Office Manager 80-100%

Die VAC SYSTEMS AG entwickelt als Pionier Vakuumentwässerungs-Entsorgungssysteme für GU/Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden im In- und Ausland und leistet dabei einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt.

Im Zuge des Firmenausbaus suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als:

Office Manager(a) 80 – 100%

In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position koordinierst Du sämtliche kaufmännische Prozesse und unterstützst den CEO in organisatorischen und administrativen Belangen und stellst einen reibungslosen Betrieb des Business Supports sicher.

Aufgaben

Kernaufgaben:

• Ansprechpartner für die Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner für sämtliche organisatorischen und administrativen Belange (inkl. Recht/Compliance)
• Proaktiver Sparringpartner der Geschäftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollführung und Pendenzennachverfolgung
• Human Resources (ua. Rekrutierungen, HR-Administration, Auf- und Ausbau HR, Lohn)
• Auf- und Ausbau der VACAdemy (internes/externes Schulungsprogramm)
• Organisation von Meetings, Events, Messeauftritten sowie Kundenterminen
• Stellvertretung Finanzen/Controlling

Nebenaufgaben:

• Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprüfungen nach SIA für die Geschäftsleitung
• Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse
• Stellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)
• Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionspläne).

Qualifikation

Das bringst du mit:

• Technische oder kaufmännische Grundausbildung, vorzugsweise mit Weiterbildung auf Stufe HF oder zur Führungsfachperson mit eidg. FA oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung im Officemanagement im Umfeld von Industrie / Gebäudetechnik / Service-Dienstleister oder Start up.
• Bereitschaft sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit einer Vielzahl von Themengebieten auseinanderzusetzen und ausgeprägte IT-Affinität
• Selbständige Arbeitsweise gepaart mit Organisationsflair und Planungskompetenz
• Offene, kommunikative Persönlichkeit mit hoher Belastbarkeit
• Profunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanälen / Social Media von Vorteil
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Kenntnisse in Vertragsmanagement und Vertragsprüfung
• Deutsch und Französisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und Schrift

Benefits

Das bieten wir dir:

• Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Möglichkeit der Mitgestaltung des Unternehmens
• Optional: Karrieremöglichkeit in der erweiterten Geschäftsleitung die zentralen Dienste kompetenz- und prozessbasiert zu steuern
• Gelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflügeln und zu professionalisieren
• Ausgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen Umfeld
• Herausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausserordentlichem Teamspirit
• Zeitgemässe Arbeitsbedingungen und Entlöhnung
• Top modernes Arbeitsumfeld, voll digitalisiert mit zeitgemässer Infrastruktur, Parkplatz vorhanden
• Offene Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen und Initiativen
• Möglichkeit und Unterstützung zur Weiterbildung und persönlichen Weiterentwicklung
• Arbeitsort Bern

Mit deiner Wesensart als kommunikative, proaktive und begeisterungsfähige Persönlichkeit leistest du einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt.

Lässt das deinen Puls höherschlagen? Melde dich unverbindlich mit Vollständigen Unterlagen. Wir freuen uns auf dich!

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