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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere Geschäftsabläufe und koordiniere den Büroalltag der Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: VAN HAM, eines der führenden Kunst-Auktionshäuser in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Wertschätzendes Arbeitsumfeld, Urban Sports Mitgliedschaft und Homeoffice-Möglichkeit.
- Andere Informationen: Flexibles Team mit viel Gestaltungsspielraum und Unterstützung durch Teamwork.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse und bringe deine Ideen in einem kreativen Umfeld ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und 2-3 Jahre Erfahrung im Office-Management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Über uns
VAN HAM gehört zu den führenden Kunst-Auktionshäusern in Deutschland. Unser Schwerpunkt liegt auf der Modernen & Zeitgenössischen Kunst, wir sind aber auch in den Bereichen Schmuck & Uhren, Alte Kunst und Kunstgewerbe international tätig. Sammler und Händler aus aller Welt kaufen auf unseren Live-Auktionen (ca. 14 Auktionen pro Jahr) und Online Only Auktionen (ca. 40 pro Jahr). Gegründet wurde das Unternehmen 1959 von Carola van Ham und wird nun in zweiter Generation von ihrem Sohn Markus Eisenbeis geleitet. An unserem Standort in Köln und Wesseling erwartet dich ein Team aus ca. 80 Kollegen aus allen Fachbereichen.
Was erwartet Dich?
- Du steuerst eigenständig Geschäftsabläufe und koordinierst den Büroalltag der Geschäftsführung.
- Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, übernimmst die Korrespondenz sowie das Termin- und Dokumentenmanagement.
- Du pflegst und strukturierst unsere Kunden- und Adressdatenbank und erstellst zielgerichtete Verteiler für Mailings, Einladungen und Publikationen.
- Du planst und organisierst Versandaktionen (z. B. Auktionskataloge), steuerst Dienstleister und überwachst Termine, Auflagen und Qualität.
- Du koordinierst Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
- Du unterstützt das Team bei Vorbesichtigungen und Auktionen.
- Du übernimmst administrative Sonderthemen wie Fuhrpark-, Schlüssel- und Dienstleistermanagement sowie die Organisation interner Anlässe und Services.
Was solltest Du mitbringen?
- Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und konntest bereits 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion sammeln.
- Du arbeitest strukturiert, eigenständig und vorausschauend und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion zeichnen dich ebenso aus wie ein hohes Verantwortungsbewusstsein.
- Der sichere Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie digitalen Tools ist für dich selbstverständlich.
- Du verfügst über eine sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Du hast Freude daran, Prozesse zu organisieren und zu optimieren, und bringst eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.
- Flexibilität sowie die Bereitschaft, auch bei Veranstaltungen oder Auktionen unterstützend tätig zu sein, runden dein Profil ab.
Freue dich auf
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation.
- Volle Power und Unterstützung durch Teamwork.
- Viel Gestaltungsspielraum, bringe deine Ideen mit.
- Urban Sports Mitgliedschaft für deine Fitness und Gesundheit oder monatlich 50€ Guthaben auf deiner eigenen Givve-Card.
- Homeoffice Möglichkeit an einem Tag der Woche.
Kunst lebt von Leidenschaft – und von Menschen, die sie möglich machen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Manuel Müller
Personalabteilung
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: VAN HAM Kunstauktionen
Kontaktperson:
VAN HAM Kunstauktionen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von VAN HAM auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Auktionen und Projekte von VAN HAM. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an der Kunstwelt hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen in deiner Kommunikation zu zeigen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du für die Position als Office Manager geeignet bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Anpassung an die Stelle: Beziehe dich in deinem Anschreiben direkt auf die Anforderungen der Stellenanzeige. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest. Das macht einen großen Unterschied!
Online bewerben!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VAN HAM Kunstauktionen vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über VAN HAM verschaffen. Schau dir die Website an, informiere dich über die aktuellen Auktionen und die Kunst, die sie anbieten. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office-Management und in der Organisation unter Beweis stellen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, solltest du im Interview betonen, wie du deine Aufgaben priorisierst und den Überblick behältst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich gemanagt hast.
✨Sei flexibel und offen für Neues
VAN HAM sucht jemanden, der flexibel ist und bereit, auch bei Veranstaltungen oder Auktionen zu helfen. Zeige im Gespräch, dass du bereit bist, dich auf verschiedene Aufgaben einzulassen und neue Herausforderungen anzunehmen.