Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere den Büroalltag und unterstütze die Geschäftsführung in organisatorischen Belangen.
- Arbeitgeber: VAN HAM, eines der führenden Kunst-Auktionshäuser in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Wertschätzendes Arbeitsumfeld, Urban Sports Mitgliedschaft und Homeoffice-Möglichkeit.
- Andere Informationen: Flexibles Team mit viel Gestaltungsspielraum und Unterstützung durch Teamwork.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse und bringe deine Ideen in einem kreativen Umfeld ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und 2-3 Jahre Erfahrung im Office-Management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Über uns
VAN HAM gehört zu den führenden Kunst-Auktionshäusern in Deutschland. Unser Schwerpunkt liegt auf der Modernen & Zeitgenössischen Kunst, wir sind aber auch in den Bereichen Schmuck & Uhren, Alte Kunst und Kunstgewerbe international tätig. Sammler und Händler aus aller Welt kaufen auf unseren Live-Auktionen (ca. 14 Auktionen pro Jahr) und Online Only Auktionen (ca. 40 pro Jahr). Gegründet wurde das Unternehmen 1959 von Carola van Ham und wird nun in zweiter Generation von ihrem Sohn Markus Eisenbeis geleitet. An unserem Standort in Köln und Wesseling erwartet Sie ein Team aus ca. 80 Kollegen aus allen Fachbereichen.
Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Office Manager:in (m/w/d) - Vollzeit ggf. auch Teilzeit mit 30h/Woche
Ihre täglichen Aufgaben
- Du steuerst eigenständig Geschäftsabläufe und koordinierst den Büroalltag der Geschäftsführung.
- Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, übernimmst die Korrespondenz sowie das Termin- und Dokumentenmanagement.
- Du pflegst und strukturierst unsere Kunden- und Adressdatenbank und erstellst zielgerichtete Verteiler für Mailings, Einladungen und Publikationen.
- Du planst und organisierst Versandaktionen (z. B. Auktionskataloge), steuerst Dienstleister und überwachst Termine, Auflagen und Qualität.
- Du koordinierst Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
- Du unterstützt das Team bei Vorbesichtigungen und Auktionen.
- Du übernimmst administrative Sonderthemen wie Fuhrpark-, Schlüssel- und Dienstleistermanagement sowie die Organisation interner Anlässe und Services.
Ihr Profil
- Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und konntest bereits 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion sammeln.
- Du arbeitest strukturiert, eigenständig und vorausschauend und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion zeichnen dich ebenso aus wie ein hohes Verantwortungsbewusstsein.
- Der sichere Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie digitalen Tools ist für dich selbstverständlich.
- Du verfügst über eine sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Du hast Freude daran, Prozesse zu organisieren und zu optimieren, und bringst eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.
- Flexibilität sowie die Bereitschaft, auch bei Veranstaltungen oder Auktionen unterstützend tätig zu sein, runden dein Profil ab.
Freuen Sie sich auf
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation
- Volle Power und Unterstützung durch Teamwork
- Viel Gestaltungsspielraum, bringe deine Ideen mit
- Urban Sports Mitgliedschaft für deine Fitness und Gesundheit oder monatlich 50€ Guthaben auf deiner eigenen Givve-Card.
- Homeoffice Möglichkeit an einem Tag der Woche
Kontaktinformationen
Kunst lebt von Leidenschaft – und von Menschen, die sie möglich machen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Manuel Müller
Personalabteilung
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: VAN HAM Kunstauktionen GmbH Co. KG
Kontaktperson:
VAN HAM Kunstauktionen GmbH Co. KG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie Unterstützung brauchen oder ob es offene Fragen zur Position gibt. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von VAN HAM auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Auktionen und Projekte von VAN HAM. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an der Kunstwelt hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für Kunst und Organisation in deiner Bewerbung zu betonen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Anpassung ist der Schlüssel!: Passe dein Anschreiben an die Stelle an, auf die du dich bewirbst. Zeige uns, dass du die Anforderungen und Aufgaben des Office Managers verstehst und wie deine Erfahrungen dazu passen. Das zeigt, dass du dir Mühe gegeben hast!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VAN HAM Kunstauktionen GmbH Co. KG vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über VAN HAM verschaffen. Schau dir die Website an, informiere dich über die aktuellen Auktionen und die Kunst, die sie anbieten. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen. Denk an Situationen, in denen du erfolgreich organisiert hast oder Probleme gelöst hast. Das macht deine Antworten greifbarer.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Korrespondenz und Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du deine Ausdrucksweise unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl verbal als auch schriftlich. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel für eine gelungene Kommunikation mitbringen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über den Zeitrahmen zu erfahren. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle Informationen hast, die du benötigst.