Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Gremien, Erstellung von Sitzungsplänen und Qualitätskontrolle von Anträgen.
- Unternehmen: Eine angesehene Universität mit einem dynamischen und unterstützenden Umfeld.
- Vorteile: Attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten und ein inspirierendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden und herausfordernden Bereich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Universität und arbeite eng mit wichtigen Entscheidungsträgern zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung in Projektmanagement und exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben:
- Erstellung und Pflege von gremienübergreifenden Traktanden- und Sitzungsplänen
- Koordination der Abwicklung der Gremiengeschäfte
- Qualitätskontrolle von Anträgen und Überwachung von Fristen
- Protokollierung der Entscheidungsfindung
- Anpassung von Anträgen für die Folgegremien
- Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern, inklusive kantonalen Behörden
- Weiterentwicklung und Verbesserung von Gremienprozessen und -standards
Ihr Profil:
- Weiterbildung in Projektmanagement oder in einem relevanten Verwaltungs- oder Managementbereich ist erwünscht
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Koordination und Verwaltung von Gremien oder in vergleichbaren administrativen Funktionen, vorzugsweise im Bildungs- oder öffentlichen Sektor
- Erfahrung in der Arbeit mit hochrangigen Stakeholdern und in Entscheidungsprozessen
- Verständnis für formelle und informelle universitäre Strukturen und Prozesse
- Versierter Umgang mit Office-Management-Software (z.B. Microsoft Office, besonders Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
- Grundkenntnisse in Datenbankmanagement und digitalen Archivierungssystemen
- Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Starke Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
- Fähigkeit zur Priorisierung und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen unter Einhaltung von Fristen
- Hohe Kompetenz in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation auf Deutsch, weitere Sprachkenntnisse (z.B. Englisch) sind von Vorteil
Koordinator/-in universitäre Gremien (m/w/d) Arbeitgeber: University of St.Gallen
Die Universität St.Gallen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und inspirierenden Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert die Universität nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch die persönliche Entfaltung ihrer Angestellten. Hier haben Sie die Chance, aktiv zur Optimierung von Lehr- und Lernprozessen beizutragen und Teil einer innovativen Gemeinschaft zu sein.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Koordinator/-in universitäre Gremien (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei University of St.Gallen
Wenn du auf der Website von University of St.Gallen stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Koordinator/-in universitäre Gremien (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei University of St.Gallen erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei University of St.Gallen vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
