Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere internationale Geschäftsreisen und unterstütze die Geschäftsführung in spannenden Projekten.
- Unternehmen: VAMED Engineering, ein innovatives Unternehmen im Gesundheitssektor mit internationaler Erfahrung.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, individuelle Vergütung und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hohe Reisebereitschaft und Flexibilität sind erforderlich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit und übernehme Verantwortung in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz oder Projektmanagement und sehr gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Mitdenken. Anpacken. Verantwortung übernehmen. Seit 1984 schafft VAMED Engineering Gesundheitsinfrastruktur dort, wo Menschen sie benötigen – mit mehr als 1.000 realisierten Projekten in über 89 Ländern. Seit April 2025 wird diese internationale Projekterfahrung unter dem Dach der WWH Group mit innovativen modularen Krankenhauslösungen an Land und auf See vereint. Für die Geschäftsführung suchen wir eine Persönlichkeit, die weit mehr als klassische Assistenzaufgaben übernehmen möchte. In dieser vertrauensvollen Schlüsselposition verbinden Sie Executive Assistance, Personal Assistance und aktive Projektmitarbeit in einem internationalen Umfeld.
Sie denken voraus, schaffen Struktur in einem dynamischen Tagesgeschäft, koordinieren unterschiedliche Interessen und sorgen dafür, dass strategische Themen ebenso wie operative Aufgaben erfolgreich umgesetzt werden.
Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten
- Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung einschließlich Kalender-, Termin- und E-Mail-Management
- Eigenständige Organisation von Meetings, Veranstaltungen und internationalen Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels, Transfers und Visa
- Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Terminen sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Entscheidungen
- Recherche, Informationsbeschaffung und strukturierte Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
- Aktive Mitarbeit in nationalen und internationalen Projekten, eigenständige Übernahme von Arbeitspaketen sowie Unterstützung in den Bereichen Finanzen, Immobilien und Organisation
- Übernahme ausgewählter Personal-Assistant-Aufgaben sowie Begleitung der Geschäftsführung auf internationalen Reisen und Projektterminen
Anforderungsprofil
- Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Projektfunktion, idealerweise im direkten Umfeld einer Geschäftsführung
- Selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig bis zum Abschluss zu verfolgen
- Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion, Belastbarkeit und ein professionelles Auftreten – auch bei kurzfristigen Veränderungen
- Sehr gute Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind wünschenswert, Spanisch oder Serbisch sind von Vorteil
- Hohe Reisebereitschaft, Flexibilität hinsichtlich Aufgaben und Arbeitszeiten sowie Bereitschaft zu einer ausschließlichen Tätigkeit im Büro; ein Führerschein der Klasse B
- Schnellstmögliche Verfügbarkeit, idealerweise zum .
Was diese Rolle besonders macht
Kein Tag ist wie der andere: Sie organisieren internationale Geschäftsreisen, bereiten Management-Entscheidungen vor, begleiten Projekte im In- Ausland und übernehmen kurzfristig Verantwortung für neue Themen. Dabei arbeiten Sie nah an der Geschäftsführung, an internationalen Projekten und an der Weiterentwicklung unseres Unternehmens. Wir suchen eine Persönlichkeit mit Energie, Eigeninitiative und echtem Gestaltungswillen – jemanden, der Verantwortung nicht nur übernimmt, sondern aktiv sucht und gemeinsam mit uns etwas aufbauen möchte.
Darauf können Sie sich freuen
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit individuell verhandelbarer Vergütung
- Direkte und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenständigkeit und kurzen Entscheidungswegen
- Einblicke in internationale Projekte, Märkte und strategische Unternehmensentscheidungen
- Persönliche Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
- Mitarbeit an nachhaltigen und gesellschaftlich relevanten Projekten im Gesundheitssektor
Sie möchten mehr als klassische Assistenz und suchen eine Position, in der Sie wirklich etwas bewegen können? Dann bewerben Sie sich jetzt mit Ihrem Lebenslauf sowie der Angabe Ihrer Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellungen – direkt über LinkedIn oder über unsere Website. Ihre Ansprechpartnerin für diese Position ist Annkatrin Peters. Wir freuen uns auf Sie!
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: VAMED+WWH
Als globales Gesundheitsunternehmen bietet VAMEDWWH nicht nur ein technisch anspruchsvolles Arbeitsumfeld, sondern auch die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten im Gesundheitswesen mitzuwirken. Unsere Mitarbeiter profitieren von einem hybriden Arbeitsmodell, das Flexibilität zwischen Homeoffice und Baustelle ermöglicht, sowie von umfangreichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem interdisziplinären Team. Mit einem klaren Fokus auf Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum schaffen wir eine positive Arbeitskultur, die Engagement und Innovation fördert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf VAMED+WWH aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch VAMED+WWH, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei VAMED+WWH klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei VAMED+WWH vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie VAMED+WWH die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
