Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Direktion Finanzen bei Gremienmanagement und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Die Universität Zürich, die größte Universität der Schweiz, bietet ein inspirierendes Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, modernes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit vielen Kontakten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte zentrale Prozesse einer der größten Universitäten Europas aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in vergleichbaren Bereichen erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein.
Aufgaben
- Gremienmanagement und Geschäftsvorbereitung
- Koordination, Qualitätssicherung und fristgerechte Einreichung von Geschäften der Direktion Finanzen für Universitätsleitung, Universitätsrat und weitere zentrale Gremien
- Sicherstellung eines reibungslosen Gremienmanagements inklusive Einforderung, Prüfung und Qualitätssicherung von Entscheidungsgrundlagen
- Direktionssupport und Administration
- Organisation und Koordination von Jour fixes, Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen der Direktion Finanzen
- Sicherstellung eines effizienten Termin-, Dokumenten-, Freigabe- und Pendenzenmanagements sowie Unterstützung administrativer Abläufe
- Qualitätssicherung und Weiterentwicklung
- Unterstützung bei der Erstellung und Qualitätssicherung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Mitarbeit bei finanz- und organisationsbezogenen Fragestellungen sowie bei der Weiterentwicklung von Prozessen, Vorlagen und administrativen Abläufen
- Unterstützung des Stabs bei Sonderaufträgen und bereichsübergreifenden Koordinationsaufgaben
Profil
- Kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgabengebieten
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Sehr gute redaktionelle Fähigkeiten und stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
- Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge rasch zu erfassen und unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu koordinieren
- Hohe Dienstleistungsorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools
Worauf Sie sich freuen dürfen
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit grosser organisatorischer Breite
- Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Kontakten innerhalb zentraler Führungsgremien
- Die Möglichkeit, zentrale Prozesse und Geschäfte der Universität aktiv mitzugestalten
- Ein kollegiales und engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Moderne Arbeitsbedingungen und flexible Arbeitsformen
- Einen attraktiven Arbeitsplatz im Zentrum von Zürich
Warum diese Stelle besonders spannend ist
Diese Stelle bietet die seltene Gelegenheit, zentrale Entscheidungs- und Steuerungsprozesse einer der grössten Universitäten Europas aus nächster Nähe mitzugestalten. In einem dynamischen Umfeld mit vielfältigen Anspruchsgruppen übernehmen Sie eine wichtige Koordinations- und Drehscheibenfunktion, schaffen Transparenz, sorgen für Verbindlichkeit und leisten damit einen wesentlichen Beitrag zur Handlungsfähigkeit der Direktion Finanzen. Die Funktion verbindet organisatorisches Geschick mit einem breiten Einblick in die strategische Weiterentwicklung der Universität und bietet ein abwechslungsreiches Arbeitsfeld mit hoher Eigenverantwortung und grosser Wirkung.
Stabsassistenz Direktion Finanzen 80 - 100 % Arbeitgeber: University Of Zurich
Die Universität Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer Vielzahl von Weiterbildungsmöglichkeiten fördert die Universität das Wachstum ihrer Angestellten. Zudem profitieren Sie von der zentralen Lage in Zürich, die nicht nur eine hohe Lebensqualität bietet, sondern auch ein inspirierendes Umfeld für innovative Ideen schafft.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei University Of Zurich
Wenn du auf der Website von University Of Zurich stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Stabsassistenz Direktion Finanzen 80 - 100 % mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei University Of Zurich erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei University Of Zurich vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
