Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere den Informationsfluss und koordiniere Meetings für das Executive Board.
- Unternehmen: UnternehmerTUM, Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation.
- Vorteile: Großzügiges Fortbildungsbudget, flexible Arbeitszeiten und Zugang zu Hightech-Werkstätten.
- Weitere Informationen: Vielfalt ist uns wichtig – wir ermutigen alle qualifizierten Personen zur Bewerbung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit und unterstütze innovative Projekte in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium und 2-3 Jahre Erfahrung in einer Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 59400 - 72600 € pro Jahr.
Über uns UnternehmerTUM ist Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation. Wir begleiten Gründer:innen, Unternehmen und Talente auf ihrem Weg von der Idee zum Markt und fördern einen positiven Impact für Mensch und Umwelt. Rund 350 Menschen arbeiten hier täglich daran, Ideen in Wirkung zu verwandeln: für Startups, Konzerne und die Gesellschaft.
Unser Executive Board bewegt sich in einem Tempo, das eine außergewöhnliche Unterstützung verlangt. Genau die suchen wir jetzt.
Deine Aufgaben
- Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon – du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt.
- Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei.
- Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis. Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up.
- Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren.
- Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen. Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk.
- Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner‑Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft – Datenpflege in Salesforce inklusive.
- Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau. Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen – du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht.
- Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich.
- Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind. Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung – du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt.
- Du bringst Keynotes auf die Bühne. Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination – du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf.
- Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media. Themenplanung, Posting‑Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe.
- Du machst KI zum Hebel des Boards. Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht.
- Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar.
Dein Profil
- Abgeschlossenes Hochschulstudium.
- 2–3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level oder einem schnell wachsenden Unternehmen.
- Exzellentes Deutsch (mind. C1) und sehr gutes Englisch – du wechselst mühelos, auch wenn es mal schnell gehen muss.
- Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise.
- Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce-Kenntnisse und Circular sind ein Plus.
- Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit Entscheidungsträger:innen kommuniziert.
- Du antizipierst, bevor jemand fragt und löst, bevor es ein Problem wird.
- Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI-Tools souverän, hast Freude daran, dich fortlaufend in neue Anwendungen einzuarbeiten, und setzt sie gezielt ein, um Qualität und Tempo zu steigern.
Deine Vorteile
- Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes.
- Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung.
- Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt “MakerSpace”.
- Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice-Möglichkeit ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.
- Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss.
- Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.).
- Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote).
Vielfalt ist uns wichtig
Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.
Kontakt
Peter Drews, Senior Talent Acquisition Manager UnternehmerTUM GmbH Lichtenbergstraße 6, 85748 Garching/München
Deputy Chief of Staff (m/w/d) Arbeitgeber: UnternehmerTUM
Die UnternehmerTUM Projekt GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, an innovativen Projekten in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Hier profitierst du von einer offenen und kreativen Unternehmenskultur, die Eigeninitiative und Verantwortung fördert, sowie von exzellenten Vernetzungsmöglichkeiten in der Gründer- und Start-up-Szene. Zudem erhältst du die Chance, deine Fähigkeiten in interdisziplinären Teams weiterzuentwickeln und an zukunftsweisenden Technologien wie KI und Robotics zu arbeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Deputy Chief of Staff (m/w/d) erhalten könntest
✨Mach dich sichtbar: Startups lieben Personality!
In der Startup-Welt geht es oft um die Menschen hinter den Ideen. Zeig deine Persönlichkeit und deine Leidenschaft! Teil an Communities wie Meetup oder LinkedIn-Gruppen über Startups zu nehmen und dort deine Ideen zu teilen, kann dazu beitragen, dass du auffällst.
✨Networking mit dem Gründergeist
Besuche lokale Startup-Events oder Pitch-Wettbewerbe in deiner Umgebung. Dort hast du die Chance, direkt mit Gründern und anderen Talenten in Kontakt zu treten. Diese informellen Gespräche können oft der Schlüssel zu einem Job bei Unternehmen wie UnternehmerTUM sein.
✨Praktische Skills zeigen!
Startups suchen oft nach vielfältigen Fähigkeiten. Überlege, wie du in deinem aktuellen Job oder beim Studium Projektarbeiten oder Nebenjobs so gestalten kannst, dass sie relevante Fähigkeiten widerspiegeln. Zeig in deinem Bewerbungsgespräch konkrete Beispiele von Erfolgen und Lernerfahrungen!
✨Nutze unsere Plattform!
Du kannst dich einfach über unsere Webseite bei UnternehmerTUM bewerben! Wir halten alle Infos aktuell, um dir den Bewerbungsprozess zu erleichtern. Also, geh die nächsten Schritte und zeig, was du drauf hast!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Deputy Chief of Staff (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:In Startups sind wir ständig dabei, neue Wege zu gehen, also sei kreativ! Verwende deine Bewerbung, um zu zeigen, warum du genau bei UnternehmerTUM im Bereich Deputy Chief of Staff (m/w/d) arbeiten möchtest. Sei authentisch und lass deine Persönlichkeit durchscheinen – Startups schätzen unkonventionelle Ansätze!
Fokus auf deine Vielseitigkeit:Startups suchen oft nach vielseitigen Talenten, die in verschiedenen Bereichen unterstützen können. Betone also in deinem Lebenslauf oder CV deine breiten Fähigkeiten und Erfahrungen. Hast du an Projekten gearbeitet, die über deine Kernkompetenzen hinausgehen? Zeig das!
Überarbeite deine Motivation:In einem Startup geht es nicht nur um Qualifikationen, sondern auch um Motivation. In deinem Anschreiben ist es wichtig, deinen Enthusiasmus für UnternehmerTUM zu zeigen. Erkläre, was dich an der Vision und Kultur des Unternehmens inspiriert und warum du denkst, dass du einen Unterschied machen kannst.
Wachstumspotenzial betonen:In einem Vollzeitjob in einem Startup sind Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit entscheidend. Mache deutlich, dass du bereit bist, mitzuwachsen und neue Fähigkeiten zu erlernen. Teile vielleicht Erfahrungen oder Beispiele, wo du dich schnell in neue Themen eingearbeitet hast – das bringt dich definitiv einen Schritt näher zur Einladung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei UnternehmerTUM vorbereitet
✨Sei bereit für Flexibilität
In Startups dreht sich alles um Anpassungsfähigkeit und kreative Problemlösungen. Erwarte, dass Fragen zu deiner Fähigkeit kommen, auf Veränderungen schnell zu reagieren. Bereite dir Beispiele vor, wo du in der Vergangenheit flexibel warst und mit unerwarteten Herausforderungen umgegangen bist.
✨Zeige deine Passion für das Start-up-Ökosystem
Startups suchen oft nach Menschen, die wirklich für ihre Mission brennen. Informiere dich über die Branche, in der UnternehmerTUM tätig ist, und sprich über Trends und Entwicklungen, die dich begeistern. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch, dass du dir Mühe gegeben hast, die Vision des Unternehmens zu verstehen.
✨Bereite Impulse für die Zusammenarbeit vor
In einem Vollzeit-Setup erwarten Sie, dass du nicht nur ein Teamplayer bist, sondern auch proaktiv Ideen einbringst. Überlege dir, wie du bereits in der Vergangenheit innovative Lösungen innerhalb eines Teams entwickelt hast und sei bereit, diese Gedanken zu teilen, um zu zeigen, dass du aktiv zum Team beitragen kannst.
✨Bring deinen Lebenslauf zum Leben
Statt nur über deinen Lebenslauf zu reden, bringe konkrete Erfahrungen und Projekte mit, die deine Eignung für die Rolle unter Beweis stellen. Erzähle Geschichten über herausfordernde Situationen in deinen früheren Tätigkeiten, die zeigen, dass du in einem dynamischen Umfeld erfolgreich arbeiten kannst und wie du zu Ergebnissen gekommen bist.
