Chief of Staff to CTPO (m/f/d)

Usercentrics ist ein globaler Marktführer im Bereich Datenschutz und datenschutzorientierte Marketinglösungen. Wir glauben, dass es keinen Kompromiss zwischen Wachstum und Datenschutzkonformität geben muss. Unsere Vision ist es, das Potenzial des Datenschutzes zu nutzen, um ein florierendes digitales Ökosystem zu ermöglichen. Wir arbeiten mit Unternehmen zusammen, um ein gesundes Gleichgewicht zwischen datengestütztem Geschäft und datenschutzorientiertem Marketing für Unternehmen jeder Größe zu schaffen. Unsere Kunden bauen Vertrauen zu ihren Nutzern auf, indem sie die Transparenz und Kontrolle verbessern, um das Marketing und die Monetarisierung drastisch zu verbessern und gleichzeitig die vollständige Datenschutzkonformität zu erreichen.

Wir suchen einen außergewöhnlichen Chief of Staff, der als strategischer Berater und operativer Partner des Chief Product And Technology Officer (CPTO) fungiert und hochrangige administrative Unterstützung, strategische Planung und operative Umsetzung in der Produkt- und Ingenieurorganisation (PnE) bietet. Diese Rolle gewährleistet das effiziente Management des CPTO-Büros, treibt wichtige strategische Initiativen voran und vertritt die Führungsebene in kritischen internen Foren.

• Strategische Planung & Beratungsunterstützung
  • Partnerschaft mit dem CPTO zur Definition, Entwicklung und Umsetzung strategischer Initiativen für die Produkt- und Ingenieurorganisation, einschließlich jährlicher Fahrpläne, OKRs und langfristiger Technologie- und Produktstrategien.
  • Vorbereitung von Führungskräften auf wichtige Meetings, Entscheidungen und Präsentationen durch Forschung, Synthese von Informationen und Entwicklung strategischer Empfehlungen.
  • Leitung des OKR-Prozesses für die gesamte PnE-Abteilung, Sicherstellung der Ausrichtung an den Unternehmenszielen, Verfolgung des Fortschritts vierteljährlich und Berichterstattung über Erfolge an die Führungsebene.
  • Vorantreiben der KI-Transformation und Innovationsagenda innerhalb der PnE, Identifizierung von Chancen, Koordination funktionsübergreifender Teams und Umsetzung.
  • Leitung von organisatorischen Umstrukturierungsinitiativen, um minimale Störungen des Betriebs sicherzustellen und die Teamstrukturen für Skalierbarkeit und Leistung zu optimieren.
  • Überwachung des Produkt- und Softwareentwicklungszyklus, Identifizierung von Engpässen, Implementierung von Verbesserungen und Sicherstellung der Ausrichtung an den Geschäftszielen.
• Management von administrativen & physischen Ressourcen
  • Management der logistischen und budgetären Aspekte aller PnE-Führungskräfte-Offsites, unternehmensweiten Veranstaltungen und Workshops, um eine effektive Ressourcenzuteilung und Kostenkontrolle sicherzustellen.
  • Überwachung des operativen Budgets für das Büro des CPTO, Verfolgung der Ausgaben, Genehmigung von Rechnungen und Prognose zukünftiger finanzieller Bedürfnisse.
  • Koordination administrativer Ressourcen über PnE hinweg, um einen effizienten Tagesbetrieb sicherzustellen.
• Entwicklung & Implementierung von Richtlinien
  • Entwurf und Implementierung operativer Prozesse und Richtlinien für den Tagesbetrieb innerhalb der PnE, einschließlich der Etablierung klarer Arbeitsabläufe und Kommunikationsprotokolle.
  • Entwicklung und Verwaltung kritischer funktionsübergreifender Verbindungspunkte zwischen PnE und Vertrieb, Markteinführung, Marketing und Kundenservice-Organisationen.
  • Entwurf, Implementierung und Dokumentation des Kundenserviceticketprozesses, einschließlich: Festlegung von Service Level Agreements (SLAs) für Bearbeitungszeiten, Erstellung von Schnellverfahren für dringende Tickets, Entwicklung umfassender Dokumentations- und Schulungsmaterialien, Coaching von Support- und Engineering-Teams zu neuen Prozessen.
• Analyse von Problemen & Vorbereitung von Berichten
  • Analyse von Herausforderungen im Ressourcenmanagement innerhalb der PnE, Identifizierung von Herausforderungen und Chancen sowie Vorbereitung umfassender Berichte mit umsetzbaren Empfehlungen für den CPTO.
  • Vorbereitung und Präsentation monatlicher operativer Statusupdates für die gesamte PnE-Organisation bei All Hands-Meetings, Kommunikation von Erfolgen, Herausforderungen und nächsten Schritten.
  • Synthese komplexer Informationen aus mehreren Quellen in klare, prägnante Executive Summaries und Präsentationen für die Entscheidungsfindung der Führungsebene.
  • Verfolgung und Berichterstattung über den Fortschritt der OKRs sowohl auf Abteilungs- als auch auf Unternehmensebene, um Sichtbarkeit über die Zielerreichung zu bieten.
• Führung, Management & Entwicklung von Arbeitsteams
  • Leitung funktionsübergreifender Initiativen und Projektteams zur Erreichung der PnE- und Unternehmensziele, Koordination der Arbeit mehrerer Teams und Sicherstellung einer erfolgreichen Umsetzung.
  • Mentoring von Personen innerhalb der PnE zu Managementthemen und Teamführung, Beitrag zur beruflichen Entwicklung zukünftiger Führungskräfte.
  • Management des Rekrutierungsprozesses für einen Verwaltungsassistenten, einschließlich der Definition der Rolle, Interviewführung und Überwachung des Onboardings.
  • Überwachung aller Kommunikation und Ankündigungen innerhalb der PnE-Organisation, von der Entwurf und Überprüfung bis zur endgültigen Kommunikation, um Konsistenz und Ausrichtung an der Führungskommunikation sicherzustellen.
• Vertretung der Organisation
  • Vertretung des CPTO in monatlichen Customer Insights-Meetings mit dem CEO, Präsentation von PnE-Statusupdates, Erfolgen und nächsten Schritten im Namen der Führungsebene.
  • Agieren als Bindeglied zwischen dem Büro des CPTO und anderen Abteilungen, um klare Kommunikation und Ausrichtung sicherzustellen.
  • Vertretung der PnE-Organisation in funktionsübergreifenden Foren, Vertretung der Technologie- und Produktperspektiven.

Anforderungen

• Erfahrung
  • 5+ Jahre in der technischen Programmverwaltung, Strategie & Betrieb oder Chief of Staff-Rollen innerhalb einer Produkt- und Ingenieurorganisation.
  • Nachweisliche Erfolge bei der Durchführung von OKR-Prozessen auf Abteilungs- oder Unternehmensebene.
  • Erfahrung in der Verwaltung funktionsübergreifender Initiativen über Produkt, Ingenieurwesen, GTM und kundenorientierte Teams.
  • Hintergrund in der SaaS- oder B2B-Technologieumgebung.
• Fähigkeiten
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten auf Führungsebene - schriftlich und mündlich; sicher im Präsentieren vor C-Level.
  • Fähigkeit, komplexe technische und operationale Informationen in executive-ready Outputs zu synthetisieren.
  • Erfahrung im Budgetmanagement und in der Ressourcenplanung.
  • Vertrautheit mit dem Softwareentwicklungszyklus und agilen Lieferframeworks - kein praktischer Ingenieur, aber in der Lage, Engpässe zu identifizieren und Prozessverbesserungen voranzutreiben.

Vorteile

Warum Usercentrics beitreten?

• Der Beitritt zu Usercentrics bedeutet, Teil eines schnell wachsenden, vielfältigen und internationalen Teams von Technikbegeisterten und unternehmerisch denkenden Menschen zu werden, die gemeinsam unsere Erfolgsgeschichte schreiben.
• Die Unternehmenskultur ist uns wichtig - wir streben danach, kontinuierlich eine positive, lebendige und inspirierende Umgebung zu entwickeln, die es jedem ermöglicht, sowohl persönlich als auch beruflich zu gedeihen.
• Engagieren Sie sich! Wir haben viele Initiativen und freuen uns, wenn Menschen aus allen Abteilungen begeistert teilnehmen und unsere Zukunft gemeinsam in verschiedenen abteilungsübergreifenden Projekten gestalten.
• Ihr Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben ist uns ebenfalls wichtig - wir bieten flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und die Möglichkeit von Workcations (gemäß unserer Unternehmensrichtlinien).
• Wir vergessen nie, dabei Spaß zu haben, sowohl in unserer täglichen Arbeit als auch bei unseren regelmäßigen Teamevents vor Ort in unseren Büros in München, Kopenhagen, Odense, Lissabon und Prag oder online.