Auf einen Blick
- Aufgaben: Selbständige Administration für ein Professorenteam und Unterstützung bei Projekten.
- Unternehmen: Die Universität Zürich, die grösste Universität der Schweiz mit einem inspirierenden Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Attraktive Anstellung in einem dynamischen Umfeld mit Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Teamorientierte Atmosphäre mit vielen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Bildung und Forschung an einer renommierten Institution.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Administration und Buchhaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein.
Aufgaben
- Selbständige Erledigung der Administration für eine Professorin sowie deren Team von 5-8 wissenschaftlichen Mitarbeitenden
- Komplexe Korrespondenz, Übersetzungen, Berichte und Protokollführung in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei vertragsbezogenen und formellen administrativen Prozessen
- Verarbeitung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen
- Zahlungsaufträge, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen
- Verbuchungs- und Budgetkontrolle
- Verwalten von verschiedenen komplexen Nationalfonds-, EU- und Drittmittelprojekten
- Administrative Unterstützung in der Lehre
- Organisation von Reisen, Konferenzen, Seminaren und Tagungen
- Administrative Betreuung in- und ausländischer wissenschaftlicher Gäste
- Materialverwaltung und -bestellungen
- Nachführen von Datenbanken, Pflege der Webseite
- Stellvertretung von Kolleginnen und Kollegen bei deren Abwesenheit
Profil
- Kaufmännische Grundausbildung, sehr gute Allgemeinbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Administration und Buchhaltung
- Idealerweise Erfahrung in einem juristischen oder vertragsnahen Umfeld (z. B. als Anwaltsassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion)
- Sicherheit und Freude im Umgang mit Verträgen, formellen Dokumenten und administrativen Prozessen
- Stilistisch einwandfreies Deutsch und ausgezeichnete Englischkenntnisse (B2 oder C1) in Wort und Schrift
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office-Palette, CMS etc.)
- Eigenverantwortliche, belastbare, zuverlässige und initiative Persönlichkeit
- Äusserst kooperationsfähig, dienstleistungs- und teamorientiert
- Effiziente Arbeitsorganisation, sehr gute Prioritätensetzung
- Interesse an wirtschaftswissenschaftlichen Themen
- Freude an der Zusammenarbeit mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern
Administrative/r Assistent/in 40 % Arbeitgeber: University Of Zurich
Die Universität Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung bietet. Mit einer Vielzahl von Entwicklungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Teamarbeit und Kooperation fördert die UZH eine positive Arbeitskultur, die sowohl persönliche als auch berufliche Entfaltung unterstützt. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, an bedeutenden wissenschaftlichen Projekten mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative/r Assistent/in 40 % erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrative/r Assistent/in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Universität Zürich.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der UZH. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür öffnen. Wir alle wissen, dass Kontakte oft den Unterschied machen!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Universität und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen in der Administration und Buchhaltung zur Stelle passen. Zeig, dass du die richtige Person für das Team bist!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute gelangt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und vielleicht bald im Team willkommen zu heißen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative/r Assistent/in 40 % mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Betone deine Erfahrungen!:Hebe deine relevanten Erfahrungen in der Administration und Buchhaltung hervor. Zeig uns, wie du komplexe Aufgaben gemeistert hast und welche Fähigkeiten du mitbringst, die perfekt zu den Anforderungen passen.
Achte auf die Details!:Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Überprüfe Grammatik und Rechtschreibung, besonders wenn du in Deutsch und Englisch kommunizierst. Ein sauberer Auftritt zeigt, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Unterlagen schnell und unkompliziert bei uns ankommen. Lass uns gemeinsam durchstarten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei University Of Zurich vorbereitet
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Schau dir die spezifischen Aufgaben an, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit erfolgreich gemeistert hast.
✨Sprich die Sprache der UZH
Da die Universität Zürich ein internationales Umfeld hat, ist es wichtig, sowohl in Deutsch als auch in Englisch sicher zu kommunizieren. Übe, deine Antworten in beiden Sprachen zu formulieren, insbesondere wenn es um komplexe Themen wie Verträge oder administrative Prozesse geht.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Die Stelle erfordert enge Zusammenarbeit mit einem Team von wissenschaftlichen Mitarbeitenden. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und deine Dienstleistungsorientierung unter Beweis stellen. Zeige, dass du nicht nur eigenverantwortlich arbeiten kannst, sondern auch ein wertvolles Teammitglied bist.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du immer nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig wichtige Informationen darüber, wie es weitergeht. Eine gute Frage könnte sein: 'Wie sieht der weitere Verlauf des Auswahlprozesses aus?'
