Teamassistenz (m/w/d) mit KI Affinität in exlusiver Boutique Kanzlei

Das sind wir

Als exklusive Boutique Kanzlei, spezialisiert auf Rechts- und Steuerberatung, gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für eine anspruchsvolle Mandantschaft in Deutschland, der Schweiz und Liechtenstein. Seit unserer Gründung im Jahr 2011 stehen wir für höchste fachliche Qualität, Diskretion und eine konsequent digitale Arbeitsweise. Unser Team besteht aktuell aus acht Mitarbeitenden und arbeitet eng mit den Kanzleiinhabern Thorsten Klinkner und Adelheid Mertel-Klinkner zusammen.

Was uns auszeichnet:

• Wir verbinden hohe Leistungsorientierung mit einem wertschätzenden Miteinander.
• Eigenverantwortung, persönliches Wachstum und kontinuierliche Verbesserung sind feste Bestandteile unserer Unternehmenskultur.

Für unser weiteres Wachstum suchen wir eine Teamassistenz (m/w/d), die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen, Strukturen weiterzuentwickeln und in einem anspruchsvollen Umfeld einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Sie sind die erste Ansprechperson für eingehende Telefonate und repräsentieren die Kanzlei professionell und freundlich.
• Sie übernehmen die vorbereitende Buchhaltung sowie die Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWA).
• Sie pflegen und verwalten digitale Mandantenakten und stellen deren Vollständigkeit und Qualität sicher.
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und organisatorische Abläufe.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Betreuung und Bewirtung von Mandantenterminen.
• Sie arbeiten aktiv mit digitalen Workflows, Automatisierungen und KI-gestützten Tools zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Prozesse.
• Sie bringen eigene Ideen zur Optimierung von Abläufen ein und gestalten die Weiterentwicklung unseres Arbeitsumfeldes aktiv mit.

Ihr Profil

• Freundlichkeit
• Hohes Organisations- und Koordinationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• KI-Affinität und Offenheit für digitale Tools.
• Eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen, Daten und Fakten.
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Mac, macOS, iOS und Apple-Anwendungen.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
• Idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen sowie ein sicherer Umgang mit digitalen und KI-gestützten Arbeitsmitteln.
• Die Fähigkeit, Prioritäten auch in dynamischen Situationen sicher zu setzen.
• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung.
• Freude an persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung.
• Interesse an modernen Technologien, digitalen Prozessen und kontinuierlicher Verbesserung.
• Sie schätzen die Zusammenarbeit im Team vor Ort und fühlen sich in einem Büro-Umfeld besonders wohl.

Das bieten wir

• Eine verantwortungsvolle Position mit großem Gestaltungsspielraum.
• Direkte Zusammenarbeit mit den Kanzleiinhabern und kurze Entscheidungswege.
• Eine außergewöhnliche und anspruchsvolle Mandantschaft.
• Einen modernen digitalen Arbeitsplatz im Apple-Ökosystem.
• Den Einsatz moderner KI-Tools und digitaler Workflows.
• Monatliche Feedbackgespräche und eine offene, konstruktive Fehlerkultur.
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten mit Übernahme externer Fortbildungskosten.
• Zugang zu Fachliteratur, Büchern, Webinaren und einer digitalen Lern-Flatrate.
• Aktive Mitgestaltung von Prozessen, Strukturen und Arbeitsabläufen.
• Eine überdurchschnittliche Vergütung mit Entwicklungsperspektive.

So geht es weiter

Wenn Sie bisher hierher gelesen haben, und denken „Das passt ja ganz genau zu mir!“, dann sollten wir uns unbedingt Kennenlernen. So läuft unser Bewerbungsprozess ab:

• Bewerbung mit Lebenslauf, Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin.
• Kurzes Telefonat zum gegenseitigen Kennenlernen.
• Selbsteinschätzung der technischen Kompetenzen.
• Digitales Vorstellungsgespräch per Videokonferenz.
• Kennenlernen vor Ort inklusive Einblick in unsere Arbeitsweise und Austausch mit dem Team.
• Schnelle Rückmeldung nach jedem Prozessschritt – in der Regel innerhalb von 24 Stunden (werktags).

Sie wollen auch mit einem guten Gefühl und mit Vorfreude auf das, was kommt und auf das, was Sie persönlich gestalten und durch Ihren Einsatz erreichen können, jeden Morgen in den Tag starten? Dann lassen Sie uns herausfinden, wie viele Ausrufezeichen wir miteinander finden.

Herzliche Grüße
Adelheid Mertel-Klinkner
UnternehmerKompositionen Rechtsberatungsgesellschaft und Steuerberatungsgesellschaft mbH
Am Meerkamp
Meerbusch