Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe, koordiniere Termine und unterstütze bei Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Die Universität zu Lübeck ist eine moderne Stiftungsuniversität mit Fokus auf Life-Sciences.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub, mobiles Arbeiten und zahlreiche Corporate Benefits.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams in einem lebendigen Universitätsumfeld mit Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung mit MS-Office und digitalen Konferenzsystemen.
- Andere Informationen: Wir fördern Gleichberechtigung und begrüßen Bewerbungen aller Hintergründe.
Die Universität zu Lübeck steht für exzellente Forschung und exzellente Lehre. Wir sind eine moderne Stiftungsuniversität mit thematisch fokussierten Studiengängen. Unter dem Motto „Im Focus das Leben“ bieten wir als Life-Science-Universität ein Spektrum von Medizin, Gesundheitswissenschaften und Psychologie bis hin zu Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik an.
Im Referat Finanzen / Controlling / Einkauf der Universität zu Lübeck ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im Sekretariat (w/m/d) mit 50% (derzeit 19,35h/Woche) unbefristet zu besetzen.
- Eintrittstermin: schnellstmöglich
- Bewerbungsfrist: 01.08.2025
- Entgeltgruppe: EG 6
- Befristung: unbefristet
- Umfang: 50% Teilzeit (19,35 h)
Aufgaben:
- Büroorganisation und -koordination für den Referatsleiter
- Koordination und Planung von Terminen
- Korrespondenz inklusive aller Verwaltungsaufgaben
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
- Reiseorganisation und Beantragung der Reisekostenabrechnung
Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit elektronischer Kommunikation, Internet- und MS-Office-Anwendungen und Erfahrung mit digitalen Konferenzsystemen
- Erste Berufserfahrung
- Sympathisches und überzeugendes Auftreten
- Hervorragende Beherrschung der deutschen Sprache
- Hohes Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Freude am eigenverantwortlichen Handeln mit hoher Motivation
Wir bieten:
- Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung (TV-L)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
- Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmöglichkeiten (nach individueller Prüfung) sowie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- NAH.SH-Jobticket, Teilnahme am Hochschulsport, vergünstigtes Mensaessen auf dem Campus und weitere Corporate Benefits
- Gesundheitsmanagement „Gesunde Hochschule“
- Eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch die Arbeitgeberin (VBL)
- Einen sicheren Arbeitsplatz sowie ein universitäres Umfeld mit seiner typisch lebendigen und innovativen Ausprägung, mit zahlreichen Veranstaltungen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Universität zu Lübeck versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrer Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Als Bewerberin oder Bewerber mit Schwerbehinderung oder als ihnen gleichgestellte Person berücksichtigen wir Sie bei entsprechender Eignung bevorzugt.
Sekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Universität zu Lübeck
Kontaktperson:
Universität zu Lübeck HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariat (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Universität zu Lübeck und ihre Werte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Mission der Universität verstehst und wie du dazu beitragen kannst, insbesondere im Bereich Finanzen und Controlling.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Sekretariatsposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Universität, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position zu erfahren. Dies kann dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Stelle und die Universität während des gesamten Bewerbungsprozesses. Ein sympathisches und überzeugendes Auftreten kann einen großen Unterschied machen und deine Chancen erhöhen, die Stelle zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Universität zu Lübeck. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über die Werte, die Kultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle im Sekretariat zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position im Sekretariat wichtig sind, wie z.B. Büroorganisation, Korrespondenz und Erfahrung mit MS-Office-Anwendungen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Stelle und die Universität zum Ausdruck bringst. Betone deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und dein hohes Organisationsgeschick.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind und alle relevanten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Lübeck vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über die Universität zu Lübeck und das Referat Finanzen/Controlling/Einkauf. Verstehe die Aufgaben und Herausforderungen, die mit der Position im Sekretariat verbunden sind, um gezielte Fragen stellen zu können.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie digitalen Konferenzsystemen verdeutlichen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine koordiniert und Korrespondenz geführt hast.
✨Kommunikationsstärke demonstrieren
Da die Stelle eine hohe Kommunikationsfähigkeit erfordert, übe, klar und überzeugend zu sprechen. Achte darauf, während des Interviews aktiv zuzuhören und auf die Fragen des Interviewers einzugehen.
✨Eigenverantwortliches Handeln betonen
Hebe deine Motivation und Freude am eigenverantwortlichen Arbeiten hervor. Teile Beispiele, in denen du selbstständig Lösungen gefunden oder Projekte erfolgreich umgesetzt hast, um deine Initiative zu zeigen.
