Assistant to the executive Board (m/w/d)

Über uns

UnternehmerTUM ist Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation. Wir begleiten Gründer:innen, Unternehmen und Talente auf ihrem Weg von der Idee zum Markt und fördern einen positiven Impact für Mensch und Umwelt. Rund 350 Menschen arbeiten hier täglich daran, Ideen in Wirkung zu verwandeln: für Startups, Konzerne und die Gesellschaft.

Unser Executive Board bewegt sich in einem Tempo, das eine außergewöhnliche Unterstützung verlangt. Genau die suchen wir jetzt.

Deine Aufgaben

• Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board: E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon - du bist die erste Instanz.
• Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt.
• Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei.
• Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis: Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up.
• Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren.
• Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen: Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk.
• Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft - Datenpflege in Salesforce inklusive.
• Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau: Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen - du organisierst alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht.
• Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich.
• Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind: Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung - du optimierst den Ablauf.
• Du bringst Keynotes auf die Bühne: Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination.
• Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media: Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare.
• Du machst KI zum Hebel des Boards: Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium.
• 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level oder in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Exzellentes Deutsch (mind. C1) und sehr gutes Englisch.
• Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce-Kenntnisse sind ein Plus.
• Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit Entscheidungsträger:innen kommuniziert.
• Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI-Tools souverän.

Deine Vorteile

• Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes.
• Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung.
• Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt «MakerSpace».
• Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice-Möglichkeit ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.
• Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss.
• Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.).
• Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote).

Vielfalt ist uns wichtig: Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.