Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei der Verwaltung von Reiseanfragen und Buchungen für NATO-Mitarbeiter.
- Unternehmen: NATO-unterstützende Organisation mit internationalem Umfeld.
- Vorteile: Sichere Anstellung, internationale Erfahrung und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Weiterbildung und Karriereentwicklung in einem multinationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte Reisen für internationale Einsätze und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Reiseadministration und gute Excel-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 37800 - 46200 € pro Jahr.
Standort: Ramstein, Deutschland
Sicherheitsfreigabe: NATO Secret
Frist für die Bewerbung: 30/10/2026
Erforderliche Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen:
- Eine anerkannte berufliche Qualifikation in Finanzen oder Verwaltung, kombiniert mit entsprechender Erfahrung.
- Mindestens 2 Jahre nachweisbare Berufserfahrung in der Reiseverwaltung, der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen oder der Finanz-Backoffice-Verwaltung.
- Fundierte Kenntnisse in Excel und automatisierten Systemen.
- Starke analytische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, vollständige und genaue Aufzeichnungen zu führen.
- Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und hohe Transaktionsvolumina innerhalb eines multinationalen Hauptquartiersumfelds fristgerecht zu verwalten.
- Eine gültige NATO SECRET Personal-Sicherheitsfreigabe, die zum Zeitpunkt der Vergabe gehalten wird und für den gesamten Leistungszeitraum gültig ist.
Wünschenswert:
- Erfahrung in der Unterstützung von NATO, Regierungsbehörden, Militär oder anderen internationalen Organisationen.
- Vertrautheit mit den NATO-Reisevorschriften (ACO-Richtlinie 060-050) und den NATO-Finanzvorschriften.
- Fundierte Kenntnisse des NATO-Finanzsystems (FinS) oder eines vergleichbaren ERP-Finanzmoduls.
- Erfahrung in der Unterstützung von Reiseaktivitäten bei Übungen oder Einsätzen, einschließlich Gruppenbuchungen.
- Fundierte Kenntnisse der deutschen Sprache.
Aufgaben/Rolle:
- Überprüfung von Reiseanträgen auf Vollständigkeit, Genehmigungsnachweise und Einhaltung der ACO-Richtlinie 060-050;
- Buchung von Reisen mit dem Global Business Travel (GBT)-Tool und anderen Reisebüro-Tools sowie Bearbeitung von Stornierungen und Umbuchungen;
- Berechnung von Reisekostenobergrenzen für selbstorganisierte Reisen und Veröffentlichung der Obergrenzen auf der Reiseseite;
- Abstimmung von Reisebuchungen und relevanten Rechnungen sowie Durchführung anderer administrativer Aufgaben;
- Bearbeitung von Gruppenbuchungen für Übungen und andere Projekte sowie Abstimmung mit dem GBT-Gruppenbuchungsteam in SHAPE, wenn erforderlich;
- Unterstützung bei der Bereinigung des Rückstands offener Reisevorschüsse und -abrechnungen, innerhalb der Befugnisse gemäß Absatz 4.2;
- Überprüfung der Genehmigungsbefugnis anhand des Registers der delegierten Reisegenehmiger und Dokumentation sowie Berichterstattung über Ausnahmen;
- Sicherstellung vollständiger und genauer Reiseanträge in FinS mit angehängter unterstützender Dokumentation, jederzeit bereit für Audits;
- Unterstützung der Einhaltung der NATO-Finanzvorschriften, ACO-Richtlinien, interner Kontrollen und der Trennung von Aufgaben;
- Vorbereitung monatlicher Reiseberichte mit dem GBT-Tool und FinS sowie Unterstützung bei der Überwachung des Reisebudgets und der Abstimmung der Reisekonten;
- Unterstützung bei der Vereinfachung der AIRCOM-Reisekontenstruktur und der Neuausrichtung der Fondsmanager-Codes;
- Unterstützung bei den Abschlussaktivitäten für das Geschäftsjahr 2026 und den Eröffnungsaktivitäten für das Geschäftsjahr 2027 für Reisekonten;
- Agieren als Ansprechpartner für Reisende, Division Travel Managers (DTMs) und Fondsmanager bezüglich Reiseverfahren und dem Status von Anträgen und Abrechnungen;
- Unterstützung von Schulungen und Anleitungen für DTMs, Reisende und Fondsmanager zu Reiseverfahren und Genehmigungskontrollen;
- Unterstützung von Prozessverbesserungen, einschließlich der Aktualisierung von Reiseverfahren, Checklisten und Standardformularen;
- Abstimmung mit dem HQ AIRCOM Budget Office, der Finanz- und Buchhaltungsabteilung, Reisepersonal anderer AIRCOM-Einheiten und externen NATO-Organen wie angewiesen.
CONTRACTOR SUPPORT FOR TRAVEL OFFICE SERVICES Arbeitgeber: Vector Synergy
VECTOR SYNERGY bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Fachkräfte im Bereich der Raumfahrt und Verteidigung. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Innovation in Ramstein, Deutschland, fördern wir eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der beruflichen Weiterentwicklung. Unsere Mitarbeiter profitieren von spannenden Projekten innerhalb der NATO, einer flexiblen Arbeitsatmosphäre und der Möglichkeit, an bedeutenden multinationalen Programmen mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so CONTRACTOR SUPPORT FOR TRAVEL OFFICE SERVICES erhalten könntest
✨Netzwerken in der Tourismusbranche
Knüpfe Kontakte bei lokalen Tourismusveranstaltungen oder Messen. Oft sind diese Events perfekt, um direkte Gespräche mit Unternehmen wie Vector Synergy zu führen, die Vollzeitkräfte suchen. Das persönliche Kennenlernen hinterlässt einen bleibenden Eindruck!
✨Nutze branchenspezifische Jobportale
Schau dich auf spezialisierten Jobportalen und Foren im Tourismussektor um. Websites wie Touristik-Jobbörse oder Jobs im Tourismus sind goldwert! Da werden regelmäßig spannende Stellenanzeigen veröffentlicht, die perfekt zu unserem Ziel passen.
✨Erstelle ein überzeugendes Portfolio
Auch wenn du auf der Suche nach einem Vollzeitjob bist, ist ein gutes Portfolio nicht zu vernachlässigen. Teile deine bisherigen Erfahrungen und Erfolge, vielleicht in Form eines Instagram-Profils oder einer Webseite, die deine Leidenschaft für den Tourismus zeigt. Das hebt dich von anderen Kandidaten ab!
✨Bewerbung direkt über unsere Website
Vergiss nicht, dich direkt auf der Vector Synergy-Website zu bewerben! Das zeigt Interesse und Engagement. Wir lieben es, Bewerbungen zu sehen, die direkt aus einer Leidenschaft für den Tourismus kommen und uns zu zeigen, warum du perfekt in unser Team passt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um CONTRACTOR SUPPORT FOR TRAVEL OFFICE SERVICES mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Schau dir die Reisebranche genau an!:Wenn du dich um die Position bei Vector Synergy bewirbst, solltest du die aktuellen Trends im Tourismus verstehen. Zeige in deinem Lebenslauf, dass du dich für verschiedene Reiseziele und -angebote interessierst. Vielleicht hast du sogar selbst Reisen organisiert oder Erfahrungen in der Kundenbetreuung gesammelt – das kommt super an!
Dein Portfolio ist Gold wert!:Falls du schon in der Tourismusbranche aktiv warst, solltest du ein Portfolio erstellen, das deine besten Projekte oder Reiseerlebnisse zeigt. Das kann eine Sammlung von Reiseberichten, Blogs oder sogar Kundenreferenzen sein. Für eine Vollzeitstelle bei Vector Synergy ist es wichtig, dass du praktisch zeigen kannst, was du kannst!
Erzähl uns deine Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt darauf eingehen, warum du dich gerade für Vector Synergy interessierst. Was reizt dich an dieser Vollzeitstelle im Tourismus? Zeige uns deine Leidenschaft für die Branche und wie du dazu beitragen kannst, die Erfahrungen der Reisenden zu verbessern.
Sei konkret in deinen Qualifikationen!:Listet in deinem Lebenslauf relevante Abschlüsse und Qualifikationen auf, die für den Tourismus wichtig sind – etwa Sprachkenntnisse oder spezielle Schulungen. Wenn du Zertifikate für Service oder Management hast, hebe diese hervor. Das hilft uns zu verstehen, wie du das Team bei Vector Synergy bereichern kannst!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Vector Synergy vorbereitet
✨Kenne deine Zielgruppe
Im Tourismus dreht sich alles um die Kunden! Überleg dir, welche Zielgruppen das Unternehmen Vector Synergy anspricht und wie du ihre Bedürfnisse und Wünsche berücksichtigen kannst. Bereite ein paar Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit positive Kundenerfahrungen geschaffen hast.
✨Bringe deine Leidenschaft für Reisen zum Ausdruck
Bei einer Vollzeitstelle im Tourismus möchten die Arbeitgeber sehen, dass du für die Branche brennst! Teile Geschichten oder Erfahrungen, die deine Begeisterung für Reisen und neue Kulturen zeigen. Das macht einen bleibenden Eindruck und zeigt deine Motivation.
✨Sei bereit, aktuelle Trends zu diskutieren
Informiere dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Tourismusbranche, wie z.B. nachhaltiger Tourismus oder digitale Innovationen. Sei bereit, darüber zu diskutieren, wie diese Themen das Geschäft von Vector Synergy beeinflussen können und welche Ideen du dazu hast.
✨Denke an deinen persönlichen Karriereweg
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird man auch wissen wollen, wo du dich in der Zukunft siehst. Überlege dir, welche Ziele du in deiner Karriere anstrebst und wie eine Position bei Vector Synergy dir helfen kann, diese Ziele zu erreichen. Zeige, dass du langfristig an die Branche gebunden bist!
