Senior Legal Assistant (m/f/d)

Verwalten Sie die Verwaltung von Verträgen, einschließlich Datenbankaktualisierungen, laufender Überwachung und Nachverfolgung (für Valneva SE und deren Tochtergesellschaften). Entwerfen und/oder überprüfen Sie rechtliche Dokumente in Englisch und Deutsch, wie erforderlich, einschließlich Sitzungsprotokollen, einfacher Verträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen (CDAs), Beratungsverträgen und Unternehmensanmeldungen. Unterstützen Sie die Vertragsprozesse für mehrere Funktionen, einschließlich Medical Affairs, Market Access, Business Development und Forschung, in Abstimmung mit den Kollegen der Rechtsabteilung.

Unterstützen Sie die rechtlichen und IP-Schulungsprozesse, einschließlich Schulungen zu den Verfahren für Materialverträge, Vertragsanforderungen, Unterzeichnungsanforderungen, CDA-Verfahren und Beratungsverträge. Pflegen Sie Unternehmensunterlagen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Vorstandssitzungsprotokolle und Aktionärsregister. Koordinieren und unterstützen Sie den Prozess zur Erstellung von Jahresberichten (Universal Registration Document und Form 20-F). Reichen Sie Dokumente bei französischen und US-Regulierungsbehörden ein.

Führen Sie die Formalitäten im Zusammenhang mit dem Unternehmens- und Wertpapierrecht durch: monatliche AMF-Erklärungen, Pflege von Aktionärstabellen und -registern, Pflege von Insiderlisten, Nachverfolgung von Überschreitungen von Aktionärsschwellen, Verwaltung administrativer Aktualisierungen von Aktienoptionsplänen, Einreichung beim Register, rechtliche Veröffentlichungen, Verwaltung der erforderlichen Aktualisierungen der Website-Dokumentation. Unterstützen Sie Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einführung und Durchführung von LTI-Programmen (Überprüfung von Materialien bei der Einrichtung neuer Pläne, Durchführung aller erforderlichen Prüfungen im Hinblick auf Ausübungsfenster von Optionen und Vesting von Gratisaktien sowie aller administrativen und formalitätsbezogenen Aufgaben, Kontaktaufnahme mit externen Dienstleistern).

Führen Sie interne Kontrollverfahren (Sarbanes Oxley) im Zusammenhang mit Aktionärsaktivitäten durch und stellen Sie die Einhaltung interner Kontrollen sicher. Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Hauptversammlungen, einschließlich Verwaltung von Dokumentationen und rechtlichen Einreichungen. Registrieren Sie Rechnungen und überwachen Sie das Budget und die Ausgaben im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Rechts- und IP-Abteilung. Verwalten Sie den Prozess des Materialvertragsmanagements für die oben genannten Tochtergesellschaften in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.

Aktualisieren und pflegen Sie die Handbücher für Recht, Unternehmensführung und kommerzielle Angelegenheiten in Abstimmung mit anderen Assistenten und Abteilungen und unterstützen Sie die kontinuierliche Verbesserung der rechtlichen Vertragsprozesse. Koordinieren Sie mit Anbietern, externen Partnern und internen Kunden. Pflegen Sie die Markenregistrierung.

Abschluss eines Bachelor-Studiums, Paralegal-Zertifikat oder ähnlicher Bildungsweg. Mindestens zwei Jahre relevante Erfahrung als juristischer Assistent, Paralegal, Vertragsadministrator oder exekutiver/administrativer Assistent in einer Rechtsabteilung, Kanzlei oder regulierten internationalen Geschäftsumgebung. Erfahrung im Vertragsmanagement, in der Pflege von rechtlichen/unternehmerischen Aufzeichnungen, in der Rechnungs- oder Budgetüberwachung und in der Koordination mit funktionsübergreifenden Stakeholdern ist erforderlich; Erfahrung im pharmazeutischen, biotechnologischen oder lebenswissenschaftlichen Sektor ist von Vorteil. Optionale Unterstützung bei der IP-Administration, einschließlich Markenmanagement.

Fließend in Englisch und Deutsch, Französisch von Vorteil, mit der Fähigkeit, einfache rechtliche und geschäftliche Dokumente zu entwerfen und zu überprüfen. Gutes Verständnis der rechtlichen Verwaltung, des Vertragsmanagements, der Dokumentenkontrolle und der Fristennachverfolgung. Genau, zuverlässig und gut organisiert, mit einem starken Augenmerk auf Details und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten parallel zu verwalten. Starke Kommunikations- und Kollaborationsfähigkeiten, auch mit den Bereichen Recht, Finanzen und Geschäftsfunktionen. Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Erfahrung mit Vertragsdatenbanken, Dokumentenmanagement oder Rechnungstools ist von Vorteil. Diskrete und vertrauenswürdige Handhabung vertraulicher rechtlicher, unternehmerischer und kommerzieller Informationen.

Die Arbeit bei Valneva bedeutet, Teil eines globalen Biotech-Unternehmens mit einer klaren Vision zu sein, um einen bedeutenden Einfluss auf die Welt zu haben. Bei Valneva können Sie ein dynamisches und innovatives Arbeitsumfeld erwarten, das durch eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur und spannende, wirkungsvolle Aufgaben geprägt ist. Genießen Sie die Vorteile flacher Hierarchien, einer internationalen Atmosphäre und regelmäßiger Unternehmensveranstaltungen, die Zusammenarbeit und Verbindung fördern.

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Aus rechtlichen Gründen sind wir verpflichtet, das Mindestgehalt für diese Position offenzulegen, das bei 44.000 € brutto pro Jahr auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung liegt. Unsere Gehälter orientieren sich jedoch am Markt und sind an Ihre Qualifikationen und Erfahrungen angepasst.