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen, sichere Orthographie
- haushaltsrechtliche Grundkenntnisse wünschenswert
Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) in der Juristischen Fakultät Arbeitgeber: Universität Potsdam
Kontaktperson:
Universität Potsdam HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) in der Juristischen Fakultät
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Juristischen Fakultät. Besuche die Website der Universität Potsdam und schaue dir die aktuellen Projekte und Veranstaltungen an, um ein Gefühl für die Fakultätskultur zu bekommen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Fakultät. Nutze Plattformen wie LinkedIn oder Xing, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise und Erwartungen im Dekanat zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten konkret demonstrieren kannst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Eignung für die Stelle unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der Position, indem du dich über aktuelle Entwicklungen im Hochschulbereich informierst. Dies kann dir helfen, während des Gesprächs relevante Themen anzusprechen und zu zeigen, dass du gut informiert bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) in der Juristischen Fakultät
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Assistent/-in im Dekanat wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Verwaltungsbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Qualifikationen zur Unterstützung des Dekanats beitragen können. Gehe auf deine Teamfähigkeit und Belastbarkeit ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alle Dokumente sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und Formatierung, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Potsdam vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du dich für diese Position interessierst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und dich mit der Stelle auseinandergesetzt hast.
✨Kenntnisse über die Universität und Fakultät
Informiere dich über die Universität Potsdam und insbesondere über die Juristische Fakultät. Zeige im Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Stelle viel Organisationstalent erfordert, bringe Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Terminplanung, Korrespondenz und Verwaltung verdeutlichen.
✨Zeige Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick
Betone deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation, da dies in einem Dekanat besonders wichtig ist. Bereite Beispiele vor, die deine Teamarbeit und dein freundliches Auftreten belegen.
