Operations Associate m/w/d

Erforschen Sie Ihre nächste Gelegenheit bei einem Fortune Global 500-Unternehmen. Stellen Sie sich innovative Möglichkeiten vor, erleben Sie unsere lohnende Kultur und arbeiten Sie mit talentierten Teams, die Ihnen helfen, jeden Tag besser zu werden. Wir wissen, was es braucht, um UPS in die Zukunft zu führen – Menschen mit einer einzigartigen Kombination aus Fähigkeiten und Leidenschaft. Wenn Sie die Eigenschaften und den Antrieb haben, sich selbst oder Teams zu führen, gibt es Rollen, die bereit sind, Ihre Fähigkeiten zu fördern und Sie auf die nächste Stufe zu bringen.

Stellenbeschreibung:

Die Hauptfunktion besteht darin, sowohl die Import- als auch die Exportprozesse zu unterstützen.

• Import: Informationen sammeln, die erforderlich sind, um alle Sendungen innerhalb der gewünschten Transitzeit abzurufen und zu liefern. Kommunikation mit allen Abteilungen zur Verfolgung von Sendungen. Überprüfen und sicherstellen, dass alle Sendungen pünktlich geliefert wurden und Abweichungen melden. Benachrichtigung über die Lieferung intern und an die Markenbüros im Ausland. Sicherstellen, dass der richtige Arbeitsablauf eingehalten wird und die Auftragsakten entsprechend für Aufzeichnungszwecke geschlossen werden. Ablage und Verwaltung innerhalb der Abteilung. Dateneingabe mit hauseigenen Systemen.
• Export: Koordination mit allen beteiligten Interessengruppen, um einen reibungslosen Exportprozess sicherzustellen. Vorbereitung der Exportunterlagen und Versendung von Vorabbenachrichtigungen an ausländische Markenfilialen und -agenten.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Sicherstellung der Einhaltung operativer Aufgaben gemäß globalen Prozessen und Verfahren.
• Sicherstellen, dass alle wiederhergestellten Sendungen zum Zeitpunkt des Eintreffens über Webscan empfangen und mit dem Manifest überprüft werden – Bestätigung der richtigen Stückzahlen und Gewichte.
• Wiederauffüllung von Sendungen nach Bedarf basierend auf Temperaturanforderungen und entsprechende Aufzeichnung im System.
• Proaktive Überwachung sowohl der Import- als auch der Exportsendungen, laufende Abholungen und Lieferungen.
• Verwaltung des Importprozesses mit dem von Marken benannten Broker. Vorbereitung der Importunterlagen. Überprüfung der im Lager erhaltenen Sendungen und Sicherstellung, dass sie korrekt behandelt werden, basierend auf Temperatur, Lieferdatum und speziellen Handlungsanweisungen.
• Tägliche Überwachung des Betriebs-Postfachs: Verwaltung von Anfragen, Anfragen und Problemen. Verteilung von Anfragen, Anfragen und Problemen innerhalb des Teams und/oder Eskalation an den Vorgesetzten.
• Erstellung von Vorabbenachrichtigungen an andere Markenfilialen und -agenten basierend auf dem Standort – Sicherstellen, dass alle Stücke ausgecheckt und manifestiert sind.
• Unterstützung bei der ordnungsgemäßen Vorbereitung von temperaturkontrollierten Verpackungen.
• Erstellung von Flugplänen für Sendungen und Sicherstellung, dass die Flugpläne korrekt in das Transportmanagementsystem eingegeben werden.
• Vorbereitung der Exportunterlagen und Koordination der Exporte mit allen beteiligten Interessengruppen: Fluggesellschaften, Abfertigungsagenten, Broker, ausländische Markenbüros und -agenten.
• Überwachung und Verwaltung täglicher operativer KPIs (POB, POD, OTP,…).
• Berichterstattung über Probleme an das Management.
• Verwaltung von „On Hold“ und „Nicht OK zu senden“-Sendungen gemäß den Verfahren.
• Vervollständigung der GxP-Dokumentationsprotokolle.
• Unterstützung des Teams bei kontinuierlichen Verbesserungsprojekten.
• Koordination zwischen Betrieb und Versand/Transport.
• Unterstützung beim Versand und der Tenderung von Sendungen an Fluggesellschaften sowie der Abholung.
• Sauberkeit und Organisation des Lagers sicherstellen.
• Überprüfung der entsprechenden Dokumentation, Etikettierung und Kennzeichnung, die mit jeder Sendung enthalten sind.
• Kommunikation mit anderen Markenbüros und ausländischen Agenten.
• Verfolgung von Ankünften/Abflügen und Nachverfolgung nationaler Lieferungen.
• Überwachung der Rücksendung von harten Nachweisen über die Lieferung und Ablage. Bestätigung, dass alle Nachweise über die Lieferung in Maestro eingegeben wurden und Bereitstellung der Lieferinformationen an den Kundenservice und das Markenbüro im Ausland.
• Verantwortung für die Ausführung anderer erforderlicher Aufgaben zur Unterstützung des Operationsteams bei der Erledigung täglicher Aufgaben.

Allgemein:

• Telefon- und E-Mail-Kommunikation.
• MS Office: Word/Excel/PowerPoint.
• Zusammenarbeit mit: Kundenservice, Transport, Exporte, Importe, Markenbüros und -agenten.
• Immer alle Unternehmensrichtlinien einhalten.
• Übernahme anderer angemessener Aufgaben auf Anfrage des Linienmanagers oder Filialleiters.

Arbeitnehmertyp: Befristet (Befristet)

UPS verpflichtet sich, einen Arbeitsplatz frei von Diskriminierung, Belästigung und Vergeltungsmaßnahmen zu bieten.