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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere Geschäftsabläufe und koordiniere den Büroalltag der Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: Führendes Kunst-Auktionshaus in Deutschland mit einem kreativen Team.
- Mitarbeitervorteile: Wertschätzendes Arbeitsumfeld, Urban Sports Mitgliedschaft und Homeoffice-Möglichkeiten.
- Andere Informationen: Flexibilität und Teamarbeit sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse und bringe deine Ideen in einem dynamischen Umfeld ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und 2-3 Jahre Erfahrung im Office-Management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Über uns
VAN HAM gehört zu den führenden Kunst-Auktionshäusern in Deutschland. Unser Schwerpunkt liegt auf der Modernen & Zeitgenössischen Kunst, wir sind aber auch in den Bereichen Schmuck & Uhren, Alte Kunst und Kunstgewerbe international tätig. Sammler und Händler aus aller Welt kaufen auf unseren Live-Auktionen (ca. 14 Auktionen pro Jahr) und Online Only Auktionen (ca. 40 pro Jahr). Gegründet wurde das Unternehmen 1959 von Carola van Ham und wird nun in zweiter Generation von ihrem Sohn Markus Eisenbeis geleitet. An unserem Standort in Köln und Wesseling erwartet dich ein Team aus ca. 80 Kollegen aus allen Fachbereichen.
Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager / eine Office Managerin (m/w/d) - Vollzeit ggf. auch Teilzeit mit 30h/Woche.
Was erwartet Dich?
- Du steuerst eigenständig Geschäftsabläufe und koordinierst den Büroalltag der Geschäftsführung.
- Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, übernimmst die Korrespondenz sowie das Termin- und Dokumentenmanagement.
- Du pflegst und strukturierst unsere Kunden- und Adressdatenbank und erstellst zielgerichtete Verteiler für Mailings, Einladungen und Publikationen.
- Du planst und organisierst Versandaktionen (z. B. Auktionskataloge), steuerst Dienstleister und überwachst Termine, Auflagen und Qualität.
- Du koordinierst Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
- Du unterstützt das Team bei Vorbesichtigungen und Auktionen.
- Du übernimmst administrative Sonderthemen wie Fuhrpark-, Schlüssel- und Dienstleistermanagement sowie die Organisation interner Anlässe und Services.
Was solltest Du mitbringen?
- Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und konntest bereits 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion sammeln.
- Du arbeitest strukturiert, eigenständig und vorausschauend und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion zeichnen dich ebenso aus wie ein hohes Verantwortungsbewusstsein.
- Der sichere Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie digitalen Tools ist für dich selbstverständlich.
- Du verfügst über eine sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Du hast Freude daran, Prozesse zu organisieren und zu optimieren, und bringst eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.
- Flexibilität sowie die Bereitschaft, auch bei Veranstaltungen oder Auktionen unterstützend tätig zu sein, runden dein Profil ab.
Freue dich auf:
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation.
- Volle Power und Unterstützung durch Teamwork.
- Viel Gestaltungsspielraum, bringe deine Ideen mit.
- Urban Sports Mitgliedschaft für deine Fitness und Gesundheit oder monatlich 50€ Guthaben auf deiner eigenen Givve-Card.
- Homeoffice Möglichkeit an einem Tag der Woche.
Kontaktinformationen
Kunst lebt von Leidenschaft – und von Menschen, die sie möglich machen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Manuel Müller
Personalabteilung
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Van Ham Kunstauktionen & Co. KG
Kontaktperson:
Van Ham Kunstauktionen & Co. KG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Kunstbereich arbeiten oder sogar bei VAN HAM tätig sind. Vielleicht können sie dir Insider-Tipps geben oder dich sogar empfehlen. Networking kann oft der Schlüssel zum Erfolg sein!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Trends in der modernen und zeitgenössischen Kunst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch eine Leidenschaft für die Branche hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Außerdem kannst du dich dort über weitere Stellenangebote informieren und vielleicht findest du noch eine andere spannende Möglichkeit bei uns!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Anpassung ist der Schlüssel!: Passe dein Anschreiben an die Stelle an, auf die du dich bewirbst. Zeige uns, warum du perfekt zu unserem Team passt und welche Erfahrungen du mitbringst, die für die Position relevant sind.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Van Ham Kunstauktionen & Co. KG vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über VAN HAM verschaffen. Schau dir die Website an, informiere dich über die aktuellen Auktionen und die Kunst, die sie anbieten. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen. Denk an Situationen, in denen du erfolgreich organisiert hast oder Probleme gelöst hast. Das macht deinen Beitrag greifbarer.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du deine Aufgaben priorisierst und den Überblick behältst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du mehrere Projekte gleichzeitig gemanagt hast.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Teamdynamik und die Unternehmenskultur bei VAN HAM zu erfahren. Fragen wie 'Wie wird Teamarbeit hier gefördert?' zeigen, dass du an einem harmonischen Arbeitsumfeld interessiert bist.