Raummanagement und Fachbereichsservice – Fachbereich Mathematik in Hamburg

Einrichtung: Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften (Fachbereich Mathematik)

Wertigkeit: EGR. 9A TV-L

Arbeitsbeginn: schnellstmöglich, unbefristet

Bewerbungsschluss: 18.09.2026

Arbeitsumfang: Teilzeit, 75 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit

Aufgabengebiet

Im Team der Fachbereichsverwaltung unterstützen Sie die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen und die Leitung des Fachbereichs Mathematik. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Ressourcenmanagement
• Personal/Stellen: Personalvorgänge an der Schnittstelle zwischen den Vorgesetzten und der Personalabteilung vorbereiten und digital erfassen
• Krankheits- und Urlaubsverwaltung
• Auswertungen und Qualitätssicherung von Personal- und Stellendaten mitwirken
• Budget/Finanzen: Routine-Auswertungen und Berichte
• Lehraufträge vorbereiten und verwalten
• Bestell- und Beschaffungsvorgänge (SAP-SRM/MM)
• Räume und einzelne Arbeitsplätze zuordnen in Kooperation mit dem/der wissenschaftlichen Raumbeauftragten, den Assistenz-Teams und der IT
• On- und Offboarding unterstützen bezogen auf Räume und Schließberechtigungen
• Herrichtungsmaßnahmen und Möblierung in Berufungsverfahren administrativ unterstützen
• bei Nutzungsänderungen, Umbaumaßnahmen und Umzugsvorbereitungen zuarbeiten
• Tabellen und Datenbanken zum Raum- und Flächenmanagement pflegen
• Möblierungs- und Mängeltickets nachverfolgen
• Homepage- und Blogeinträge
• die Vorgesetzten und den/die Sicherheitsbeauftragten bei Arbeitssicherheitsangelegenheiten unterstützen
• Gremien-Sitzungen und Veranstaltungen unterstützen

Einstellungsvoraussetzung

Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf oder gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (möglichst Level C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens bei Dienstantritt)
• nachgewiesene Erfahrungen mit Büro- und Verwaltungsabläufen, möglichst im wissenschaftlichen Bereich
• sehr gute Kenntnisse von Office Anwendungen insbesondere Word, Excel, und Website Content Management (z. B. Fiona)
• Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-Tools und in der Tabellenpflege
• Kenntnisse von kaufmännischer Buchführung und Haushaltsrecht
• nachgewiesene Anwendungskenntnisse in SAP oder vergleichbarer Software
• ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten
• Teamfähigkeit
• Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und Tools einzuarbeiten
• Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb und in Kooperation mit vielen verschiedenen Menschen zu diversen Themen den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
• verbindliches und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Regelanfrage nach § 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz: Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise).