Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Vorstandssekretariat und koordiniere Termine.
- Unternehmen: Universitätsklinikum Essen bietet erstklassige medizinische Versorgung und Forschung.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Die Stelle ist auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams mit einem positiven Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbar erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als universitäres Klinikum der Maximalversorgung mit einer Kapazität von rund 1.300 Betten betreuen wir mit über 8.000 Beschäftigten in 30 Kliniken, 27 Instituten und Fachzentren jährlich 225.000 Patienten. Unser Haus bietet medizinische Versorgung, modernste Diagnostik und umfassende Therapie mit höchstem internationalem Standard. Hinzu kommt ein umfangreiches Leistungsspektrum in Forschung und Lehre auf international konkurrenzfähigem Niveau.
Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie bietet das Universitätsklinikum für die Kinder der Beschäftigten eine Betriebskindertagesstätte an. Unser Mitarbeiterservicebüro unterstützt Sie bei der Suche nach weiteren Betreuungsplätzen für Kinder, berät zur Pflege von Angehörigen und ermittelt auf Wunsch interne und externe Dienstleistungen. In den Ferien bieten wir für die schulpflichtigen Kinder ein abwechslungsreiches Programm. Weiter bietet das Universitätsklinikum Essen seinen Beschäftigten gute Weiterbildungsmöglichkeiten, preiswerte Parkmöglichkeiten in den Parkhäusern, vergünstigte Mahlzeiten in der Kantine und ein jährlich stattfindendes Betriebsfest.
Vorstandssekretär/in (m/w/d)
(Entgeltgruppe: EG 9b TV-L)
Einsatzbereich Vorstand
Stellenart Nichtwissenschaftliche Stelle
Stellen-ID 12654
Eintritt Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang Vollzeit; 38,5 Std.
Vertragsart Unbefristet
- Organisation und Führung des Vorstandssekretariats
- Erstellung von Präsentationen
- Disposition und Koordination von Terminen des Vorstandes einschließlich der Vorbereitung der erforderlichen Besprechungsunterlagen
- Vorbereitung von und ggf. Teilnahme an Tagungen und Sitzungen, Führen des Protokolls
- Bearbeiten von Grundsatzangelegenheiten
- Fertigen von vertraulichem Schriftverkehr sowie Bearbeitung von Anfragen, beispielsweise von Ministerien oder Einrichtungen des Gesundheitswesens
- Führung des Archivs
- Abgeschlossene Ausbildung z.B. im kaufmännischen Bereich, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Grafikdesigner/in, IT oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im gehobenen Sekretariatsbereich
- Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere des gesamten MS Office-Pakets insbesondere PowerPoint
- Kenntnisse oder Erfahrungen im Zusammenhang mit den Strukturen im Krankenhaus sind von Vorteil
- Flexible und kooperative Persönlichkeit mit hoher Eigenmotivation
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Ein freundliches Auftreten sowie Belastbarkeit
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
- Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
- Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
- Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
- Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
- Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze
Rahmenbedingungen
- Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
- Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
- Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
- Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.
Vorstandssekretär/in (m/w/d) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Essen
Das Universitätsklinikum Essen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst bietet, sondern auch eine familienfreundliche Unternehmenskultur mit einer Betriebskindertagesstätte und einem abwechslungsreichen Ferienprogramm für Kinder. Mit vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem interdisziplinären Arbeitsumfeld fördert das Klinikum die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter und sorgt für ein angenehmes Arbeitsklima durch moderne Ausstattung und attraktive Zusatzleistungen.
Kontaktdaten:
Universitätsklinikum Essen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Vorstandssekretär/in (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben eines Vorstandssekretärs. Verstehe, welche Fähigkeiten besonders gefragt sind, wie z.B. Organisationstalent und Diskretion, und bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die diese Fähigkeiten demonstrieren.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über das Universitätsklinikum Essen zu sammeln. Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern, um einen Einblick in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen im gehobenen Sekretariatsbereich und deine EDV-Kenntnisse konkret darlegen kannst. Übe, deine Antworten klar und präzise zu formulieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des gesamten Bewerbungsprozesses deine Flexibilität und Teamfähigkeit. Diese Eigenschaften sind für die Rolle eines Vorstandssekretärs entscheidend, also sei bereit, Beispiele zu nennen, die deine kooperative Persönlichkeit unter Beweis stellen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vorstandssekretär/in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen:Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben personalisieren:Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Vorstandssekretär/in unterstreicht. Gehe darauf ein, warum du gut ins Team passt und welche Erfahrungen du mitbringst, die für die Position relevant sind.
Lebenslauf anpassen:Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine EDV-Kenntnisse und Erfahrungen im gehobenen Sekretariatsbereich.
Dokumente sorgfältig prüfen:Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf klar strukturiert und professionell formatiert sind.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Essen vorbereitet
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Vorstandssekretärs, wie die Organisation von Terminen und das Führen von Protokollen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Kenntnisse über das Unternehmen
Recherchiere das Universitätsklinikum Essen und seine Strukturen. Zeige im Interview, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
✨Präsentationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Erstellung von Präsentationen Teil der Stelle ist, übe deine Präsentationsfähigkeiten. Bereite eine kurze Präsentation über ein relevantes Thema vor, um deine Fähigkeiten im Umgang mit PowerPoint und deine Kommunikationsstärke zu zeigen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen zu den Weiterbildungsmöglichkeiten und dem Gesundheitsmanagement stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position, sondern auch an der langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist.
