Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unsere Geschäftsführer bei Terminen, Meetings und Präsentationen.
- Arbeitgeber: Werde Teil der appliedAI Initiative, die Europas Industrie im KI-Zeitalter transformiert.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Zugang zu neuesten Technologien und zahlreiche Teamevents warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der KI mit und arbeite in einem dynamischen, innovativen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar, Erfahrung in der Assistenz von C-Level Executives erforderlich.
- Andere Informationen: Möglichkeit zur Weiterbildung und ein Mobilitätsbudget sind ebenfalls inklusive.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die appliedAI Initiative unterstützt die europäische Industrie dabei, das KI-Zeitalter mitzugestalten und so eine lebenswerte Zukunft zu schaffen. Durch unser Ökosystem aus starken Partnern, umfassenden Programmen, Dienstleistungen und Lösungen bringen wir Unternehmen auf ihrer KI-Reise ganzheitlich voran. Mit unserem einzigartig diversen, interdisziplinären und engagierten Team bauen wir auf tiefes technisches Fachwissen und spezialisieren uns gleichzeitig auf die Anwendbarkeit der Lösungen. Wir teilen ein Mindset der Zusammenarbeit und Offenheit mit unserem Ökosystem aus führenden Unternehmen und Technologieakteuren. Unser gemeinsames Ziel ist es, die europäische Landschaft zu stärken und gemeinsam einzigartiges Wissen für die Anwendung vertrauenswürdiger KI zu schaffen.
Wir suchen Dich als (Senior) Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung von Frauke Goll, unserer Geschäftsführerin des appliedAI Institute for Europe gGmbH, und Andreas Liebl, unserem Geschäftsführer der appliedAI Initiative GmbH, in ihren täglichen Aufgaben. Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, in einem anspruchsvollen und innovativen Umfeld zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Werde Teil unseres Teams und trage dazu bei, Europas Industrie im Zeitalter der KI wettbewerbsfähig zu machen.
- Effektive Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführer, einschließlich Planung von Meetings und Reisen
- Organisation und Koordination von internen und externen Reden und Terminen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und Protokollen
- Koordination von Besprechungen, einschließlich Teilnehmermanagement, Materialvorbereitung, Raumeinrichtung und Problemlösung
- Unterstützung des Chief of Staff (m/f/x) in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten
- Abstimmung von Vortrags-Engagements einschließlich Terminkoordination, Angebots- und Rechnungsstellung
- Pflege von Kontaktdaten im CRM System
- Unterstützung bei operativen Sonderthemen sowie die Möglichkeit, Ideen zur Verbesserung der täglichen und laufenden Arbeit der Geschäftsführer einzubringen
Dein Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Assistenz von C-Level Executives
- Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Verbindlichkeit
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (wir nutzen hauptsächlich MS Office)
- Eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Engagement
- Liebe zum Detail mit der Fähigkeit, Gründlichkeit und Genauigkeit zu erreichen
- Du kommunizierst verhandlungssicher auf Deutsch und Englisch
- Bereitschaft und Motivation, in einem dynamischen und sich schnell verändernden Umfeld zu arbeiten
Deine Vorteile:
- Ein hoch qualifiziertes und motiviertes Team aus ~120 Personen ist auf dem Weg, die europäische KI Landschaft zu verändern.
- Flexibler Arbeitsort: Wahlmöglichkeit zwischen unseren neuen Offices im Innovation Park Artificial Intelligence (IPAI) in Heilbronn sowie umfangreichen Home-Office-Möglichkeiten
- Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Projekten und die Entwicklung neuer, origineller Inhalte zu gestalten, die auf den neuesten Entwicklungen in der KI und ihrer Anwendung in Unternehmen basieren.
- Zugang zu den neuesten Technologien sowie Budget für Weiterbildungen.
- Einfluss und Verantwortung bei der Skalierung unserer Organisation zu einer Leuchtturminitiative für Europa, die die Zukunft unserer Wirtschaft verändert.
- Diverse weitere Benefits, wie z.B. Mobilitätsbudget, JobRad, Teamevents und die Sportmitgliedschaft Egym Wellpass.
(Senior) Executive Assistant (m/f/x) -30h/week Heilbronn Heilbronn Arbeitgeber: UnternehmerTUM GmbH
Kontaktperson:
UnternehmerTUM GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: (Senior) Executive Assistant (m/f/x) -30h/week Heilbronn Heilbronn
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die appliedAI Initiative zu sammeln. Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern, um einen Einblick in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Executive Assistant zu erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen in der Assistenz von C-Level Executives konkret darlegen kannst. Überlege dir Beispiele, die deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Bereich Künstliche Intelligenz. Zeige im Gespräch, dass du ein Interesse an der Branche hast und bereit bist, dich in neue Themen einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und bringe eigene Ideen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe mit. Dies zeigt nicht nur dein Engagement, sondern auch deine Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu denken und zu handeln.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: (Senior) Executive Assistant (m/f/x) -30h/week Heilbronn Heilbronn
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des Unternehmens passen.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die appliedAI Initiative zugeschnitten ist. Betone deine Erfahrungen in der Assistenz von C-Level Executives und deine Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: In deinem Lebenslauf solltest du relevante berufliche Stationen und Erfolge hervorheben, die deine Eignung für die Position als (Senior) Executive Assistant unterstreichen. Achte darauf, konkrete Beispiele für deine Organisationsfähigkeiten und Teamarbeit zu geben.
Prüfe auf Fehler: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Eine fehlerfreie Bewerbung zeigt Professionalität und Sorgfalt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei UnternehmerTUM GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als (Senior) Executive Assistant übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Herausforderungen gemeistert hast.
✨Kenntnis der digitalen Tools
Da das Unternehmen hauptsächlich MS Office nutzt, solltest du sicherstellen, dass du mit diesen Programmen vertraut bist. Bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in der Nutzung dieser Tools zu demonstrieren.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikations- und Teamfähigkeit zu erläutern. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern zusammengearbeitet hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst, die auf die Werte und das Mindset des Unternehmens abzielen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Zusammenarbeit im Team.
