Die UniBE ist beweglich.
Bei uns erwarten Sie flexible Arbeitsmodelle und viele Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten.
Aufgaben:
Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)
- Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
- Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
- Koordination administrativer Abläufe
- Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
- Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
- Beschaffung von Bürobedarf
Personaladministration
- Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
- Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
- Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
- Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)
Finanzadministration
- Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
- Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
- Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
- Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)
Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Möglichkeit einer anschliessenden unbefristeten Anstellung.
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
- Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
- Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
- Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter*in Institutsadministration Arbeitgeber: University of Bern
Die Universität Bern bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Wissenschaftliche Bibliothekarinnen und Bibliothekare, die sich für Open Science engagieren. Mit einer praxisorientierten Ausbildung und der Möglichkeit, den MAS-Studiengang an der Universität Zürich zu absolvieren, fördern wir nicht nur Ihre fachliche Entwicklung, sondern auch Ihre persönliche Entfaltung in einem dynamischen und unterstützenden Team. Unsere offene und kollaborative Kultur sowie die vielfältigen Projekte in der wissenschaftlichen Bibliotheksarbeit machen uns zu einem attraktiven Arbeitgeber für alle, die einen bedeutungsvollen Beitrag zur Forschung leisten möchten.
