▷ [Dringend] Back Office Manager:in (m/w/d)...

Werde Teil unserer Mission, Europas CO₂-Fußabdruck messbar zu reduzieren – 1 % der gesamten Emissionen wollen wir dauerhaft eliminieren. Seit unserer Gründung 2020 in Stuttgart haben wir mit Variolytics das führende System zur Dekarbonisierung der Abwasserindustrie entwickelt. Jetzt wachsen wir rasant und suchen leidenschaftliche Persönlichkeiten, um unser Team zu bereichern und unser Wachstum mitzugestalten. Unser Ziel? Mit unserer Technologieplattform treiben wir den Wandel in der Abwasserwirtschaft voran. Wir entwickeln neue Wege, um Klimaherausforderungen zu lösen, bauen ein globales, agiles Team auf und gestalten gemeinsam eine nachhaltigere Zukunft – Kläranlage für Kläranlage. Aufgaben Wir suchen eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die unser Back-Office im Tagesgeschäft unterstützt, operative Aufgaben übernimmt, Meetings vor- und nachbereitet und das Management bei vielfältigen To-dos entlastet. Du hältst den Laden am Laufen – strukturiert, serviceorientiert und hands-on. Deine Aufgaben - Back‑Office & Administration: Posteingang/-ausgang, Ablage & Dokumentenmanagement, Vertrags- und Fristenübersicht, Stammdatenpflege - Meeting‑Organisation: Terminfindung, Agenda‑Erstellung, Unterlagen vorbereiten, Protokollführung, Nachverfolgung von Action Items - Office‑Management: Koordination von Dienstleistern & Lieferanten, Beschaffung (Büromaterial, Equipment), Reisemanagement inkl. Buchungen & Abrechnungen - Unterstützung des Managements: Kalender- und E‑Mail‑Management, Erstellung von Präsentationen & Auswertungen, Vorbereitung von Entscheidungen - Finanz- & HR‑Zuarbeit: Vorkontierung von Belegen, Unterstützung bei Rechnungs- und Ausgabenprozessen, On‑/Offboarding‑Checklisten, Pflege von Abwesenheiten - Prozess- & Qualitätsarbeit: Optimierung von Workflows, Erstellen/Überarbeiten von Vorlagen, Sicherstellen von Compliance‑ und Datenschutz‑Standards Profil - Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Office-/Teamassistenz, Back‑Office, Office‑Management) – auch Quereinstieg mit passender Praxis möglich - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englisch wünschenswert - Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams); Affinität zu digitalen Tools & strukturiertem Datei‑/Wissensmanagement - Ausgeprägte Organisation, Zuverlässigkeit und Diskretion; proaktive, serviceorientierte Arbeitsweise - Freude daran, Dinge pragmatisch zu erledigen, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel im Blick zu behalten. Wir bieten - Start-up-Mentalität, klare Strukturen: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein Umfeld, in dem deine Meinung zählt - Teamkultur: Arbeite mit einem engagierten, technologiebegeisterten Team, das Zusammenarbeit und offene Kommunikation lebt - Modernes Arbeitsumfeld: Moderne Arbeitsmittel, von der IT-Ausstattung bis hin Tools, die deinen Arbeitsalltag unterstützen - Gestaltungsspielraum: Bringe deine Ideen aktiv ein – gestalte Prozesse und Strukturen mit - Flexible Arbeitsmodelle: wir bieten dir ein Teilzeitmodell an, dass sich mit deinen Privaten Bedürfnissen vereinen lässt - Weiterentwicklung garantiert: Erhalte bedarfsgerechte Weiterbildungen. Vielfalt ist uns wichtig – bei Variolytics zählt deine Motivation und dein Können, nicht dein Geschlecht, Alter, deine Herkunft, Religion oder Orientierung. Wir freuen uns über alle Bewerbungen, die unsere Vision teilen.