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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei Projektcontrolling, Budgetüberwachung und Veranstaltungsorganisation.
- Arbeitgeber: Das UKB ist ein führendes Universitätsklinikum in NRW mit über 9.000 Mitarbeitenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung inklusive Fitnessstudio.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse in einem dynamischen Team und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Finanzverwaltung sind erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist projektbefristet auf 4 Jahre mit der Möglichkeit zur Verlängerung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
In dem Institut für Hausarztmedizin des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:
Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Projektassistenz und Finanzen
Die Stelle ist projektbefristet auf 4 Jahre zu besetzen. Eine Verlängerung wird angestrebt.
- Konzeptionelle und strategische Unterstützung der Institutsleitung bei der Organisation interner Prozesse im Bereich des Personal- und Projektcontrollings sowie der Lehr-, Forschungs- und Büroorganisation
- Projektkonten- und Datenpflege in Zusammenarbeit mit Rechnungs-, Personal- und Drittmittelabteilung
- Angebotseinholung und Beauftragung sowie Rechnungsprüfung und Kontrolle
- Überwachung des Budgets laufender Projekte (administrativ, finanztechnisch)
- Vorbereiten von Projektprüfungen (Zwischen- und Endberichte)
- Dokumentation und strukturierte Archivierung von Projektvorgängen
- Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Terminen und Reisen
- Erledigung des Schriftverkehrs
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Vorträgen
- Arbeiten mit Datenbanken (Dateneingabe und Validierung, sorgfältige Pflege der Datenbanken sowie Erstellung von Abfragen und Aufbereitung der Ergebnisse etc.)
- Koordination der administrativen Abläufe
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, (Europa-)Sekretär*in, Kauffrau*mann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
- Sie beherrschen den Umgang mit MS-Office-Standardsoftware (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Sie besitzen ein analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
- Erfahrungen in der Finanzverwaltung
- Bereitschaft, sich einzuarbeiten in spezifische Software (Content-Relationship-Management, eCampus/Ilias, BASIS, PEGA, Grundlagen SAP)
- Sie pflegen einen freundlichen, verbindlichen und sicheren Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt
- Sie arbeiten sorgfältig, eigenverantwortlich, ziel- und teamorientiert und bringen eigene Lösungsvorschläge ein
- Eine schnelle Auffassungsgabe, Diskretion und Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus
- Sie haben einen Führerschein der Klasse B (vormals Klasse 3)
- Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
- Bezahlung nach TV-L: tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
- Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer*innen
- Clever zur Arbeit: gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
- Geförderte Fort- und Weiterbildung: individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E‑Learning und Coachings
- Start mit System: strukturiertes Onboarding
- Gesund am Arbeitsplatz: zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
- Arbeitgeberleistungen: vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)
Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Projektassistenz und Finanzen - Institut für Hausarztmedizin Arbeitgeber: Universitätsklinikum Bonn
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Bonn HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Projektassistenz und Finanzen - Institut für Hausarztmedizin
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die im Gesundheitswesen oder in der Verwaltung tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen im Institut für Hausarztmedizin. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du dich mit den Zielen und Herausforderungen des Instituts auseinandergesetzt hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Finanzverwaltung und Projektassistenz vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft zur Weiterbildung. Informiere dich über relevante Software, die im Institut verwendet wird, und erwähne, dass du bereit bist, dich schnell einzuarbeiten. Das zeigt dein Engagement und deine Flexibilität.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Projektassistenz und Finanzen - Institut für Hausarztmedizin
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine kaufmännische Ausbildung und Erfahrungen in der Finanzverwaltung.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Institutsleitung beitragen können.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbung von jemand anderem Korrektur lesen, um Tippfehler oder grammatikalische Fehler zu vermeiden. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Bonn vorbereitest
✨Vorbereitung auf die spezifischen Anforderungen
Informiere dich gründlich über die Aufgaben und Anforderungen der Stelle als Verwaltungsmitarbeiter*in. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Projektassistenz und Finanzverwaltung dazu passen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da der Umgang mit MS-Office-Standardsoftware wichtig ist, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, insbesondere Excel für Budgetüberwachung oder PowerPoint für Präsentationen.
✨Analytisches Denken hervorheben
Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die dein analytisches und konzeptionelles Denkvermögen testen. Du könntest Beispiele aus früheren Projekten anführen, bei denen du Probleme identifiziert und Lösungen entwickelt hast.
✨Teamarbeit und Kommunikation
Betone deine Fähigkeit zur Teamarbeit und deinen freundlichen Umgang im persönlichen sowie telefonischen Kontakt. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich mit Kollegen und externen Partnern kommuniziert hast.
