Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Veranstaltungen und Messen, sowie Unterstützung im administrativen Bereich.
- Unternehmen: Familienfreundliches Unternehmen mit einem zukunftssicheren Arbeitsplatz.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage und ein 13. Monatsgehalt.
- Weitere Informationen: Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig – wir freuen uns auf Bewerbungen von allen.
- Warum dieser Job: Gestalte kreative Events und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder Eventmanagement und Erfahrung in der Organisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Als Backoffice-Manager/-in (m/w/d) für Veranstaltungen und Messen arbeiten Sie vorrangig im administrativen Bereich und sind für die Abwicklung von internen Prozessen zuständig und unterstützen uns bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Messen.
- Sie steuern und koordinieren die verantwortlichen Dienstleistungsunternehmen, welche die Materialien für Messen und Veranstaltungen vor Ort bereitstellen.
- Anhand von festgelegten Kennzahlen erstellen Sie regelmäßig einen Controlling-Bericht zur Steuerung des Sachgebiets.
- Sie unterstützen die Kolleginnen und Kollegen im Front-Office bei der Organisation von Veranstaltungen und Messen durch die Einholung von verschiedensten Angeboten (z.B. Catering, Technik) und wickeln die Rechnungen ab.
- Weiter unterstützen Sie die Kolleginnen und Kollegen aus dem Front-Office durch die Erstellung von Feedbackbögen, die Hotelplanung sowie die Erstellung von Unterlagen für Teilnehmende.
- Sie entwickeln Ideen für kreative Giveaways, passend zur jeweiligen Veranstaltung und kaufen diese ein.
- Für unsere dezentralen Standorte legen Sie in unserer Managementsoftware Veranstaltungen an und steuern die Kommunikation mit den Teilnehmenden.
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum: Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) Büromanagement oder Groß- und Außenhandelskauffrau/Außenhandelskaufmann (m/w/d) oder Veranstaltungskauffrau/Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder Eventmanager/Eventmanagerin (m/w/d).
- Mehrjährige Erfahrung in der Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen Abläufen.
- Mehrjährige Erfahrung in der Steuerung von kaufmännischen Vorgängen wie z.B. Rechnungen, der Auftragssteuerung und von Beschaffungsvorgängen, idealerweise mit Vergaben im öffentlichen Dienst.
- Fundierte Kenntnisse in der Nutzung der Programme Excel, PowerPoint und Word sowie eine Affinität für neue Programme (z.B. zur Dokumentation oder Datenauswertung).
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen).
- Kenntnisse im Entwerfen von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen sind von Vorteil, aber keine Bedingung.
Wir bieten
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem Unternehmen, das Familienfreundlichkeit lebt.
- Ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
- Eine Vergütung nach Entgeltgruppe E 9a BG-AT inklusive 13. Monatsgehalt.
- Die im öffentlichen Dienst üblichen sozialen Leistungen (z. B.: flexible Arbeitszeiten; betriebliche Altersvorsorge).
- Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice: Flexibles Arbeiten ist in vielen Varianten bei uns möglich.
- 30 Urlaubstage + 2 freie Tage (24.12. und 31.12.) + bis zu 5 zusätzliche Urlaubstage durch Umwandlung von Teilen des 13. Monatsgehalts.
- Externe Mitarbeitendenberatung für gesundheitliche, berufliche und persönliche Fragestellungen – anonym, vertraulich, kostenfrei.
- Einen Zuschuss zum DeutschlandJobTicket.
- Eine individuelle behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung und Ausstattung.
- Sehr gute Benefits (z. B.: Familien-Büro; firmeneigene Tiefgarage inklusive Fahrradabstellplätzen; ausgezeichnete Anbindung an den ÖPNV).
Wir stehen für Chancengleichheit, Diversität und gelebte Inklusion. Aus diesem Grund möchten wir insbesondere Menschen mit Schwerbehinderungen dazu aufrufen, sich zu bewerben.
Für Fragen steht Ihnen Imke Lemitz, Leiterin Sachgebiet Veranstaltungen, Telefon 040 5146 2540, gern zur Verfügung.
Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 29.05.2025.
Backoffice Manager/-in (m/w/d) Veranstaltungen und Messen Arbeitgeber: VBG
Als Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem familienfreundlichen Umfeld, das Wert auf Chancengleichheit und Diversität legt. Unsere flexible Arbeitszeitgestaltung, umfangreiche Sozialleistungen und individuelle Einarbeitung sorgen dafür, dass Sie sich bei uns wohlfühlen und Ihre beruflichen Fähigkeiten weiterentwickeln können. Zudem profitieren Sie von einer ausgezeichneten Anbindung an den ÖPNV und einem attraktiven Benefits-Paket, das unter anderem 30 Urlaubstage und Unterstützung bei gesundheitlichen sowie persönlichen Anliegen umfasst.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Backoffice Manager/-in (m/w/d) Veranstaltungen und Messen erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Leuten aus der Branche auszutauschen. Oft erfährt man so von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bringe konkrete Beispiele aus deiner Erfahrung ein.
✨Tip Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Firma im Blick hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen, auch wenn keine Stellenanzeige aktiv ist. Manchmal gibt es Möglichkeiten, die noch nicht veröffentlicht wurden.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele spannende Stellenangebote, die perfekt zu deinem Profil passen könnten. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Backoffice Manager/-in (m/w/d) Veranstaltungen und Messen mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Schau dir die Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Aufgaben als Backoffice-Manager/-in passen.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Karriereseite. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei VBG vorbereitet
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben, die du als Backoffice-Manager/-in übernehmen wirst. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Das können Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen oder im Umgang mit Dienstleistern sein.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da du eng mit dem Front-Office und anderen Abteilungen zusammenarbeiten wirst, ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Zusammenarbeit mit Kollegen betreffen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
