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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Geschäftsführer und betreue unsere Mitglieder in einer spannenden Doppelfunktion.
- Arbeitgeber: Der VDSI ist der größte Fachverband für Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzexperten in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein Deutschland-Ticket.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams, das sich für sichere und gesunde Arbeitsplätze einsetzt.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Assistenz mitbringen.
- Andere Informationen: Ergonomische Arbeitsplätze und Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Der VDSI – Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V. ist mit über 5.600 Mitgliedern der größte Fachverband für Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzexperten/-innen in Deutschland und Europa. Gemäß dem Motto „Wir machen Arbeit sicher und gesund“ setzt sich der VDSI in Wirtschaft und Politik für sichere und gesunde Arbeitsplätze ein. Der VDSI vertritt die Interessen seiner Mitglieder und versteht sich als Netzwerk für einen effektiven Erfahrungsaustausch.
Zur Unterstützung des Geschäftsführers und für die Betreuung unserer Mitglieder suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine organisationsstarke Assistenz (w/m/d) in Vollzeit (40h/Woche) für die Geschäftsstelle in Berlin-Mitte. In dieser Doppelfunktion sind Sie sowohl für die administrative Unterstützung des Geschäftsführers als auch für die Mitgliederverwaltung und Betreuung zuständig.
- Assistenz der Geschäftsführung & Büroorganisation
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers
- Termin- und Reiseorganisation
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
- Koordination von Vorstandstreffen und internen Gremien
- Erstellung von Berichten und Präsentationen zur Unterstützung der Führungsebene
- Projektkoordination, insbesondere bei Digitalisierungs- und Optimierungsinitiativen
- Schnittstellenmanagement zwischen der Geschäftsführung, externen Dienstleistern und den ehrenamtlichen Führungsgremien (Vorstand und Leitungskräfte) in der Geschäftsstellenorganisation
- Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung im Tagesgeschäft
- Mitgliederverwaltung & Betreuung
- Verwaltung und Pflege der Mitgliederdatenbank (Neuanmeldungen, Änderungen, Kündigungen)
- Erstellung und Versand von Mitgliedsbeitragsrechnungen in Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung
- Bearbeitung von Beitragsrückfragen und erste/r Ansprechpartner/in für Mitglieder
- Erstellung von Spendenbescheinigungen und Mitgliedschaftsnachweisen
- Unterstützung und Organisation von Mitgliedsveranstaltungen sowie Aufbereitung von Mitgliederlisten
- Export, Filterung und Analyse von Mitgliedsdaten zur Unterstützung von Geschäftsführung und Vorstand
- Pflege eines strukturierten Dokumentenmanagements und Betreuung digitaler Kommunikationskanäle
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung und idealerweise in der Mitgliederverwaltung
- Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) sowie Erfahrung mit modernen Büro- und Dokumentenmanagementsystemen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten
- Erfahrung in der Projektkoordination, insbesondere in Digitalisierungs- und Optimierungsprojekten, ist von Vorteil
- Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und diskreter Arbeitsstil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten:
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Attraktive und leistungsgerechte Vergütung
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitgestaltung
- 30 Tage Jahresurlaub und bezahlte Freistellungen am 24.12. und 31.12.
- Deutschland-Ticket
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Sympathische Branche mit hohem Identifikationspotential
- Ergonomisch und modern eingerichtete Arbeitsplätze
- Perfekte Anbindung an den ÖPNV
Assistenz des Geschäftsführers & Mitgliederverwaltung (w/m/d) Arbeitgeber: VDSI Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V.
Kontaktperson:
VDSI Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz des Geschäftsführers & Mitgliederverwaltung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im VDSI oder in ähnlichen Verbänden arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Themen im Bereich Arbeitssicherheit, Gesundheit und Umweltschutz. Zeige im Gespräch, dass du dich für die Branche interessierst und bereit bist, dich weiterzubilden.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du Ideen zur Verbesserung der Mitgliederverwaltung oder zur Optimierung von Prozessen hast, teile diese im Gespräch. Das zeigt, dass du nicht nur die Aufgaben erfüllen, sondern auch aktiv zur Weiterentwicklung des VDSI beitragen möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz des Geschäftsführers & Mitgliederverwaltung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über den VDSI und seine Ziele. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Organisation, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Assistenz des Geschäftsführers und die Mitgliederverwaltung wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen in der Büroorganisation.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen in der Assistenz und Mitgliederverwaltung ein und zeige, wie du zur Mission des VDSI beitragen kannst.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente sorgfältig auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf klar strukturiert und professionell gestaltet sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VDSI Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Assistenz des Geschäftsführers und der Mitgliederverwaltung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Unterstützung des VDSI beitragen können.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position eine starke organisatorische Kompetenz erfordert, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Termin- und Reiseorganisation sowie zur Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen demonstrieren.
✨Kommunikationsstärke betonen
Da du als erste/r Ansprechpartner/in für die Mitglieder fungierst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Kenntnisse in MS Office hervorheben
Stelle sicher, dass du deine fundierten Kenntnisse in MS Office und anderen relevanten Büro- und Dokumentenmanagementsystemen während des Interviews betonst. Vielleicht kannst du auch konkrete Beispiele nennen, wie du diese Tools effektiv genutzt hast.
