Senior Legal Assistant (m/f/d) – Vienna, Austria

Verwalten Sie die Verwaltung von Verträgen, einschließlich Datenbankaktualisierungen, laufender Überwachung und Nachverfolgung (für Valneva SE und deren Tochtergesellschaften). Entwerfen und/oder überprüfen Sie rechtliche Dokumente in Englisch und Deutsch, wie erforderlich, einschließlich Sitzungsprotokollen, einfacher Verträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen (CDAs), Beratungsverträgen und Unternehmensmeldungen. Unterstützen Sie die Vertragsprozesse für mehrere Funktionen, einschließlich Medical Affairs, Market Access, Business Development und Forschung, in Abstimmung mit den Kollegen der Rechtsabteilung.

Unterstützen Sie rechtliche und IP-Schulungsprozesse, einschließlich Schulungen zu den Verfahren für Materialverträge, Vertragsanforderungen, Unterzeichnungsanforderungen, CDA-Verfahren und Beratungsverträgen. Pflegen Sie Unternehmensunterlagen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Vorstandssitzungsprotokolle und Aktionärsregister. Koordinieren und unterstützen Sie den Prozess zur Erstellung von Jahresberichten (Universal Registration Document und Form 20-F). Reichen Sie Dokumente bei französischen und US-Regulierungsbehörden ein.

Führen Sie die Formalitäten im Zusammenhang mit dem Unternehmens- und Wertpapierrecht durch: monatliche AMF-Erklärungen, Pflege von Aktionärstabellen und -registern, Pflege von Insiderlisten, Nachverfolgung von Schwellenüberschreitungen von Aktionären, Verwaltung administrativer Aktualisierungen von Aktienoptionsplänen, Einreichung beim Register, rechtliche Veröffentlichungen, Verwaltung der erforderlichen Aktualisierungen der Website-Dokumentation. Unterstützen Sie Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einführung und Durchführung von LTI-Programmen (Überprüfung von Materialien bei der Einrichtung neuer Pläne, Durchführung aller erforderlichen Prüfungen im Hinblick auf Ausübungsfenster von Optionen und Vesting von Gratisaktien sowie aller administrativen und formalitätsbezogenen Aufgaben, Kontaktaufnahme mit externen Dienstleistern).

Führen Sie interne Kontrollverfahren (Sarbanes Oxley) im Zusammenhang mit Aktionärsaktivitäten durch und stellen Sie die Einhaltung interner Kontrollen sicher. Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Hauptversammlungen, einschließlich Verwaltung von Dokumentationen und rechtlichen Einreichungen. Registrieren Sie Rechnungen und überwachen Sie das Budget und die Ausgaben im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Rechts- und IP-Abteilung. Verwalten Sie den Prozess des Materialvertragsmanagements für die oben genannten Tochtergesellschaften in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.

Aktualisieren und pflegen Sie die Handbücher für Recht, Corporate Governance und Commercial in Abstimmung mit anderen Assistenten und Abteilungen und unterstützen Sie die kontinuierliche Verbesserung der rechtlichen Vertragsprozesse. Koordinieren Sie mit Anbietern, externen Partnern und internen Kunden. Pflegen Sie die Markenregistrierung.

Erforderlich: Bachelor-Abschluss, Paralegal-Zertifikat oder ähnlicher Bildungsweg. Mindestens zwei Jahre relevante Erfahrung als Rechtsassistent, Paralegal, Vertragsadministrator oder exekutiver/administrativer Assistent in einer Rechtsabteilung, Kanzlei oder regulierten internationalen Geschäftsumfeld. Erfahrung im Vertragsmanagement, in der Pflege von rechtlichen/unternehmerischen Aufzeichnungen, in der Rechnungs- oder Budgetüberwachung und in der Koordination mit funktionsübergreifenden Stakeholdern ist erforderlich; Erfahrung im pharmazeutischen, biotechnologischen oder lebenswissenschaftlichen Sektor ist von Vorteil. Optionale Unterstützung bei der IP-Administration, einschließlich Markenmanagement.

Fließend in Englisch und Deutsch, Französisch von großem Vorteil, mit der Fähigkeit, einfache rechtliche und geschäftliche Dokumente zu entwerfen und zu überprüfen. Gutes Verständnis der rechtlichen Verwaltung, des Vertragsmanagements, der Dokumentenkontrolle und der Fristennachverfolgung. Genau, zuverlässig und gut organisiert, mit starkem Augenmerk auf Details und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten parallel zu verwalten. Starke Kommunikations- und Zusammenarbeitfähigkeiten, auch mit Rechts-, Finanz- und Geschäftsbereichen. Versiert in Microsoft Office; Erfahrung mit Vertragsdatenbanken, Dokumentenmanagement oder Rechnungstools ist von Vorteil. Diskrete und vertrauenswürdige Handhabung vertraulicher rechtlicher, unternehmerischer und kommerzieller Informationen.

Die Arbeit bei Valneva bedeutet, Teil eines globalen Biotech-Unternehmens mit einer klaren Vision zu sein, um einen bedeutenden Einfluss auf die Welt zu haben. Bei Valneva können Sie ein dynamisches und innovatives Arbeitsumfeld erwarten, das durch eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur und spannende, wirkungsvolle Aufgaben geprägt ist. Genießen Sie die Vorteile flacher Hierarchien, einer internationalen Atmosphäre und regelmäßiger Unternehmensveranstaltungen, die Zusammenarbeit und Verbindung fördern.

Zusätzlich bieten wir: Work-Life-Balance: Flexibilität und Ausgleichstage; finanzielle Vorteile: leistungsabhängiger Bonus und Essensgutscheine; Gesundheit und Wohlbefinden: Kostenloser Zugang zu Sport- und Fitnessaktivitäten über myClubs & Büro-Massagen. Schließen Sie sich uns an und gestalten Sie die Zukunft der Biotechnologie!

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind wir verpflichtet, das Mindestgehalt für diese Position offenzulegen, das bei € 44.000 brutto pro Jahr auf Vollzeitbasis liegt. Unsere Gehälter orientieren sich jedoch am Markt und richten sich nach Ihren Qualifikationen und Erfahrungen.