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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Institutsdirektor bei administrativen Aufgaben und der Kommunikation.
- Arbeitgeber: Das UKB ist ein führendes Universitätsklinikum in NRW mit über 9.000 Mitarbeitern.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung inklusive Fitnessstudio-Mitgliedschaft.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse in einem dynamischen Team und profitiere von individuellen Entwicklungschancen.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und sehr gute Deutschkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern Diversität und Chancengleichheit in unserem Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Am Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit (IHPH) des Universitätsklinikums Bonn ist zum 01. Oktober 2025 folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:
Direktionsassistenz (m/w/d) für den Institutsdirektor
Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Das Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit beschäftigt ca. 80 Mitarbeiter*innen und ist u. a. tätig auf dem Gebiet der Krankenhaus-, Umwelt- und Wasserhygiene.
Die Wasserabteilung des Instituts ist ein akkreditiertes und nach Trinkwasserverordnung zugelassenes Laboratorium und umfasst die Fachbereiche Bakteriologie, Technische Hygiene, Umweltparasitologie, Chemie und (experimentelle) Umweltmikrobiologie mit einem zentralen Sekretariat. Durchgeführt werden mikrobiologische und chemische Auftragsuntersuchungen einschließlich der Probenahme von verschiedenen Wässern (Trink-, Bade-, Abwasser usw.).
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben mit teilweise eigenem Verantwortungsbereich sowie die eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben (z. B. Ablage, Dokumentenmanagement, Schriftverkehr)
- Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Vertragswesen, Einstellungen) und elektronisch unterstütze Dienstplanung (SPX)
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsgrundlagen
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Kostenkontrolle inklusive Drittmittelkonten
- Mitarbeit an der Optimierung interner Abläufe und Prozesse
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann (m/w/d) im Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
- Sicherer Umgang mit Datenverarbeitung (MS Windows, MS Office, Internet)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent
- Ausgezeichnete Umgangsformen und Serviceorientierung
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, hohe Motivation
- Gute Englischkenntnisse
- Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
- Bezahlung nach TV-L: tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
- Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer*innen
- Clever zur Arbeit: gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
- Geförderte Fort- und Weiterbildung: individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
- Start mit System: strukturiertes Onboarding
- Gesund am Arbeitsplatz: zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
- Arbeitgeberleistungen: vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)
Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Direktionsassistenz (m/w/d) für den Institutsdirektor – Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit (IHPH) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Bonn
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Bonn HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktionsassistenz (m/w/d) für den Institutsdirektor – Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit (IHPH)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über das Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit (IHPH) und seine aktuellen Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Mission und die Werte des Instituts verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit administrativen Aufgaben zu nennen. Dies könnte dir helfen, deine Eignung für die Rolle der Direktionsassistenz zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits im UKB arbeitet oder dort gearbeitet hat.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation zu beantworten. Da diese Fähigkeiten in der Stellenbeschreibung hervorgehoben werden, ist es wichtig, dass du zeigst, wie du effektiv mit anderen zusammenarbeitest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionsassistenz (m/w/d) für den Institutsdirektor – Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit (IHPH)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Verbindung her: Beginne deine Bewerbung, indem du eine klare Verbindung zwischen deinen Fähigkeiten und den Anforderungen der Stelle als Direktionsassistenz herstellst. Zeige auf, wie deine Ausbildung im Büromanagement und deine Erfahrungen in der Verwaltung dich für diese Position qualifizieren.
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern eine wichtige Rolle spielt, solltest du in deinem Anschreiben betonen, wie du deine Kommunikations- und Teamfähigkeit in früheren Positionen erfolgreich eingesetzt hast.
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor: Die Stelle erfordert ein ausgeprägtes Organisationstalent. Beschreibe konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du administrative Aufgaben strukturiert und sorgfältig bearbeitet hast.
Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben: Nutze das Motivationsschreiben, um deine Motivation für die Arbeit im Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit zu verdeutlichen. Erkläre, warum du dich für diese spezifische Position interessierst und was du zur Optimierung interner Abläufe beitragen kannst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Bonn vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über das Institut für Hygiene und Öffentliche Gesundheit informieren. Verstehe die aktuellen Projekte, Herausforderungen und Erfolge des Instituts, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Teamarbeit zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position der Direktionsassistenz zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und dem Institut. Fragen zur Teamstruktur oder zu den Erwartungen an die Rolle sind besonders relevant.
✨Präsentiere deine Soft Skills
Da die Stelle eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews aktiv auf deine Soft Skills eingehen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast und welche Strategien du nutzt, um effektiv zu kommunizieren.
