Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m/w/d) Global Director Labs

International vernetzt. Nah an Entscheidungen. Mehr als klassische Assistenz.

Als Executive Assistant unterstützen Sie den Global Director Labs weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus. Sie koordinieren Themen, Prioritäten und Informationen in einem internationalen Umfeld und arbeiten dabei eng mit der Geschäftsleitung, Führungskräften und internationalen Teams zusammen. Sie denken voraus, schaffen Struktur in komplexen Fragestellungen und treiben Themen eigenverantwortlich voran. Wenn Sie eine Rolle suchen, in der Sie gestalten statt verwalten und Verantwortung übernehmen können, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Ihr Beitrag zum Erfolg:

• Sie unterstützen den Global Director Labs im operativen und strategischen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf.
• Sie koordinieren Termine, Prioritäten, internationale Meetings und Geschäftsreisen souverän, auch über verschiedene Länder und Zeitzonen hinweg.
• Im Austausch mit Geschäftsleitung, Führungskräften, Fachbereichen sowie internationalen Teams stellen Sie eine reibungslose bereichs- und länderübergreifende Zusammenarbeit sicher.
• Sie organisieren und begleiten Managementmeetings, Workshops und internationale Abstimmungen von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung und sorgen für die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen.
• Sie erstellen und konsolidieren Präsentationen, Managementinformationen, Briefings, Übersichten und Entscheidungsvorlagen.
• Sie behalten Termine, Maßnahmen und offene Punkte im Blick, identifizieren Handlungsbedarfe frühzeitig und treiben Themen proaktiv voran.
• Sie arbeiten eigenständig in nationalen und internationalen Projekten und Projektteams mit und übernehmen definierte Arbeitspakete oder Teilprojekte.
• Die Übernahme von eigenen Projekten oder Teilprojekten ergänzt Ihr Aufgabenspektrum bei entsprechender Aufgabenstellung.
• Sie wirken an der Weiterentwicklung administrativer und organisatorischer Prozesse mit und bringen eigene Impulse zu Digitalisierung, Standardisierung und zur kontinuierlichen Verbesserung ein.
• Der professionelle und diskrete Umgang mit vertraulichen Management-, Personal-, Finanz- und strategischen Informationen ist für Sie selbstverständlich.

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; alternativ ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Management-Support- oder vergleichbaren Koordinationsfunktion.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei einer Vielzahl paralleler Themen den Überblick zu behalten und Prioritäten sicher zu setzen.
• Proaktive, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hoher Lösungsorientierung.
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Funktionen, Hierarchieebenen und Kulturen in einem internationalen Umfeld.
• Idealerweise erste Erfahrungen in der Projektarbeit sowie in der Koordination von Projekten oder Teilprojekten.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein sicheres und professionelles Auftreten.
• Souveräner Umgang mit Microsoft 365 sowie modernen digitalen Arbeits- und Kollaborationstools.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sie verstehen sich nicht nur als organisatorische Unterstützung, sondern als proaktive Sparringspartnerin bzw. proaktiver Sparringspartner, die bzw. der Themen mitdenkt, hinterfragt und aktiv mitgestaltet.

Das bieten wir Ihnen:

• Ihr Arbeitsvertrag ist unbefristet.
• Zu Ihrem attraktiven Gehalt nach dem Manteltarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie für das Land Hessen gehören Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie weitere tarifliche Zahlungen und betriebliche Sozialleistungen.
• Ein weltweites Netzwerk von Experten bietet Ihnen die Chance, sich thematisch einzubringen und weltweit an verschiedenen Standorten, sowohl haupt- als auch ehrenamtlich, zu vernetzen.
• Work-Life-Balance: neben unserer Gleitzeitregel ist auch eine flexible Arbeitszeiteinteilung möglich.
• Wir fördern Ihre Entwicklung durch Weiterentwicklungsmaßnahmen und bieten Ihnen attraktive Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb der VDE Gruppe.
• Zusammen sind wir die VDE Gruppe und freuen uns mit Ihnen unsere Team-Events zu feiern oder beim gemeinsamen Mittagessen in unserer Kantine zu treffen.
• Ihr privates Plus: wir zahlen Ihnen einen Zuschuss zum Deutschlandticket, bieten eine Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass, Sie können Ihr Fahrrad über uns leasen, genießen den Beamten-Tarif bei der Versicherung und wir bieten Ihnen einen Zugang zu einer bekannten Mitarbeiter-Rabatt-Plattform.
• Ihre Gesundheit ist uns wichtig, deshalb zahlen wir einen Zuschuss zur Bildschirmbrille, haben moderne Büros mit höhenverstellbaren Schreibtischen.
• Unser Onboarding-Programm ebnet Ihnen den Einstieg in Ihre neuen Aufgaben.

Hinweis für Personalberater: Wir nehmen den Schutz der Daten unserer Bewerberinnen und Bewerber und die Einhaltung der DSGVO sehr ernst. Deshalb bitten wir Sie, auf die Zusendung von Profilen, obgleich private oder gewerbliche Beweggründe dahinter stehen, abzusehen. Die unaufgeforderte Zusendung von Profilen lehnen wir als Angebot ab.

Über den VDE: Der VDE, eine der größten Technologie-Organisationen Europas, steht seit mehr als 130 Jahren für Innovation und technologischen Fortschritt. Als einzige Organisation weltweit vereint der VDE dabei Wissenschaft, Standardisierung, Prüfung, Zertifizierung und Anwendungsberatung unter einem Dach. Das VDE Zeichen gilt seit mehr als 100 Jahren als Synonym für höchste Sicherheitsstandards und Verbraucherschutz. Wir setzen uns ein für die Forschungs- und Nachwuchsförderung und für das lebenslange Lernen mit Weiterbildungsangeboten „on the job”. Im VDE Netzwerk engagieren sich über 2.000 Mitarbeiter*innen an über 60 Standorten weltweit, mehr als 100.000 ehrenamtliche Expert*innen und rund 1.500 Unternehmen gestalten im Netzwerk VDE eine lebenswerte Zukunft: vernetzt, digital, elektrisch. Wir gestalten die e-diale Zukunft.

Sitz des VDE (VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik und Informationstechnik e.V.) ist Frankfurt am Main.