Bearbeiterin/Bearbeiter organisatorische Angelegenheiten (m/w/d)

Die VBL mit Sitz in Karlsruhe ist Deutschlands größte Zusatzversorgungseinrichtung für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes und betreut circa 5,3 Mio. Versicherte und circa 1,5 Mio. Rentenberechtigte. Für die Abteilung Vorstandsstab, Referat Internationale Angelegenheiten und Verbandsarbeit, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n Bearbeiterin/Bearbeiter organisatorische Angelegenheiten (m/w/d).

Neben der verbandspolitischen Vertretung der VBL und der Verfolgung nationaler und europäischer Entwicklungen bezüglich der Alterssicherung ist das Referat zuständig für Kundenanfragen und Fallgestaltungen im Zusammenhang mit Auslandsaufenthalten und ausländischen Rentensystemen. Weiterhin betreut der Bereich das grenz- und säulenübergreifende Rentenportal www.findyourpension.eu und unterhält vielfältige Kooperationen mit anderen Renteneinrichtungen im In- und Ausland. Die Arbeitssprache ist Deutsch und Englisch.

Ihre Aufgaben

• Verbandsmanagement: Sie unterstützen organisatorisch Verbandstätigkeiten, die Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen und der Hauptversammlungen.
• Organisation: Bei der Gestaltung von Präsentationen für die Workshops, Konferenzen und Seminare helfen Sie mit. Die terminlichen Abstimmungen gehören zu Ihren Aufgaben.
• Verwaltung: Sie archivieren Vorlagen aller Bereiche des Vorstandsstabes, versenden Unterlagen an Gremien und unterstützen bei der Registratur und Ablage.
• Veranstaltungen: Die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen einschließlich des Caterings und dem Anmieten der Räumlichkeiten übernehmen Sie.
• Geschäftsstellentätigkeit: Sie erledigen die Mitgliederverwaltung, unterstützen bei der Buchhaltung und der dazugehörigen Korrespondenz. Bei Beschaffungsvorgängen und den Dokumentationen und Ablage von Schriftwechseln und Verträgen bei Gremiensitzungen helfen Sie mit.
• Fördermittelverwaltung: Sie unterstützen bei der Erstellung des Jahresbudgets, der Fördermittelverwaltung und beim Controlling von Projekten.

Ihr Profil

• Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische, abgeschlossene Berufsausbildung.
• Erfahrungen und Kenntnisse: Sie bringen wünschenswerter Weise Erfahrungen in der Verbandsarbeit, dem Vereinsrecht sowie in der Buchhaltung mit.
• IT: Sie verfügen über Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere in MS Excel und PowerPoint.
• Persönlichkeit: Mit Ihrem sicheren Auftreten sowie Ihrer hohen Kooperations-, Kontakt- und Teamfähigkeit überzeugen Sie Ihr Gegenüber. Zudem gehören Verantwortungsbewusstsein, Einsatzbereitschaft und Einfühlungsvermögen zu Ihren Stärken.
• Arbeitsweise: Eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache zeichnen Sie aus.

Ihre Perspektiven

• Gestaltungsspielräume für eine optimale Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitgestaltung (ohne Kernarbeitszeit) und teilweise Telearbeit (Homeoffice).
• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im Zukunftsmarkt »Betriebliche Altersversorgung«.
• Praxisorientierte Einarbeitung und vielseitige Fortbildungsmöglichkeiten.
• Motivierende Arbeitsatmosphäre in einem erfahrenen und aufgeschlossenen Team.
• Betriebliche Altersversorgung (Leistungen zur Absicherung des Alters, im Fall einer Erwerbsminderung und für Ihre Hinterbliebenen).
• Ganzheitliches Gesundheitsmanagement, unter anderem Betriebssportgruppen und ein Fitnessraum.
• 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend sowie Silvester frei.
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch ein eigenes Eltern-Kind-Büro, Sonderparkplätze für Beschäftigte mit Familienpflichten, Elternnetzwerk sowie Vermittlung von Pflegebetreuung und Anbieten von Beratungsleistungen zum Thema Pflege durch einen Familienservice.
• Überdurchschnittlich hohe Arbeitgeberbezuschussung zum Deutschlandticket.

Eine Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 5 (TVöD Bund) ist möglich. Die Eingruppierung erfolgt nach dem jeweiligen persönlichen Kenntnis- und Erfahrungsstand. Die Stelle ist für Teilzeitarbeit geeignet. Interessierte mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und Zeugnissen), die Sie bitte bis spätestens 16. Januar 2026 an folgende Adresse richten: bewerbungen@vbl.de. Postanschrift: VBL, Personalreferat, Hans-Thoma-Straße 19, 76133 Karlsruhe. Ihre Fragen beantwortet gerne Frau Schwab (Referat Personalentwicklung und Recruiting) unter der Telefonnummer 0721 155-328. Weitere Informationen zur VBL finden Sie unter www.vbl.de.