Payroll Analyst

JOB SUMMARY

Der Payroll Analyst – Schweiz & Niederlande ist verantwortlich für die genaue, zeitgerechte und konforme Verarbeitung der Gehälter für Mitarbeiter in der Schweiz und den Niederlanden. Die Rolle fungiert als lokaler Fachexperte für beide Länder und stellt die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, Steuerregelungen, Sozialversicherungsanforderungen, Pensionsverpflichtungen und Unternehmensrichtlinien sicher. Diese Position arbeitet in einer SOX-kontrollierten Gehaltsumgebung mit klar definierten Aufgabenbereichen und dient als primärer Ansprechpartner für gehaltsbezogene Anfragen von Mitarbeitern, gesetzlichen Behörden und Drittanbietern. Die Rolle arbeitet eng mit HR Business Partnern, Finanzen, Datenmanagement und externen Anbietern zusammen, um qualitativ hochwertige Gehaltsdienstleistungen zu erbringen und gleichzeitig Datenintegrität, Vertraulichkeit und Auditbereitschaft sicherzustellen.

MAIN CHALLENGES

• Verwaltung der Komplexität von zwei unterschiedlichen Gehaltsjurisdiktionen mit unterschiedlichen regulatorischen, steuerlichen, pensions- und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen.
• Arbeiten in einer strengen SOX-Kontrollumgebung, die dokumentierte Kontrollen, Prüfpfade und disziplinierte Ausführung erfordert.
• Lieferung genauer Gehaltsabrechnungsergebnisse unter Abhängigkeit von der Datenverantwortung des Datenmanagementteams, was starke Koordination und Eskalation erfordert.
• Einhaltung strenger Gehalts-, gesetzlicher und Jahresendfristen bei gleichzeitiger Gewährleistung hoher Genauigkeit und Compliance.
• Beantwortung von Gehaltsanfragen von Mitarbeitern, HR und Finanzen mit Professionalität und Empathie inmitten regulatorischer Komplexität.
• Unterstützung interner und externer Audits mit vollständiger, genauer und nachvollziehbarer Dokumentation.
• Anpassung an laufende gesetzliche Änderungen, Systemverbesserungen und Prozessoptimierungen.
• Sicherstellung der Einhaltung von GDPR und Datenschutzanforderungen über Systeme und Anbieter hinweg.

RESPONSIBILITIES

• Prozessierung der monatlichen Gehälter für die Schweiz und die Niederlande unter Einhaltung der lokalen Gesetzgebung und Unternehmensrichtlinien.
• Sicherstellung der genauen Berechnung, Verarbeitung und Zahlung von gesetzlichen Abzügen und Arbeitgeberbeiträgen.
• Arbeiten in einer SOX-kontrollierten Umgebung, um die Einhaltung interner Kontrollen und die Trennung der Aufgaben zwischen Datenmanagement und Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
• Überprüfung der gehaltsrelevanten Daten, die vom Datenmanagementteam erhalten wurden, um Vollständigkeit, Genauigkeit und Angemessenheit vor der Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
• Koordination mit dem Gehaltsanbieter zur Durchführung von Gehaltsabrechnungen, außerplanmäßigen Zahlungen, Anpassungen, Sonderzahlungen und G/L-Buchungen.
• Vorbereitung monatlicher G/L-Berichte, Abweichungsanalysen, Abstimmungen und Rückstellungen und Einreichung der Ergebnisse bei Finanzen/Buchhaltung.
• Koordination gesetzlicher Meldungen, Erklärungen und Zahlungen mit den Schweizer Sozialversicherungsinstitutionen, Steuerbehörden, Pensionskassen und Versicherern sowie den niederländischen Steuerbehörden und Pensionsanbietern.
• Verwaltung der Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung von Einstellungen, Änderungen, Abwesenheiten, Übertragungen und Kündigungen in Zusammenarbeit mit HR Business Partnern.
• Durchführung von Gehaltsvalidierungen, Qualitätsprüfungen und Kontrollaktivitäten vor der Genehmigung durch das Management.
• Unterstützung bei Jahresendaktivitäten, einschließlich jährlicher Lohnbescheinigungen, Steuerbescheinigungen, Pensions- und Sozialversicherungsabstimmungen und Audits.
• Agieren als Hauptansprechpartner für externe Gehaltsanbieter und gesetzliche Dritte.
• Bereitstellung eines hochwertigen Kundenservices durch präzise, professionelle und fristgerechte Beantwortung von Gehaltsanfragen.
• Pflege der Gehaltsdokumentation und Prüfungsnachweise in Übereinstimmung mit internen Standards, lokalen Vorschriften und GDPR.
• Proaktive Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung, Standardisierung und Effizienz der Gehaltsprozesse in beiden Ländern.
• Teilnahme und effektive Mitwirkung an Projekten, Initiativen und Ad-hoc-Aufgaben zur Unterstützung der Team- und Unternehmensziele.

SEGREGATION OF DUTIES (SOX CONTROL ENVIRONMENT)

Um die SOX-Anforderungen und internen Kontrollstandards einzuhalten, arbeitet diese Rolle nach einem Modell mit getrennten Aufgabenbereichen:

• Datenmanagement-Team Verantwortlichkeiten: Erstellung, Pflege und Genehmigung von Mitarbeiterstammdaten in HR-Systemen.
• Payroll Analyst Verantwortlichkeiten (Diese Rolle): Überprüfung und Validierung der gehaltsrelevanten Daten, die vom Datenmanagementteam erhalten wurden.

KEY REQUIREMENT

• Abschluss eines Bachelor-Studiums oder gleichwertige Erfahrung; HR, Buchhaltung oder Finanzen bevorzugt.
• Mindestens 3–5 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung, mit praktischer Erfahrung in der Schweizer und/oder niederländischen Gehaltsabrechnung.
• Starkes Wissen über die Schweizer und niederländische Gehaltsgesetzgebung, Sozialversicherung, Pensions- und Steueranforderungen.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel und Erfahrung mit SAP Success Factor und ADP-Systemen.
• Fließende Englischkenntnisse; Deutsch, Französisch und/oder Niederländisch sind von großem Vorteil.
• Hohe Genauigkeit, Detailgenauigkeit und Compliance-Fokus.
• Starke analytische, kommunikative und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Gehaltszyklen und gesetzliche Fristen in einem schnelllebigen, regulierten Umfeld zu verwalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, sensible und vertrauliche Mitarbeiterdaten mit Integrität zu behandeln.
• Komfortabel in internationalen, funktionsübergreifenden Teams zu arbeiten.