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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei klassischen Bürotätigkeiten und organisiere spannende Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Exzellenzuniversität Hamburg, eine der forschungsstärksten Bildungseinrichtungen Deutschlands.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Vergütung, flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft mit uns.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder gleichwertige Erfahrungen, gute EDV-Kenntnisse und Teamfähigkeit.
- Andere Informationen: Attraktive Lage und Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Aufgabengebiet:
- klassische Bürotätigkeiten (telefonisch und per E‑Mail Auskünfte erteilen; Postein- und -ausgang; Materialbestellung und -verwaltung; Druckaufträge abwickeln; fachspezifische Vorlagen pflegen; Aufgaben im Bereich Personalverwaltung; Ablage)
- Veranstaltungen, Sitzungen sowie Ausschreibungs- und Besetzungsverfahren organisieren und begleiten inkl. Raumreservierungen über STiNE (Studieninformationsnetz der Universität Hamburg)
- administrative Tätigkeiten im Bereich Studium und Prüfung (bspw. Klausurdruck organisieren; Noteneingabe in STiNE)
- Sachbearbeitungstätigkeiten im Bereich Lehre (bspw. Lehraufträge und Tutorien abwickeln, Raumbeschaffung, Präferenzlisten- und Lehrplanerstellung)
- Unterstützung im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten und Mittelbewirtschaftung, insbesondere für Juniorprofessor:innen sowie Vertretungsprofessuren
Einstellungsvoraussetzung:
- abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf oder gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen (Prüfung erfolgt mit der Einstellung)
Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten:
- sehr gute Kenntnisse der EDV‑Standardsoftware, insbesondere die Office‑Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint sowie internetbasierte Recherche
- umfassende Erfahrung in der effizienten Gestaltung von Büro- und Verwaltungsabläufen
- Kenntnisse bzgl. Mittelbewirtschaftung und im Projektmanagement
- gute Kommunikationsfähigkeit, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse
- freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
- sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement
- Teamfähigkeit
- Zuverlässigkeit
- hohes Maß an Eigeninitiative
Wünschenswert:
- Kenntnisse in FIONA oder einem anderen CMS
- Bereitschaft, sich neue Programme und digitale Tools anzueignen
Wir bieten Ihnen:
- Sichere Vergütung nach Tarif
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Attraktive Lage
- Flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
- Beschäftigten‑Laptop
- Mobiles Arbeiten
- Bildungsurlaub
- 30 Tage Urlaub/Jahr
Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.
Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.
Büroassistenz Geschäftszimmer Soziologie Arbeitgeber: University of Hamburg
Kontaktperson:
University of Hamburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Büroassistenz Geschäftszimmer Soziologie
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und kann dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Stelle. Vielleicht kennt jemand jemanden, der dort arbeitet und kann dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Universität Hamburg und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten in die ausgeschriebene Position passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Außerdem kannst du dich über aktuelle Stellenangebote und Entwicklungen informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Büroassistenz Geschäftszimmer Soziologie
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen nach authentischen Persönlichkeiten, die sich mit unserer Mission identifizieren können. Lass deine Leidenschaft für die Büroassistenz und Soziologie durchscheinen!
Mach es übersichtlich!: Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben klar strukturiert sind. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. Wir lieben es, wenn wir schnell die relevanten Infos finden können!
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit dem Job auseinandergesetzt hast. Zeig uns, dass du die richtige Person für die Stelle bist!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Schritte verpasst. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei University of Hamburg vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Stellenbeschreibung genau durchlesen. Verstehe die klassischen Bürotätigkeiten und die spezifischen Anforderungen, wie z.B. die Nutzung von STiNE oder die Organisation von Veranstaltungen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Erfahrungen einbringen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du Büro- und Verwaltungsabläufe effizient gestaltet hast. Das kann alles sein, von der Materialbestellung bis hin zur Unterstützung bei Drittmittelprojekten. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da gute Kommunikationsfähigkeiten gefordert sind, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert ausdrücken kannst. Vielleicht kannst du auch ein paar englische Sätze einbauen, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Sei bereit für digitale Tools
Informiere dich über FIONA oder andere Content-Management-Systeme, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Zeige im Interview, dass du bereit bist, neue Programme zu lernen und dich schnell in digitale Tools einzuarbeiten. Das zeigt Eigeninitiative und Anpassungsfähigkeit.