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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, koordiniere Termine und unterstütze bei Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Die Universität zu Lübeck ist eine moderne Stiftungsuniversität mit Fokus auf Life-Sciences.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Corporate Benefits warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams in einem lebendigen Universitätsumfeld mit Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung mit MS-Office sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern Gleichberechtigung und begrüßen Bewerbungen aller Hintergründe.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Die Universität zu Lübeck steht für exzellente Forschung und exzellente Lehre. Wir sind eine moderne Stiftungsuniversität mit thematisch fokussierten Studiengängen. Unter dem Motto „Im Focus das Leben“ bieten wir als Life-Science-Universität ein Spektrum von Medizin, Gesundheitswissenschaften und Psychologie bis hin zu Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik an.
Im Referat Finanzen / Controlling / Einkauf der Universität zu Lübeck ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im Sekretariat (w/m/d) mit 50% (derzeit 19,35h/Woche) unbefristet zu besetzen.
- Eintrittstermin: schnellstmöglich
- Bewerbungsfrist: 01.08.2025
- Entgeltgruppe: EG 6
- Befristung: unbefristet
- Umfang: 50% Teilzeit (19,35 h)
Aufgaben:
- Büroorganisation und -koordination für den Referatsleiter
- Koordination und Planung von Terminen
- Korrespondenz inklusive aller Verwaltungsaufgaben
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
- Reiseorganisation und Beantragung der Reisekostenabrechnung
Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit elektronischer Kommunikation, Internet- und MS-Office-Anwendungen und Erfahrung mit digitalen Konferenzsystemen
- Erste Berufserfahrung
- Sympathisches und überzeugendes Auftreten
- Hervorragende Beherrschung der deutschen Sprache
- Hohes Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Freude am eigenverantwortlichen Handeln mit hoher Motivation
Wir bieten:
- Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung (TV-L)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
- Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmöglichkeiten (nach individueller Prüfung) sowie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- NAH.SH-Jobticket, Teilnahme am Hochschulsport, vergünstigtes Mensaessen auf dem Campus und weitere Corporate Benefits
- Gesundheitsmanagement „Gesunde Hochschule“
- Einen sicheren Arbeitsplatz sowie ein universitäres Umfeld mit seiner typisch lebendigen und innovativen Ausprägung, mit zahlreichen Veranstaltungen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Universität zu Lübeck versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrer Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Als Bewerberin oder Bewerber mit Schwerbehinderung oder als ihnen gleichgestellte Person berücksichtigen wir Sie bei entsprechender Eignung bevorzugt.
Mitarbeiter*in Sekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Universität zu Lübeck
Kontaktperson:
Universität zu Lübeck HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in Sekretariat (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Universität zu Lübeck und ihre spezifischen Programme im Bereich Life Sciences. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Universität verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Arbeitsweise im Referat Finanzen/Controlling/Einkauf zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, wie du klar und präzise Informationen weitergibst, sowohl schriftlich als auch mündlich, da dies eine Schlüsselkompetenz für die Stelle ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in Sekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle im Sekretariat der Universität zu Lübeck unterstreicht. Gehe darauf ein, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante berufliche Erfahrungen, insbesondere im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung, hervor und betone deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und digitalen Konferenzsystemen.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbung von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Lübeck vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über die Universität zu Lübeck und das Referat Finanzen/Controlling/Einkauf. Verstehe die Aufgaben und Herausforderungen, die auf dich zukommen könnten, und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten und Erfahrungen einbringen kannst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Korrespondenz und Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und zeige, dass du in der Lage bist, Informationen effektiv zu vermitteln.
✨Zeige dein Organisationstalent
Bereite Beispiele vor, die dein hohes Organisationsgeschick belegen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert, Sitzungen vorbereitet oder Reisen organisiert hast. Dies wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Sei authentisch und sympathisch
Ein sympathisches Auftreten ist wichtig, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Sei du selbst, lächle und zeige Interesse an der Position und dem Team. Authentizität kann oft den entscheidenden Unterschied machen.
