VAC SYSTEMS AG | Executive Assistant

EinleitungDie VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst. Stell dir vor, du bist Teil eines dynamischen Teams, das für Innovation und Kreativität steht. Bei VAC SYSTEMS AG glauben wir daran, dass grossartige Ideen nur dann Wirklichkeit werden, wenn sie von Menschen mit Leidenschaft umgesetzt werden. Wenn du als Executive Assistant talentiert und bereits erfahren bist, in einem inspirierenden Umfeld arbeiten möchtest, wo deine Fähigkeiten geschätzt werden und deine Ideen Gehör finden sollen, dann bist du bei uns genau richtig. Du arbeitest Hand-in-Hand mit dem Geschäftsleiter/Unternehmer und kannst dir je nach Eignung vorstellen, mittel- oder langfristig in die Rolle als Koordinationsstelle in der erweiterten Geschäftsleitung hineinzuwachsen und die zentralen Dienste zu vertreten (z.B. die Bereiche HR / Rechnungswesen / Legal/Compliance).Bei dieser neu geschaffenen Position im Zuge des Firmenausbaus suchen wir dich als Executive Assistant (w/m/d) 80-100% per sofort oder nach Vereinbarung.AufgabenKernaufgaben:Persönliche Assistenz des Geschäftsleiters und Koordinationsstelle der Geschäftsleitungsbereiche in einer breiten Aufgabenpalette sowie Übernahme von Teilaufgaben in selbständiger VerantwortungDurchführung von Rekrutierungsprozessen, Mithilfe bei der HR-Administration (ggf. Betreuung der Social-Media-Kanäle) sowie Ausbau einer internen HR-Abteilung (Ressourcenstrategie)Ansprechpartner für die Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner, insbesondere Abwicklung von vertraulichen Themen und Unterstützung in organisatorischen und administrativen BelangenProaktiver Sparringspartner der Geschäftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollführung und PendenzennachverfolgungVertretung des Geschäftsleiters in definierten Kompetenzbereichen / Stellvertretung bei AbwesenheitNebenaufgaben:Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprüfungen nach SIA für die GeschäftsleitungOrganisation von Events und Messeauftritten, Kundenterminen und interne SchulungenEnge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen für kontinuierliche VerbesserungsprozesseStellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)Organisation und Bewirtschaftung von vereinzelten Immobilien / Wasserversorgung in der ganzen Breite (Mieter, Mietobjekte, Administration, Kreditorenverarbeitung)Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionspläne).QualifikationDas bringst du mit:Ausbildung/Studium im kaufmännischen/betriebswirtschaftlichen Bereich, mit Interesse und/oder Weiterbildung in HR und Technik (HR-Fachperson / Technischer Kaufmann) oder ähnlichemNachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion (vorzugsweise im B2B Umfeld von Industrie / Gebäudetechnik / Baubranche / Service-Dienstleister)HR-Erfahrung mit Fokus Recruiting und ausgezeichnete MS Office 365, Excel und PowerPoint Kenntnisse, idealerweise Kenntnisse in ERP Abacus, CRM HubSpotAussergewöhnliche Organisations- und ZeitmanagementfähigkeitenProfunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanälen / Social Media von VorteilAusgezeichnete schriftliche und mündliche KommunikationsfähigkeitenKenntnisse in Vertragsmanagement und VertragsprüfungDeutsch und Französisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und SchriftHohe Diskretion und Vertraulichkeit Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und PlanungskompetenzBenefitsDas bieten wir dir:Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Möglichkeit der Mitgestaltung des UnternehmensOptional: Karrieremöglichkeit in der erweiterten Geschäftsleitung die zentralen Dienste kompetenz- und prozessbasiert zu steuernGelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflügeln und zu professionalisierenAusgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen UmfeldHerausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausserordentlichem TeamspiritZeitgemässe Arbeitsbedingungen und EntlöhnungTop modernes Arbeitsumfeld, voll digitalisiert mit zeitgemässer Infrastruktur, Parkplatz vorhandenOffene Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen und InitiativenMöglichkeit und Unterstützung zur Weiterbildung und persönlichen WeiterentwicklungArbeitsort Bern mit Möglichkeit von teilweiser Homeoffice-ArbeitNoch ein paar Worte zum SchlussMit deiner Wesensart als kommunikative, proaktive und begeisterungsfähige Persönlichkeit leistest du einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt.Lässt das deinen Puls höherschlagen? Melde dich unverbindlich mit Vollständigen Unterlagen. Wir freuen uns auf dich!