Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro, unterstütze das Management und koordiniere HR- und IT-Angelegenheiten.
- Unternehmen: Internationales Versandunternehmen mit stabiler und kollaborativer Unternehmenskultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, jährlicher Bonus, 24 Tage Urlaub und langfristige Karriereentwicklung.
- Weitere Informationen: Fließende Englisch- und Französischkenntnisse sind erforderlich.
- Warum dieser Job: Erhalte Einblicke in die Schifffahrtsbranche und wachse in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung und starke organisatorische Fähigkeiten.
Unser Kunde ist ein etabliertes internationales Schifffahrtsunternehmen mit Hauptsitz in Genf, das etwa 60 Mitarbeiter beschäftigt und in Europa, dem Nahen Osten, Asien, Afrika, Australien und Amerika tätig ist. Das Unternehmen ist bekannt für seine langfristige Mitarbeiterbindung, eine unternehmerische Kultur und das Engagement für die interne Karriereentwicklung. Viele Mitarbeiter sind seit mehr als einem Jahrzehnt im Unternehmen, was auf ein stabiles und kollaboratives Arbeitsumfeld hinweist.
Wir suchen einen proaktiven und hochorganisierten Office & Administration Coordinator, der unser Büro in Genf verstärkt. Diese Position ist breit gefächert und befindet sich im Herzen des Unternehmens, kombiniert Büromanagement, Unterstützung der Geschäftsführung, HR-Administration, IT-Koordination und Unternehmensadministration. Der erfolgreiche Kandidat wird den reibungslosen Ablauf des Büros in Genf sicherstellen und als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten und lokale Behörden fungieren.
Die Rolle bietet bedeutende Einblicke in die Schifffahrtsbranche und hervorragende Möglichkeiten für berufliches Wachstum und zunehmende Verantwortung im Laufe der Zeit.
Verantwortlichkeiten- Büromanagement & Administration
- Verwaltung des täglichen Betriebs des Büros in Genf
- Begrüßung von Besuchern und externen Interessengruppen
- Bearbeitung eingehender Anrufe und allgemeiner Korrespondenz
- Koordination von Büromaterialien und Dienstleistern
- Verwaltung von Bürokosten und Rechnungen
- Überwachung der Beziehungen zur Hausverwaltung und externen Auftragnehmern
- Koordination von Post- und Kurierdiensten, einschließlich DHL und Einschreiben
- Sicherstellung, dass die Büroeinrichtungen auf einem hohen Standard gehalten werden
- Unterstützung der Geschäftsführung & Teams
- Administrative Unterstützung für das obere Management
- Organisation von Geschäftsreisen, Unterkünften und Reiseplänen
- Koordination von Besprechungen und Besuchszeitplänen
- Vorbereitung von Korrespondenz, Briefen und Unternehmensdokumenten
- Unterstützung bei internen Projekten und ad-hoc administrativen Anfragen
- HR-Administration
- Erster Ansprechpartner für HR-bezogene administrative Angelegenheiten
- Koordination von Urlaubsaufzeichnungen und Abwesenheitsverfolgung
- Unterstützung bei der Einarbeitung und allgemeinen Mitarbeiteradministration
- Unterstützung bei HR-Dokumentation und -Datenmanagement
- IT-Koordination
- Lokaler Ansprechpartner für IT-bezogene Angelegenheiten
- Koordination mit dem Gruppen-IT-Manager und externen Anbietern
- Unterstützung von Büroausstattung, Telefonie und Benutzeradministration
- Förderung der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien und Best Practices
- Unternehmens- & Regulierungsadministration
- Kontakt zu lokalen Behörden und öffentlichen Organisationen bei Bedarf
- Koordination der Interaktionen mit dem Handelsregister und anderen Verwaltungsbehörden
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Einreichung von Unternehmensdokumenten
- Unterstützung der Einhaltung lokaler administrativer Anforderungen
- Unterstützung bei Versanddokumentationen
- Unterstützung der operativen Teams bei administrativen Versanddokumentationen
- Führung genauer Aufzeichnungen und Ablagesysteme
- Sicherstellung, dass Dokumentenreferenzen und unterstützende Unterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden
- Unterstützung der Teams bei der Handhabung von Dokumentationen, bei denen Genauigkeit und Detailgenauigkeit entscheidend sind
- 5+ Jahre Erfahrung in der Büroadministration, der Unterstützung der Geschäftsführung, im Büromanagement oder in einer ähnlichen Rolle
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und starke Detailgenauigkeit
- Komfortabel im Umgang mit mehreren Prioritäten in einem schnelllebigen internationalen Umfeld
- Starke administrative und koordinative Fähigkeiten
- Interesse an Technologie und Fähigkeit zur Koordination von IT-bezogenen Angelegenheiten
- Professionelles, serviceorientiertes und diskretes Auftreten
- Proaktive Denkweise mit der Bereitschaft zu lernen und zusätzliche Verantwortungen zu übernehmen
- Fließendes Französisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Professionelle und gepflegte Kommunikationsfähigkeiten
- Starkes Wissen über das geschäftliche und administrative Umfeld in Genf
- Erfahrung im Umgang mit lokalen Behörden, Immobilienverwaltern oder Unternehmensadministration ist sehr wünschenswert
- Exzellente Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen
- Gehalt bis zu CHF 80.000, abhängig von der Erfahrung
- Diskretionärer jährlicher Bonus
- 24 Tage Jahresurlaub
- Großzügige Pensionskasse (LPP)
- Langfristige Karriereentwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines stabilen internationalen Unternehmens
- Einblicke in ein globales Geschäftsumfeld
Team Assistant & Corporate Administrator Arbeitgeber: UR Capital
Unser Kunde ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine stabile und kollaborative Arbeitsumgebung in Genf bietet. Mit einem starken Fokus auf interne Karriereentwicklung und einer unternehmerischen Kultur fördert das Unternehmen das Wachstum seiner Mitarbeiter und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Die langjährige Mitarbeiterbindung und die vielfältigen Aufgaben im Bereich Büro- und Unternehmensadministration machen diese Position besonders attraktiv für Bewerber, die eine sinnvolle und erfüllende Tätigkeit suchen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Team Assistant & Corporate Administrator erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie UR Capital, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei UR Capital im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei UR Capital echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von UR Capital zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Team Assistant & Corporate Administrator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an UR Capital reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei UR Capital vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der UR Capital tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
