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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Rechnungen und unterstĂĽtze das Operations-Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Innovatives Unternehmen im SaaS-Bereich mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Tolle Möglichkeit für Berufseinsteiger, die sich in der Tech-Welt entfalten möchten.
- Warum dieser Job: Starte deine Karriere in einem spannenden Umfeld und lerne von den Besten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Bereich Billing oder Administration.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen einen strukturierten und zuverlässigen Billing & Operations Specialist (m/w/d) zur Verstärkung unseres Operations-Teams. Diese Rolle wurde geschaffen, um unseren Operations Lead bei der Bewältigung eines wachsenden Volumens an Billing-, Rechnungs- und administrativen Aufgaben zu unterstützen.
Sie übernehmen die Verantwortung für die Verwaltung wiederkehrender Rechnungen, das Hochladen in Kundenportalen, die Datenpflege sowie allgemeine operative Unterstützung – und ermöglichen es dem Operations Lead, sich auf komplexere Themen wie Abrechnung, Subscriptions und Stakeholder-Koordination zu konzentrieren. Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit für Kandidaten mit Interesse an SaaS Billing Operations, ERP-Systemen (NetSuite / Invoiced) und strukturierten Prozessen.
Ihre Aufgaben
- Rechnungs- und Billing-Administration
- Erstellung und Versand monatlicher Rechnungen (PDF-Prüfung, Qualitätskontrolle, Versand) über Invoiced
- Erstellung und Upload von Rechnungen in externe Logistik- und kundenspezifische Portale
- Pflege und Aktualisierung interner Billing-Tracker (z. B. Hardware, Webshop‑Bestellungen) nach Rechnungsstellung
- Durchführung wöchentlicher und monatlicher Dokumentation gemäß interner AR‑Prozesse
- Unterstützung bei Trade‑Compliance‑Recherchen (z. B. Intrastat‑Nummern, Produktgewichte)
- Upload von Proof‑of‑Delivery‑Dokumenten (Bestellungen, Stundenzettel, Lieferscheine, Sendungsverfolgung) zu Projektabrechnungen
- Erstellung und Pflege von Jira‑Tickets für Abrechnungsaufgaben und Dokumentation
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Hardware‑Abrechnungen (Übertragung von Geräte‑ und Mengendaten in Tracker)
- Unterstützung bei monatlichen Professional‑Services‑Abrechnungszyklen
- Pflege von Kundenstammdaten in NetSuite (Adressänderungen, Kontakte, Korrekturen)
- Erstellung und Verknüpfung von Jira‑Tickets für operative Aufgaben
- Unterstützung bei Datenabfragen und quartalsweisen Reporting‑Updates
- Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen zu Stundenzetteln und Zeit-/Spesen‑Tools
- Organisation und Pflege von Dateiservern
- Verwaltung von Mobiltelefonen, Versicherungsfällen und Vertragsdokumenten
- Unterstützung bei Facility‑Themen (Post, Frankiermaschine, Gebäudeverwaltung)
- Organisation sicherheitsrelevanter Themen (IAS‑Meetings, Sehtests, Brandschutz‑ und Erste‑Hilfe‑Kurse)
- Unterstützung bei allgemeinen AP‑Prozessen
- Mitwirkung bei der Verarbeitung und PrĂĽfung von Lieferantenrechnungen
- Überprüfung von Rechnungsdetails (Beträge, Referenzen, Freigaben)
- Vorbereitung von Daten für Zahlungsläufe und Pflege entsprechender Tracker
- UnterstĂĽtzung bei einfachen Abstimmungen zwischen Systemen und Rechnungen
- Kommunikation mit Lieferanten bezĂĽglich Rechnungsstatus
- Pflege von Lieferanten‑ und Zahlungsdaten in internen Systemen
Ihr Profil
Erforderlich
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar)
- 1–3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Billing, Rechnungswesen, Operations oder Administration
- Hohe Detailgenauigkeit und sicherer Umgang mit strukturierten Daten sowie Excel
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1+) und gute Englischkenntnisse (B2+)
- Zuverlässige, organisierte und prozessorientierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und schnelle Auffassungsgabe fĂĽr neue Systeme
WĂĽnschenswert
- Erfahrung mit NetSuite, Invoiced oder vergleichbaren ERP-/Billing‑Systemen
- Erfahrung mit Jira oder ticketbasierten Workflows
- Erfahrung in einem SaaS‑, Tech‑ oder Logistik‑Umfeld
- Grundkenntnisse in Accounts Receivable (AR) oder Accounts Payable (AP)
- Erfahrung mit Kundenportalen (z. B. Tradeshift, DSV oder vergleichbar)
(Junior) Billing & Operations Specialist (m/w/d) Arbeitgeber: Valsoft Corporation
Kontaktperson:
Valsoft Corporation HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: (Junior) Billing & Operations Specialist (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Billing & Operations Specialist interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen. Das zeigt, dass du wirklich motiviert bist!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen. Empfehlungen sind oft der Schlüssel, um einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die gängigen Fragen im Bereich Billing und Operations. Übe deine Antworten und sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du Probleme gelöst hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das gibt dir die beste Chance, gesehen zu werden. Achte darauf, dass dein Profil vollständig ist und alle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Rolle wichtig sind.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: (Junior) Billing & Operations Specialist (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein gut organisiertes Dokument zeigt uns, dass du auch in der Arbeit strukturiert bist.
Pass auf die Details auf!: Da wir einen hohen Wert auf Detailgenauigkeit legen, solltest du sicherstellen, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Überprüfe Rechtschreibung und Grammatik, bevor du sie abschickst. Kleine Fehler können einen großen Eindruck hinterlassen!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Valsoft Corporation vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Position als Billing & Operations Specialist vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den beschriebenen Aufgaben passen und bereite konkrete Beispiele vor, um dies im Interview zu verdeutlichen.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der Position, indem du gezielte Fragen zur Unternehmenskultur, den verwendeten Tools (wie NetSuite oder Invoiced) und den Herausforderungen im Operations-Team stellst. Das zeigt, dass du dich mit der Rolle auseinandergesetzt hast und motiviert bist.
✨Präsentiere deine Detailgenauigkeit
Da die Rolle hohe Detailgenauigkeit erfordert, bereite ein Beispiel vor, in dem du deine Fähigkeit zur präzisen Arbeit unter Beweis stellst. Vielleicht hast du in der Vergangenheit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen, bei dem Genauigkeit entscheidend war – teile diese Erfahrung!
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In dieser Position wirst du eng mit dem Operations Lead und anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Bereite eine kurze Geschichte vor, die zeigt, wie du in der Vergangenheit effektiv im Team gearbeitet hast, um Probleme zu lösen oder Projekte voranzutreiben.