Assistent*in / Sekretär*in (m/w/d) in Vollzeit 40h

Als Dienstleister auf höchstem Niveau gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für unsere exklusive Mandantschaft in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Unsere Boutique-Kanzlei mit aktuell sieben Mitarbeitenden wurde im Jahr 2011 gegründet. Beide Gründer sind aktiver Teil des Unternehmens und sorgen maßgeblich für die Firmenkultur und die gelebten Werte. Sie finden bei uns eine hohe Leistungsorientierung, gekoppelt mit wertschätzender Menschlichkeit. Beides wird erwartet, gefordert und gefördert.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business.
• Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen Aufgaben.
• Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechpartnerin am Telefon bei eingehenden Anfragen.
• Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich.
• Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandantenakten sicher und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare.
• Sie unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.
• Sie haben bereits mehr als 5 Jahre Erfahrung im Team- und/oder im Lead-Management gesammelt und arbeiten technisch und sozial auf höchstem Niveau.
• Sie haben fundierte Kenntnisse im Umgang mit Mac, macOS, iOS und Apple-Anwendungen.
• Sie haben hervorragende Kenntnisse mit den M365-Tools Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Idealerweise auch mit CRM-Systemen und der datensensiblen Nutzung von KI in Ihrem Arbeitsalltag.
• Sie bringen eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen, Daten und Fakten mit und haben ein analytisches Denkvermögen, mit sehr hohem Organisations- und Koordinationstalent.
• Sie arbeiten außerordentlich eigenständig und serviceorientiert, sind belastbar und absolut versiert darin, Prioritäten auch in sehr dynamischen Situationen richtig zu setzen.
• Alle an Sie übergebenen Aufgaben und Termine haben und behalten Sie vollkommen eigenständig im Blick und lösen die Themen.
• Sie sind bereit, bei Mehrarbeit die Dinge selbstverständlich und mit Bravour zu Ende zu bringen und sich auch am Abend oder an Wochenenden fortzubilden, weil es dazu gehört und Lernen (Wachsen) Ihnen Freude macht.
• Der Drang nach ständiger Verbesserung gehört zu Ihrem Wesen und macht Ihnen Freude.
• Sie arbeiten lieber im Büro als im Homeoffice.

Was wir bieten

• Viel echte Verantwortung, ständig neue, spannende Herausforderungen in einem sich stark verändernden und wachsenden Umfeld.
• Eine herausfordernde und sehr besondere Mandantschaft, die ein hohes Fingerspitzengefühl und außerordentliche Diskretion erfordert.
• Zahlreiche aktive Veränderungsmöglichkeiten des eigenen Arbeitsumfeldes, in Richtung KVP, mit dem Blick auf Struktur und Systeme.
• Verlässliches Feedback mind. 1 Mal monatlich und eine konstruktive Fehlerkultur.
• Weiterbildung in allen Facetten der eigenen Aufgaben als zwingendes MUSS.
• Übernahme (fast) aller externen Weiterbildungen der relevanten Themenbereiche.
• Eine überdurchschnittliche Vergütung ab dem 4. Monat (nach der Probezeit).

So geht es weiter

• Kontaktaufnahme: Sie melden sich bei uns mit Ihrer Bewerbung, inkl. Jahresbrutto-Gehaltsvorstellung sowie mit Ihrer Verfügbarkeit.
• Kurztelefonat zum Abklären einiger Themen (ca. 5 Minuten).
• Selbst-Einschätzungsbogen zu Ihren aktuellen technischen Kompetenzen.
• Digitales Vorstellungsgespräch per Videokonferenz (ca. 30-45 Minuten).
• „Schnuppertag“ in unseren Räumen (ca. 3-4 Stunden), bei dem Sie vollwertige Arbeitsgeräte erhalten und sowohl am Mac als auch in einigen Rollenspielen Ihre technischen und sozialen Fähigkeiten unter Beweis stellen dürfen.
• Bitte um Feedback zum Bewerbungsprozess.

Sie wollen auch mit einem guten Gefühl und mit Vorfreude auf das, was kommt, und auf das, was Sie persönlich gestalten und durch Ihren Einsatz erreichen können, jeden Morgen in den Tag starten? Dann lassen Sie uns herausfinden, wie viele Ausrufezeichen wir miteinander finden.

Herzliche Grüße, Adelheid Mertel-Klinkner