Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroablauf und sei die erste Anlaufstelle für Besucher.
- Unternehmen: Renommierter Zulieferer in der Elektrobranche mit innovativer Unternehmenskultur.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, attraktive Vergütung und regelmäßige Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Karrieremöglichkeiten in einem kollegialen und familienfreundlichen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute MS Office Kenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Unser Kunde ist ein renommierter, innovativer und zentraler Zulieferer für die Elektrobranche.
Aufgabenstellung
- Administrative Organisation vor Ort
- Sicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Büroablaufs am Produktionsstandort
- Verwaltung von Unterlagen, Dokumenten und Ablagestrukturen
- Empfang & zentrale Anlaufstelle am Standort
- Verantwortung für den Empfangsbereich als erste Anlaufstelle am Produktionsstandort
- Sicherstellung eines jederzeit gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes des Empfangsbereichs
- Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern, Lieferanten und externen Partnern
- Koordination und Steuerung von Besuchsabläufen (Anmeldung, Information der Ansprechpartner, Begleitung bei Bedarf)
- Erste Anlaufstelle für organisatorische Themen am Standort und eigenständige Klärung bzw. Weiterleitung an die zuständigen Bereiche
- Dokumentenmanagement & Postbearbeitung vor Ort
- Entgegennahme von eingehenden Dokumenten (z. B. Rechnungen, Lieferscheine)
- Digitalisierung (Scannen) und strukturierte Ablage der Unterlagen
- Fristgerechte Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche (z. B. Finance, Einkauf)
- Standortorganisation & Meetingkoordination
- Vorbereitung von Besprechungsräumen (Belegung, Vorbereitung, Ordnung)
- Unterstützung bei der Durchführung von Meetings vor Ort (z. B. Bereitstellung von Getränken und Verpflegung bei externen Terminen)
- Operative Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen (z. B. Betriebsfeiern, Teamevents)
- Unterstützung der Fachbereiche (Zuarbeit)
- Administrative Unterstützung der zentralen Funktionen (Einkauf, HR, Finance, Büromanagement)
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Vorgängen nach Vorgabe
- Unterstützung bei administrativen Themen mit Standortbezug
- Koordination und Ausgabe von Arbeitskleidung am Standort
- Operative Unterstützung im Bereich Fuhrpark (Umsetzung vor Ort)
- Organisation und Koordination von Fahrzeugthemen am Standort
- Ausgabe und Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln sowie zugehörigen Karten (z. B. Tankkarten)
- Terminorganisation und Durchführung von Service-, Wartungs- und Prüfterminen
- Durchführung von Fahrzeugeinweisungen im Rahmen des Onboardings nach Vorgabe
- Organisation & Koordination infrastruktureller Themen am Standort
- Sicherstellung eines geordneten und funktionsfähigen Arbeitsumfelds im Büro- und Gemeinschaftsbereich
- Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker) bei Bedarf
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büro- und Verbrauchsmaterialien durch regelmäßige Bestandskontrolle sowie eigenständige Nachbestellung bzw. Abstimmung mit externen Dienstleistern
Bewerberprofil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement)
- Erfahrung im administrativen oder organisatorischen Umfeld
- Gute MS Office Kenntnisse, Grundverständnis für digitale Systeme
- Grundverständnis für administrative Abläufe (Dokumente, Ablage, Prozesse)
- Erfahrung im Umgang mit allgemeinen Büro- und Organisationsaufgaben
- Verständnis für strukturierte Arbeitsweise (Ordnung, Nachverfolgung, Priorisierung)
- Grundverständnis für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen (HR, Einkauf, Finance etc.)
- Fähigkeit, Informationen strukturiert weiterzugeben und Themen sauber zu übergeben
- Führerschein
- Souveränes und serviceorientiertes Auftreten als erste Anlaufstelle am Standort sowie ein professionelles Erscheinungsbild im täglichen Kontakt mit Besuchern und externen Partnern
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren
- Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten sowie Durchsetzungsfähigkeit im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
- Eigeninitiative
- Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld eigenständig Prioritäten zu setzen und pragmatische Lösungen zu finden
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse vorteilhaft
Unser Mandant bietet
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Intensive Einarbeitung
- Attraktive und leistungsgerechte Vergütung
- Wertebasierte Unternehmenskultur
- Kollegiales und familienfreundliches Umfeld
- Regelmäßige und gezielte Weiterbildungen
- Karrieremöglichkeiten
- Zusammenarbeit in einem internationalen dynamischen Team
Fokus der Position: Die Büroassistenz ist die zentrale administrative Anlaufstelle am Produktionsstandort und stellt den reibungslosen Ablauf aller organisatorischen Themen vor Ort sicher. Sie unterstützt die zentralen Fachbereiche durch operative Zuarbeit und fungiert als Schnittstelle zwischen Produktion und Verwaltung. Die Tätigkeit erfordert eine eigenständige Priorisierung der Aufgaben im Tagesgeschäft in Abstimmung mit der Leitung Büromanagement.
Kontakt
Frank André
Manager
VON GOTTBERG | EXECUTIVE SEARCH
Trakehner Straße 7-960487 Frankfurt / Germany
E-Mail: frank.andre@vongottberg.com
Büroassistent / Front Office Manager / Reception Manager (mwd) Arbeitgeber: Unser Mandant
Unser Mandant ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine unbefristete Anstellung in einem kollegialen und familienfreundlichen Umfeld bietet. Mit einer wertebasierten Unternehmenskultur und regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Die zentrale Lage des Produktionsstandorts ermöglicht zudem eine dynamische Zusammenarbeit in einem internationalen Team, was die Position als Büroassistent zu einer besonders attraktiven Wahl macht.
